Управление выездными сотрудниками

Инструменты управленческого контроля

Управленческий контроль или контроль в целом подразумевает ряд действий, направленных на проверку результатов той или иной деятельности как предприятия в целом, так, например, подразделения или даже определенного конкретного работника.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Инструментами для осуществления управленческого контроля служат:

  • Стратегическая форма контроля. В этом случае говориться о том, что контроль должен быть направлен на достижение и решение стратегических целей и задач организации. В данном инструменте управленческого контроля есть существенный недостаток, его результативность сложно измерить, то есть оценить в количественной форме. Также надо отметить, что постоянными измерениями контрольных действий озадачиваться не стоит, только пока это не достигнет больших масштабов, и отклонение от стратегических целей станет очень большим.
  • Форма контроля, ориентированная на результаты. В целом контролирующая функция организации заключается в том, чтобы решить определенные задачи, которые стоят перед организацией, а не в том, чтобы анализировать или обрабатывать имеющуюся информацию. Лучше всего необходимо чтобы результаты доходили именно до тех лиц руководящего состава предприятия, которые могут изменить эти конечные результаты или повлиять на них. Эффект в данном инструменте контроля достигается в том случае, когда все цели предприятия достигнуты, задачи решены и есть возможность ставить и планировать дальнейшие стратегические цели.
  • Контроль должен соответствовать виду деятельности. В данном инструменте контроля говориться о том, что методы и формы контроля должны полностью соответствовать виду деятельности, который подлежит контролю. В противном случае контрольная деятельность будет неэффективная.
  • Своевременность инструмента контроля. В данном случае, при проведении контрольной деятельности необходимо точное соблюдение временных рамок, в течение которых необходимо проводить оценку или расчеты тех или иных контрольных действий.
  • Гибкость контроля. В данном инструменте контроля необходимо понимать то, что контрольная деятельность должна приспосабливаться к возможным изменениям в плане деятельности организации, к изменениям каких – либо показателей, и самое главное, при этом не надо менять всю систему методов контроля, необходимо лишь видоизмениться и приспособиться.
  • Простота контроля. Система контроля на предприятии должна быть максимально простой и понятной для тех сотрудников, с которыми она взаимодействует, от этого зависит в целом вся эффективность применяемых методов и инструментов контроля. Избыточный контроль на предприятии может привести к непониманию со стороны персонала или даже агрессии и беспорядку. Поэтому эффективный контроль подразумевает соответствие между возможностями людей и спроса.
  • Экономичность контроля. Зачастую большинство методов и способов контроля это дорогостоящие процессы, предприятие должно стремиться минимизировать затраты на ту процедуру и повысить эффективность этой системы без лишних экономических вложений.

Инструменты управленческого контроля.

Инструменты управленческого контроля делятся на три группы:

4. инструменты финансового контроля;

5. инструменты операционного контроля;

6. инструменты контроля поведения работников в организации.

2. Составными элементами финансового контроля (рис. 2) являются:

2. финансовый анализ;

3. бюджетирование;

4. аудит.

Рис. 1. Основные составные системы финансового контроля

Финансовый анализ – это оценка финансовых результатов деятельности предприятия, направленная на выявление резервов улучшения испорльзования его основных и оборотных средств, собственного и привлеченного капитала.

Основными инструментами финансового анализа являются:

5. анализ финансовой отчетности;

6. анализ финансовых коэффициентов;

7. анализ безубыточности.

Анализ финансовой отчетности организации. Основными документами финансовой отчетности являются:

1. баланс;

2. отчет о прибылях и убытках;

3. отчет о движении денежных средств.

Характеристика инструментов анализа финансовой отчетности приведена в табл. 1.

Таблица 1

Характеристика инструментов анализа финансовой отчетности

Название инструмента Сфера контроля
Анализ баланса оценка возможностей организации выполнять свои текущие обязательства; определение общего финансового состояния организации
Анализ отчета о прибылях и убытках сопоставление прибылей и убытков организации; изменение прибыли и затрат текущего периода по сравнению с предыдущим
Анализ отчета о движении денежных средств контроль поступлений средств в организацию со всех источников и их выплата по обязательствам организации; выводы относительно уровня ликвидности организации

Анализ финансовых коэффициентов преследует следующие цели:

1. сравнение текущих финансовых результатов организации с предыдущими, определение изменений, установление тенденций;

2. сравнение результатов финансовой деятельности предприятия с подобными результатами других фирм отрасли.

Для интерпретации результатов деятельности организации используют несколько групп финансовых коэффициентов, к важнейшим среди которых относят:

•коэффициенты ликвидности;

•коэффициенты платежеспособности;

•коэффициенты прибыльности (рентабельности).

Характеристика финансовых коэффициентов приведена в табл. 2.

Таблица 2

Анализ безубыточности проводится для выявления, какими должны быть объемы продажи продукции организации. Точка безубыточности — минимальный объём производства и реализации продукции, при котором расходы будут компенсированы доходами, а при производстве и реализации каждой последующей единицы продукции предприятие начинает получать прибыль. Точку безубыточности можно определить в единицах продукции, в денежном выражении или с учётом ожидаемого размера прибыли.


Бюджетирование — это производственно-финансовое планирование деятельности предприятия путем составления общего бюджета предприятия, а также бюджетов отдельных подразделений с целью определения их финансовых затрат и результатов.

Достоинства бюджетирования:

положительно воздействие на мотивацию и настрой коллектива;

позволяет координировать работу предприятия в целом;

позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;

позволяет усовершенствовать процесс распределения ресурсов;

способствует процессам коммуникаций;

помогает менеджерам низового звена понять свою роль в организации;

служит инструментом сравнения достигнутых и желаемых результатов.

Недостатки бюджетирования:

различное восприятие бюджетов у разных людей (например, бюджеты не всегда способны помочь в решении повседневных, текущих проблем, не всегда отражают причины событий и отклонений, не всегда учитывают изменения условий; кроме того, не все менеджеры обладают достаточной подготовкой для анализа финансовой информации);

сложность и дороговизна системы бюджетирования;

если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;

бюджеты требуют от сотрудников высокой производительности труда; в свою очередь, сотрудники противодействуют этому, стараясь минимизировать свою нагрузку, что приводит к конфликтам, вызывает состояние подавленности, страха, а следовательно, снижает эффективность работы;


противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности; если слишком сложно — стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей.

Аудит – системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и процессах, которые происходят на предприятияя, их соответсвие определенному критерию и доведение результатов проверки до заинтересованных пользователей.

Внешний аудит — независимый контроль, проводимый аттестованными специалистами в области учета, контроля и анализа хозяйственной деятельности, имеющими соответствующие лицензии или сертификаты на право ведения аудиторской деятельности.

Внутренний аудит — это аудиторская проверка, проводимая аудиторами, состоящими в штате организации.

Направления аудиторской проверки: кредиторская задолженность, дебиторская задолженность, рекламные кредиты, контракты, долг, авансовые отчеты, основные средства, доход от грузовых перевозок, запасы, оплата труда, ценообразование, выставление счетов на оплату товаров и услуг.

3. Инструменты операционного контроля. На практике широко используют такие инструменты операционного контроля:

8. графики Г. Ганта;

9. сетевые графики;

10. метод оценки и пересмотра планов;

11. метод критического пути;

12. методы управления запасами;

13. методы контроля качества.

График Ганта — инструмент разработки графиков производственных процессов и контроля за их выполнением, который дает возможность быстро оценить состояние производственного процесса.

График Ганта по изготовлению партии письменных столов, приведен на рис. 3, который показывает количество времени, которое необходимое для выполнения каждого элемента работ в процессе изготовления.

№ подразделения Операция Неделя
1.Изготовление столешницы 2. Изготовление ножек
3. Сверление
4. Сборка 5. Покраска
6. Упаковка и доставка заказчику

Рис. 2. График Ганта выполнения работ по изготовлению.

Сетевой график — это динамическая модель производственного процесса, отражающая технологическую зависимость и последовательность выполнения комплекса работ, увязывающая их свершение во времени с учетом затрат ресурсов и стоимости работ с выделением при этом узких (критических) мест.

Основные элементы сетевого графика — работа и событие. Работа отражает трудовой процесс, в котором участвуют люди, машины, механизмы, материальные ресурсы (проектирование сооружения, поставки оборудования, кладка стен, решение задач на ЭВМ и т. п.) либо процесс ожидания (твердение бетона, сушка штукатурки и т. п.). Каждая работа сетевого графика имеет конкретное содержание. Работа как трудовой процесс требует затрат времени и ресурсов, а как ожидание — только времени. Для правильного и наглядного отображения порядка предшествования работ при построении сети используют изображаемые штриховыми линиями дополнительные дуги, называемые фиктивными работами или связями. Они не требуют ни времени, ни ресурсов, а лишь указывают, что начало одной работы зависит от окончания другой.

Данный метод позволяет:

1. формировать календарный план выполнения комплекса работ;

1. мобилизовать временя, трудовые, материальные и денежные ресурсы;

1. управлять комплексом работ по принципу «ведущего звена» с прогнозированием и предупреждением возможных срывов в ходе работ;

16. повысить эффективность управления путем четкого деления ответственности между руководителями разных уровней и исполнителями.

Метод оценки и пересмотра планов — это метод составления производственного графика, при котором производственный процесс разбивается на отдельные операции с анализом их последовательности и роли каждой в общем процессе. Операции могут осуществляться как одновременно, так и последовательно. Далее определяется время, необходимое для выполнения каждой операции. На основе этого составляется таблица следующего вида:

Операция Время (ч., мин.) Предыдущая операция
А Б В Г . . . — А А Б . . .

Наиболее длинный путь называют критическим путем, поскольку именно он определяет продолжительность всего производственного процесса. Знание критического пути необходимо для того что бы сконцентрировать усилия на его усовершенствовании.

Метод критического пути — это метод определения наиболее длительной последовательности задач от начала проекта до его окончания с учетом их взаимосвязи.

Задачи, лежащие на критическом пути, имеют нулевой резерв времени выполнения, и, в случае изменения их длительности, изменяются сроки всего проекта. В связи с этим, при выполнении проекта критические задачи требуют более тщательного контроля, в частности, своевременного выявления проблем и рисков, влияющих на сроки их выполнения и, следовательно, на сроки выполнения проекта в целом. В процессе выполнения проекта критический путь проекта может меняться, так как при изменении длительности задач некоторые из них могут оказаться на критическом пути.

Согласно изображенному на (рис. 4) производственному графику, критический путь составляет 15 недель (1+4+2+6+1+1).

2 6

4 1

1 2 4 4 1

3 1

1 4

Рис. 3. Определение критического пути

Методы управления запасами. Для управления запасами применяются две системы управления: система с фиксированным количеством заказа, система с фиксированным интервалом времени.

В системах с фиксированным количествомзаказа постоянно контролируется уровень запасов, когда количество падает ниже установленного уровня, выдается заказ на пополнение запасов. Заказывается всегда одно и то же количество. Таким образом, фиксированными величинами в этой системе является уровень, при котором повторяется заказ, и заказываемое количество. Системы с фиксированными количествами заказа являются наиболее приемлемыми для запасов со следующими характеристиками: высокая стоимость предметов снабжения; высокие издержки хранения материальнотехнических запасов; высокий уровень ущерба, возникающего в случае отсутствия запасов; скидка с цены в зависимости от заказываемого количества; относительно непредсказуемый или случайный характер спроса.

Система с фиксированным количеством заказа требует соблюдения следующих правил контроля: заказывать следующую партию можно в том случае, когда количество наличного запаса достигнет нижней точки заказа; необходимо заказывать оптимальный объем партии заказа; критерием оптимизации становится минимум совокупных затрат на хранение запасов и повторение заказа.

В системе с фиксированным временем заказы на пополнение запасов размещаются с заданной периодичностью, например, раз в две недели. Объем, который заказывается зависит от остатка на складе. Фиксированными величинами в этой системе является интервал заказа и максимальный уровень запаса.

Инструментами контроля качества являются статистические методы контроля.

Цели статистического контроля качества:

1. установление соответствия продукции и процессов требованиям нормативно-технической документации, образцам-эталонам и т.п.;

19. получение информации о ходе производственного процесса и уровня его стабильности;

1. предотвращение снабжения недоброкачественным сырьем и материалами;

1. выявление бракованной продукции на ранних этапах ее изготовления;

22. предотвращение выпуска некачественной продукции.

Используются два подхода:

1. Статистический приемочный контроль — применяется для контроля качества готовой продукции или входящих материалов.

2. Статистический контроль качества процесса — используется для регулирования качества продукции в процессе ее изготовления.

Статистический приемочный контроль — выборочный контроль, в основу которого положенное применение методов математической статистики, которая позволяет оценить качество большой партии продукции по результатам контроля малой выборки.

Карта контроля технологического процесса используется в тех случаях, когда необходимо проконтролировать качество продукции или услуг в процессе производства.

1. Инструменты контроля поведения работников в организации.

Контроль поведения работников в организации, модель которого представлена на (рис. 4), имеет свои специфические особенности.

Рис. 4. Модель процесса контроля поведения работников в организации.

Составные элементы процесса контроля поведения работников в организации:

1. Стандарты деятельности работников.

2. Измерение фактического выполнения.

В процессе измерения важным является правильный выбор соответствующего метода оценки выполнения. Выделяют три основных подходы к оценке деятельности исполнителей: оценка по абсолютными стандартами; оценка по относительными стандартами; оценка по критерию степени достижения целей деятельности.

Оценка по абсолютными стандартами осуществляется путем сравнения полученных работником результатов с заранее определенным количественным показателем (стандартом).

Оценка по относительными стандартами состоит в сравнении деятельности одного работника с результатами деятельности другого. Метод позволяет ранжировать работнико. Метод не рекомендуется использовать в следующих случаях: при незначительном количестве работников; незначительных отличиях в результатах работы подчиненных; если высоко оцененный по абсолютным стандартом работник может быть наиболее плохим по относительным стандартам.

Если организация использует метод управления по целями, оценку деятельности работников лучше осуществлять по критерию степени достижения целей.

Инструменты руководителя проекта

С чем сейчас работает руководитель проекта? Какие инструменты использует, чтобы планировать, собирать данные, контролировать ситуацию, готовить отчеты?
Чаще всего это MS Project, Excel и почта. Прекрасные средства, я и сам очень долго ограничивался ими. Но на большом проекте, особенно в распределенной команде, работать становится труднее. Слишком много телодвижений нужно совершить, чтобы поставить задачи, собрать статус по ним, откорректировать план и дать обратную связь.
Но есть и другие средства, и я расскажу о некоторых из них, начиная от самых простых и бесплатных к более сложным и дорогостоящими.

  • Asana
  • Trello
  • SmartSheet
  • Мегаплан
  • JIRA
  • Clarizen

Вообще, программ для управления задачами настолько много, что перебирая и пробуя их, до выполнения задач можно и не добраться. Надеюсь, эта статья сократит вам путь к тому приложению, которое будет именно для вас.
Эдвард Деминг проводил на своих семинарах следующую демонстрацию. Сначала он просил своих слушателей, часто очень опытных управленцев, перечислить известные им методы мотивации и честно записывал их.
Затем вызывал одного из зала, завязывал ему глаза, подводил его к миске в которой были белые и красные шарики, и предлагал выбрать десять красных, не снимая повязки. Естественно, у человека не получалось.
Тогда он начинал применять разные способы мотивации по списку:
—Материальная мотивация! Я дам тебе 10 долларов, если ты выберешь только красные шарики!
—Отрицательная материальная мотивация! Я оштрафую тебя на 10 долларов, если ты выберешь хоть один белый шарик!
—Эмоциональная мотивация! Джонни, я верю в тебя, ты крутой парень! Я знаю, ты выберешь только красные шарики! Друзья, давайте хором: «Джонни! Джонни! Ты крутой! Ты справишься!»

—Карьерная мотивация! Я уговорю твоего начальника повысить тебя по службе, если ты выберешь только красные шарики!
—Мотивация отпуском! Я разрешу тебе уйти домой раньше, если ты выберешь только красные шарики!
Все равно шарики не выбирались. Этой демонстрацией Деминг хотел сказать, что без технологии, без инструментов, вслепую невозможно добиться успеха, независимо от того насколько умен и мотивирован сотрудник.
Без средств, позволяющих посмотреть, кто и чем занимается, какие задачи в работе, что по ним происходит, каков прогресс, руководитель проекта слеп, его глаза завязаны. Можно, конечно, ходить разговаривать, собирать отчеты, проводить совещания, и тоже важно, но…
Самое главное преимущество онлайновых инструментов в том, что в процесс управления задачами включаются все участники. Внесение данных по текущим задачам, изменение текущих оценок по сроками и факта по трудозатратам, перекладывается на исполнителей. Если процесс налажен, то руководитель всегда видит текущую картину по проекту. Он может поставить и проконтролировать выполнение задачи, дать обратную связь через систему, не собирая людей на длинные бестолковые совещания.
Ключевым фактором становится удобство пользования такой системой. Сложно и дорого заставлять людей работать с недружественной, некрасивой системой, в которой ввод данных занимает много времени и внимания. Силы уходят на отчетность, а не на продуктивную работу.
Повторюсь, таких систем — огромное множество. Охватить все и систематически сравнить их нет никакой возможности. Особенно учитывая то, что они все очень разные по предназначению, возможностям и цене.
Поэтому, не претендуя на полную объективность, поделюсь своими впечатлениями о тех, с которыми удалось поработать. Может быть кто-то услышит созвучные мотивы и попробует новый для себя инструмент или наоборот не будет тратить время на тестирование и освоение, зная уже, с какими подводными камнями придется столкнуться.

Asana

Один из проектов Google, а ныне разрабатываемая отдельной компанией Asana лаконична, в начальном варианте бесплатна, проста и удобна. Задумана как средство организации работы и коммуникации команды.
Asana, пожалуй, знают все, и я ее включил в обзор, во-первых, для полноты картины, а во-вторых, чтобы облегчить вам решение — читать ли статью дальше. Если мои выводы по Asana кардинально отличаются от ваших, то значит наши критерии разные, и не стоит более тратить время.
Первое впечатление очень хорошее. Интерфейс продуман, действия очевидны, все на своих местах, поэтому период обучения минимальный. Параметров на задаче минимум — название, описание, дата исполнения и ответственный. Можно добавить метку, файл, подзадачи. Трудоемкости у задачи нет, длительности нет, добавить новые поля нельзя, связей между задачами нет. Ни о каком планировании сроков и ресурсов речь не идет.
По задаче можно вести заметки и информировать участников, решать открытые вопросы, обмениваться файлами. Приходят извещения по почте. Можно пользоваться мобильными приложениями на телефоне или планшете.
Статусов у задачи по большому счету два — Открыта и Завершена. Когда мы пользовались Asana, пришлось договариваться, что означает Завершена — исполнитель считает, что он закончил работу, или руководитель согласен, что задача действительно выполнена? Часто эти мнения расходятся, и возможны варианты. Мы решили, что исполнитель закрывает задачу, когда закончил работу над ней, а руководитель может ее переоткрыть с комментариями, если он считает, что стоит еще над ней поработать. Для большого количества задач и большой команды, это, конечно, очень ненадежно.

Выводы

В качестве персонального планировщика и таск-трекера небольшой команды — прекрасное средство! Простой интерфейс и бесплатный вариант использования облегчают запуск. Развитые средства коммуникации позволяют отказаться от почты и эффективно общаться.
Но, как руководитель проекта, вы быстро вырастите из этих штанишек. Вам захочется выстроить календарный график, запланировать ресурсы, собирать затраты и т.д. И тогда вы перейдете к более серьезным средствам.
Возможны варианты платного использования (21-25$/месяц порциями по 5 пользователей), которые увеличивают лимиты по объему загружаемых файлов, дают больше возможностей по распределению прав доступа и управления пользователями, но меня эти дополнительные опции не заинтересовали. На мой субъективный взгляд они не релевантны — эти возможности не нужны для небольших команд, а для большой я бы Asana не использовал.

Trello

Trello — еще более простой и в каком-то смысле более красивый таск-трекер по сравнению с Asana. Использована модель доски, на которой развешиваются стикеры с задачами в нескольких колонках (Запланировано, В работе, Выполнено), как в agile командах.
Таких досок можно создать много.
По возможностям Trello очень близка к Asana, а интерфейс кому-то покажется более удобным и наглядным.
Классная фишка, что внутри задачи можно создавать чек-листы, что позволяет разбивать задачу на более мелкие действия и контролировать выполнение задачи поэтапно, видеть, как продвигается дело.
В начальном варианте использования Trello бесплатно. В платном варианте (3.75$/месяц/пользователь) добавляются дополнительные возможности по администрированию и обеспечению безопасности и ограничению доступа.

Использование Trello оправдано в тех же ситуациях, что и Asana. Больше подходит тем командам, которые работу по scrum. Дает более наглядную картинку о ситуации в рамках порции работ, которая умещается на одной доске, когда количество задач в этой порции исчисляется несколькими десятками.

Smartsheet

Я не использовал Smartsheet в реальной работе и тем не менее решил упомянуть это приложение (www.smartsheet.com). Причина в том, что оно цепляет с первого взгляда. Представьте себе Excel, скрещенный с MS Project и выведенный в онлайн. От Excel здесь абсолютная простота и гибкость электронных таблиц, в которых можно создать нужные вам колонки, добавить формулы, отформатировать и раскрасить клеточки.
При этом вы можете посмотреть то, что вы создали в диаграмме Гантта или в календаре, связать задачи, отслеживать исполнение.

Есть набор готовых шаблонов для создания новых таблиц, как для управления проектом, так и для других целей, таких как управления финансами, взаимотношениями с клиентами, маркетинга и т.д.
При этом, поскольку это онлайн приложение, вы предоставляете доступ к таблицам всем, кому это необходимо, можете вести дискуссии по таблице и оставлять комментарии к строкам, присоединять файлы и оповещать участников.
Стоимость индивидуального использования — 14$/мес, для рабочих групп — 39$/мес.

Название говорит само за себя, это все-таки больше электронные таблицы, но обогащенные средствами календарного планирования. По интерфейсу очень привычно, похоже на MS Excel и Project. Для полноценного управления сложным проектом не хватает многих функций, связанных с планированием ресурсов. В целом — очень красивое средство для общения с командой и заказчиком, позволяющее наглядно показать план-график проекта.

Мегаплан

Мегаплан (megaplan.ru) пошел чуть дальше, чем предыдущие приложения. Это система, претендующая на полный цикл управления, начиная с управления взаимоотношениями с клиентами и заканчивая учетом финансов. При этом создатели сохраняют предельную простоту, так необходимую для небольшого предприятия, в котором нет претензий на уникальность бизнес-процессов.
Чтобы не выбиваться из общей логики повествования ограничимся только возможностями управления задачами в Мегаплане. В этой части у него есть необычные и красивые фишки.
Структура задач в Мегплане весьма гибкая. Задача может быть сама по себе, может находиться в составе проекта, есть подзадачи, в внутри задачи есть еще «Дела» — аналог чек-листа, как и в Asana, и в Trello. Дела могут быть не только внутри задачи, но и сами по себе. Естественно, есть еще вехи.

Очень хорошо сделан ввод упомянутых Дел. В текстовой строке набираешь текст и система сама его структурирует и превращает в отметку в календаре. Например, текст «Встреча с заказчиком в субботу в 14:00″ система интерпретирует как необходимость добавить в ваш календарь событие под название Встреча с заказчиком, в ближайшую субботу в 14:00». Или «Звонок послезавтра в 12:15».
Событие может быть назначено не только себе, но и другому сотруднику, если в строке пишешь имя пользователя. Тогда событие будет помещено не в ваш календарь, а календарь сотрудника. Можно тоже самое делать не с клавиатуры, а мышкой — система предлагает список на выбор: Встреча, Звонок…; Сегодня, Завтра, Послезавтра…; 8:00, 9:00…
Есть забавные вещи, которых вы не увидите в других системах. Например, в списке статусов, которые можно назначить задаче, есть «Провалить». Или по каждой задаче можно назначить бонус за своевременное выполнение и штраф за провал. И то и другое может быть в деньгах или «моралях».
У задачи есть Старт, Длительность, Финиш и Дедлайн. Можно еще поставить признак «Горит». Плановые трудозатраты по задаче пишется текстом, соответственно собрать общую трудоемкость по всем задачам ветки не удастся.
Можно связывать задачи, указывав предшествующие, и просматривать график в диаграмме Ганта.
Некоторых вещей, к которым мы привыкли в MS Project здесь нет. Например, не хватает базового плана. История по изменению задачи тоже не ведется. Поэтому сравнить, что было и что стало и по каким причина, не получится.
Понравилась помощь по системе, которая сделана для нормальных людей, а не для «айтишников». Подсказки собраны по статьям: как сделать это, как сделать то-то. Но общего справочника по функциям иногда не хватает.
Отлично работает служба поддержки. Как только регистрируешься в системе, звонит представитель поддержки продаж и предлагает свою помощь.
Стоимость системы колеблется в значительных пределах в зависимости от количеств пользователей и набора функций. Минимальная цена для 5 пользователей и варианта использования «Совместная работа» — 1450 руб/мес. Полный набор функций «Бизнес» для 5 пользователей — 3200 руб/мес. При покупке на более длительный период месяц обходится дешевле.

Мегаплан очень симпатичное и простое приложение, пригодное для использования в небольших компаниях, готовые работать в предложенной модели. При этом покрывается основные бизнес-процессы работы с клиентами и рабочей командой. Настроек и возможностей адаптировать заложенные алгоритмы в Мегаплане очень мало. Функциональность находится на базовом уровне, но сделана продуманно и изящно. Для серьезного управления проектами маловато, но для начального уровня — вполне подойдет. Очевидным плюсом является очень быстрое и дешевое начало использования — все очевидно, просто, и при этом с хорошей системой подсказок.

JIRA

С JIRA, которую выпускает австралийская компания Atlassian, пришлось поработать плотно, в течение длительного времени. Мы выбрали это приложение из нескольких альтернатив, исходя из того, что оно широко известно, производит впечатление очень основательного продукта, есть огромное количество плагинов, и оно поддается адаптации, начиная от простых настроек и заканчивая написание собственных расширений.
Применение JIRA для управления проектами и задачами менее распространено, чем, скажем, для управления запросами и инцидентами. Изначально JIRA была создана как баг-треккер, и в этом она очень хороша, особенно с дополнением в виде плагина Service Desk.
Но мы использовали JIRA для управления задачами на проектах. Высокоуровневый план делали в MS Project, а все текущие задачи велись в JIRA. Из высокоуровневого плана в JIRA перекочевывали вехи и ключевые задачи. Есть плагин для синхронизации с MS Project, но после тестирования, я отказался от его использования.
Более детальные задачи заводили руководитель проекта, руководитель группы или сами исполнители. То, что работа распределена по всем участникам проектной команды, снимает значительную нагрузку с руководителя проекта по ведению плана проекта.
По сути JIRA очень проста. Есть запросы (issues) разных типов, которые могут означать и задачу, и ошибку, и новое требование. У запроса есть атрибуты, можно прицепить файл, связать его с другим запросом, вести по нему переписку, посмотреть историю изменений.
Что делает это приложение действительно мощным инструментом, так это Бизнес-процессы (workflow), с помощью которых отслеживается жизненный цикл запросов. При этом процесс может быть разным для разных типов запросов, разных проектов, и его можно настраивать в зависимости от свойств запроса и роли пользователя. В некоторых из компаниях JIRA используют как BPM-машину (управление бизнес-процессами), и делают на ней систему, обеспечивающую документооборот, управление договорами, согласование командировок и т.д.

Минусом для управления проектами является то, что в JIRA практически отсутствуют возможности управления сроками. Планирование сроков приходится делать вовне, в MS Project. В JIRA по оставшемуся объему работ можно оценить примерную возможность выполнения запланированных работ к определенной вехе, и для этого есть встроенные отчеты и диаграммы. Но для полноценного календарного планирования этого недостаточно.
Стоимость JIRA колеблется в широких пределах: 10$ в месяц за 10 пользователей, 300$ в месяц за 100 пользователей и до 24 000$ за сервер для корпоративного использования. Можно работать в облаке, можно ставить на собственный сервер. Плюс к основной цене прибавляются плагины, некоторых из которых крайне полезны, как уже упомянутый Service Desk, а также JIRA Agile (в прошлом GreenHopper), средства для управления разработкой и т.д.
Cтоит упомянуть еще один связанный продукт — Confluence. Confluence — это развитая и удобная wiki, с помощью которой мы вели базу знаний, и в некоторых случаях размещали там проектную документацию, когда можно было перенести акцент с отдельных документов на wiki странички, что делает информацию более доступной и лучше структурированной.

JIRA — серьезная система, больше подходит для организации поддержки и разработки, но может быть использовано и в проектах для управления задачами. Сильные стороны — это надежность, значительные возможности для адаптации под нужны предприятия, огромное количество плагинов и расширений, хорошая система для управления бизнес-процессами.
Минусы. Не всем нравится интерфейс, который смотрится несколько старомодно. Использование для управления проектами требует некоторого приспособления к возможностям приложения и некоторого воображения. И стоимость. Купив все необходимые плагины и связанные приложения, в итоге можете затратить в 2-3 раза больше, чем стоит сама JIRA. С другой стороны, все корпоративные приложения стоят недешево, и ценник Atlassian в этом отношении очень гуманный.

Clarizen

Израильская компания Clarizen, основанная в 2006, выпускает одноименную систему. В ней редким образом сочетается возможность управлять портфелем проектов (PPM — Portfolio Project Management) и организовать совместную работу (CWM — Collaborative Work Management). Хорошо сделанный интерфейс помогает видеть и картину по компании в целом, так и каждую задачу в отдельности.
Это приложение, пожалуй, ближе всего подходит для удовлетворению потребности и руководителя проектов, и проектной команды, и руководства компанией.
Проект может содержать в себе произвольное по уровням вложенности количество подпроектов. Внутри проекта есть вехи и любое количество уровней вложенности задач. При этом любую задачу можно вывести на roadmap. Roadmap интерактивный, можно подвигать вехи. Степень заполненности вехи на рисунке означает степень выполнения задач, которые к ней относятся.

В задаче есть все необходимы атрибуты, а если их не хватает, можно добавлять собственные поля.
Большие возможности для кастомизации открывает возможность так называемых Custom Actions. Фактически, это подпрограммы, которые помогает автоматизировать рутинные действия, например, разбить задачу на несколько, связать их последовательно и назначить на каждую ресурс. Научиться делать новые custom actions несложно, похоже на макросы в Excel.
Для Clarizen написано некоторое количество плагинов для расширения функциональности и интеграции с другими приложениями (например с Salesforce, JIRA…). Либо можно делать собственную интеграцию с помощью веб-сервисов.
Для коллективной работы есть оповещения, возможности вести дискуссию по задаче, отчитываться о ходе выполнения задачи. Причем участник для этого не обязательно должен быть зарегистрированным пользователем. Из системы отправляем письмо участнику проекта, котором просьба отчитаться и ссылка, кликнув по которой человек открывает специальную форму со списком задач и отмечает, сколько процентов он по каждой задаче на данный момент выполнил. Это очень сильно экономит затраты на лицензии, которые весьма недешевы.
Минимальная стоимость пользователя — 30$/мес для варианта с некоторыми ограничениями. Серьезное использование требует уже 45$/месяц/на пользователя. А есть еще вариант 60$ для варианта без всяких ограничений и с расширенной поддержкой.
Но ни в одной системе я не видел таких возможностей для управления ресурсами! В случае, если у вас множество разнородных проектов и общий пул ресурсов, очень трудно сбалансировать эффективное использование рабочего времени и надежное планирование сроков выполнения задач. Clarizen позволяет видеть картинку в целом, и в одной форме подвигать задачи по любому из проектов, и перекинуть задачу на другого исполнителя, и назначить дополнительный ресурс на задачу. И все это с минимальным загромождением экрана и использованием drag&drop.

К сожалению автоматических процедур, которые бы облегчили подбор оптимального расписания, в системе нет, приходится двигать задачи вручную. Однако, учитывая сложность подбора оптимального графика, когда нужно учесть приоритеты задач, интересы заказчиков, квалификацию ресурсов, поправки на неопределенность и неточность исходных данных, вряд ли это может быть полностью автоматизировано. Если кто-нибудь пользовался выравниваем ресурсов в MS Project, поймут, что я имею в виду.

Clarizen — система, наиболее подходящая из всех рассмотренных для организации коллективной работы, управления большими проектами и портфелем проектов, хотя и не самая дешевая. Ее сильные стороны — это очень удобный, продуманный интерфейс, богатая функциональность, возможности для самостоятельного расширения и автоматизации. Крутейшие средства для планирования загрузки ресурсов и календарного планирования. Плюс, система быстро развивается.
К минусам можно отнести только высокую стоимость.

Все рассмотренные программы хороши для своего применения. Asana и Trello подойдут в том случае, если требуется отследить текущие задачи — поставить, проконтролировать их выполнение, организовать переписку по ним. Обе системы бесплатны, если не требуется большого объема дискового пространства и дополнительных функций администрирования.
Smartsheet и Мегаплан обладают расширенной функциональностью и вместе с тем сохраняют простоту. Системы пригодны для базового управления проектом и организации деятельности небольшого предприятия. Бесплатного варианта уже не не предусмотрено.

JIRA и Clarizen гораздо более сложные и дорогие системы. Могут применять для всех типов задач, начиная от организации работы малой группы до большого предприятия. Возможности настройки и кастомизации очень большие. JIRA скорее применима для организации поддержки и разработки, Clarizen — для управления портфелем проектов.
В обзор не попало очень много достойных систем. Наверное, стоит еще упомянуть Redmine, Адванта, Comindwork, Liquidplanner, Innotas, AtTask…
Но идеальной системы не существует, доказывать, что одна чуть лучше другой, можно бесконечно. Поэтому берите любую, попадающую в область применения, и используйте. В любом случае в процессе эксплуатации обнаружится, что чего-то не хватает, особенно учитывая изменяющиеся обстоятельства. Но инструмент — это всего лишь инструмент, настоящий мастер с помощью одного топора может построить теплый и красивый дом, а неумехе не поможет и полный арсенал станков и приспособлений.

Инструменты эффективности

Сегодня я расскажу о своих любимых программах и сервисах, без которых сложно быть продуктивным. Постараюсь без премудростей.

Хранение файлов

Программы вроде Дропбокса, Гугл-драйва и Яндекс-диска делают одно и то же. Они тихо сидят в памяти и, когда есть интернет, постоянно делают резервные копии ваших документов в интернете и отдают их на другие ваши компьютеры. Вот когда это может понадобиться:

  • Когда ломается жёсткий диск или крадут ноутбук. Если вы положили свои документы в Дропбокс, на Яндекс или в Гугл, их самые свежие копии всегда в вашей папке в интернете.
  • Когда у вас два компьютера, например — на работе и дома. Поработали с документами на работе, всё сохранили, вернулись домой. Файлы автоматически синхронизировались. Если вдруг пожар — изменения в файлы легко внести из дома.
  • Когда на встрече или в пути нужно срочно достать или переслать рабочий файл, которого нет ни в почте, ни на флешках. Открываете свою интернет-папку через смартфон или с ноутбука и скачиваете нужный файл. Даже если рабочий или домашний компьютер выключен. Помимо скачивания можно сгенерировать ссылку на файл и отправить её по почте.

Чтобы сервис был на пользу, нужно направить его на папку вроде «Мои документы», чтобы через него можно было достать любой важный рабочий файл. Документы, лежащие у вас вне этой папки, будут недоступны через интернет.

Из всех сервисов такого рода, самый зрелый — Дропбокс. Он умеет создавать общие папки для нескольких пользователей и генерировать публичные ссылки на файлы. У него симпатичный клиент для айфона, и многие популярные айфоновские программы интегрируются с ним, как с родным (например, GoodReader или IAwriter).

Но из всех Дропбокс и самый дорогой: бесплатно он даёт только 2Гб для документов. Гугл-драйв, для сравнения, дает бесплатно 5ГБ, Яндекс.Диск — 10.

У Гугл-драйва, зато, есть интеграция с Гугл-документами и бесплатная система сохранения версий: чтобы можно было «откатить» документ до любого состояния в прошлом и восстановить старую версию. Дропбокс за такую возможность берет $10 в месяц.

За деньги Дропбокс дает 50ГБ за $10 в месяц, Гугл — 25ГБ за $2,5. Цены на Яндекс на момент написания поста неизвестны.

У таких сервисов есть проблема безопасности: если ваши ключи от ячейки попадут не в те руки, ваши документы можно будет не только скачать, но и безвозвратно удалить со всех компьютеров. Хуже дело обстоит с Яндексом и Гуглом — ведь они норовят привязаться к вашим главным аккаунтам на этих сервисах. И если потерять личную почту или доступ к соцсети — уже само по себе страшно, то отдавать в руки злоумышленников ещё и рабочие документы — хуже не придумаешь. Мое решение — хранить рабочие документы в платном Дропбоксе, а бесплатный Яндекс-диск использовать как публичную папку. Например, если нужно всем в офисе раздать видеоролик, я выложу его в Яндекс и дам ссылку. В Дропбоксе ролик хранить не буду, потому что он большой, да и незачем.

Системы совместной работы

Системы совместной работы — это корпоративные форумы, только общение идет не по темам, а по задачам. Такие системы нужны, чтобы хранить всё общение по проекту на одном ресурсе, доступном через Интернет. Это удобно не только для удаленных сотрудников, но и для работы в офисе. Когда всё записано и формализовано, работа идёт слаженнее.
Расскажу о трёх системах, которыми можно пользоваться совершенно бесплатно.

Бейскемп (basecamp.com) — самая известная американская система. Умеет ставить задачи, делать списки дел, публиковать общие сообщения, вести деловой календарь (один на всю компанию). Сделан по принципу «лучше меньше, да лучше» — в том смысле, что умеет мало, но своё дело знает. Плохо работает в старых браузерах, может подтормаживать в пиковое время, мобильная версия очень тяжелая и замороченная — на EDGE может грузиться и 5 минут, и 10. В бесплатной версии ограничение по объему места для файлов и количеству одновременных проектов, это неудобно. Если начинать им пользоваться, то лучше сразу за деньги — от 20$ в месяц.

Тимер (teamer.ru) — герой-минималист. Умеет только ставить задачи и следить за сроками. Календаря, общего форума, личного ежедневника, личных сообщений, интеграции с внешними сервисами — ничего этого нет. Оформлен предельно аскетично, работает быстро, существует сейчас только в бесплатной версии без ограничений. При активной работе заваливает неинформативными письмами-уведомлениями. Когда в нем больше пяти проектов с дюжиной задач, ориентироваться в этом хаосе трудно.

Мегаплан (megaplan.ru) — авианосец среди систем совместной работы. Самая технологичная с точки зрения способов управления. Может полностью автоматизировать постановку задач. Плотно интегрируется с Гугл-календарем. Ведет учёт клиентов и сделок, строит отчеты по работе отделов, хранит документы, оповещает по СМС. Это настоящий центр управления бизнесом. В нём не хватает только полноценной бухгалтерии и системы склада. В бесплатной версии одновременно могут работать до трёх человек, в остальном без ограничений. Платная версия от $2 в месяц, цена зависит от количества сотрудников в системе. Хорошая русскоязычная поддержка, ежемесячные бесплатные обновления.

Показ картинок

Чтобы срочно показать другу, что происходит у вас на экране, нужна «Гяза» (gyazo.com) и ей подобные: «Минус» (minus.com) или «Скринснэпр» (screensnapr.com).

Работают просто: запускаете программу, обводите место на экране, которое хотите показать другу, программа делает снимок этого места, загружает на сервер и дает вам секретную ссылку. Ссылку отправляете в скайп, мол, посмотри. Не нужно запускать фотошоп, возиться с файлами, давать им имена, устанавливать степень сжатия. Программки умные, сами всё сделают.

«Гяза» из всех сейчас, пожалуй, самая простая и универсальная. Жаль, что на странице, где публикуется ваша картинка, сверху и снизу висят баннеры.

Почитать попозже

Эти программы создавались для того, чтобы люди больше залипали в интернете на интересных статьях и видео. Мы же можем их использовать строго наоборот — чтобы залипать если не меньше, то хотя бы более предсказуемо.

Pocket (getpocket.com) — самая распространенная, недавно обновленная и наиболее агрессивная в своих намерениях. Интегрируется в триста приложений для айфона, живет в браузере и в качеcтве программы-клиента. Механика простая: находишь интересное — складываешь в «Покет» — читаешь, позже.

Instapaper (instapaper.com) — немного более аскетичная, но по сути то же.

Получить максимум пользы от этих программ просто: завести здоровую привычку не читать ничего сразу, а откладывать всё интересное на потом. То есть вообще ничего не читать сразу. Эффект мгновенный: время на залипание в интернете снижается в разы, а процесс разбора отложенного становится в сто раз интереснее, потому что все интересные статьи уже отобраны. Сидишь, смакуешь.

— Матерь божья! Это же опять Мегаплан!

Да хоть бы и Мегаплан 🙂

У нас по-прежнему самая продвинутая система совместной работы, и мы её по-прежнему раздаем бесплатно в разумных пределах. Но нам не жалко порекламировать и других ребят с хорошими сервисами. Кстати, если вам кажется, что в Мегаплане не хватает каких-то инструментов, чтобы нормально работать — пришлите идею в Реформал. Мы читаем и берём на заметку.

Например, нас очень просили сделать версию для смартфонов. Сейчас мы альфа-тестируем версию клиента для андроида. Будет еще и для айфона.
А ещё у нас идет проект: наш гендиректор Саша Волчек сделал серию видео о том, как повышать продажи. Раздаем бесплатно, потому что продажи — это хорошо.

Всем любви и продаж!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *