Управленческий документ

Сапрыкин И.Г. Организация работы с управленческой документацией — файл n1.doc

приобрести
Сапрыкин И.Г. Организация работы с управленческой документацией
(614 kb.)
Доступные файлы (1):

n1.doc 614kb. 16.09.2012 15:53

Победи орков

  • Кудряев В.А. Организация работы с документами (Документ)
  • Калюжный А.С. Организация и содержание воспитания различных категорий военнослужащих (Документ)
  • Лабораторные работы по логистике (Лабораторная работа)
  • Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот (Документ)
  • Маршев В.И. История управленческой мысли (Документ)
  • Курсовая работа — Информационное обеспечение управленческой деятельности (Курсовая)
  • Курсовая работа — Организация общественного питания (Курсовая)
  • Степанов Е.Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности (Документ)
  • Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение (Документ)
  • Еркомайшвили И.В., Жукова О.Л. Педагогическая практика по физической культуре в школе (Документ)
  • Реферат — Эволюция управленческой мысли и развитие менеджмента в России (Реферат)
  • Никитина Т.А. Управленческая ментальность как компонент готовности руководителей организаций к эффективной деятельности в современных условиях (Документ)

>n1.doc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Министерство образования Российской Федерации
Иркутская государственная экономическая академия
> И. Г. Сапрыкин

Введение

Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов. Все они являются информационными источниками и средством юридического доказательства.
Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать ГСДОУ, унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в организации, в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения уровня качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап — 1970—1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «управление в XX веке». Однако в середине 80-х годов выясняется, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно- хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другими нормативными документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

1.1. Требования к бланкам документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Формуляр имеет обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
Как правило, документы оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-97 установлены три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма).
Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи.
Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при оформлении документа.
Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:
— Государственный герб Российской Федерации;

  • герб субъекта Российской Федерации;
  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации.
Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:
— Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
— эмблема организации или ее товарный знак (знак обслуживания);

  • код организации;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации.

Бланки конкретного вида документа, кроме письма, включают реквизиты:
— Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
— код формы документа;
— наименование организации;

  • наименование вида документа;
  • место составления или издания документа.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.
На бланках для писем указывают следующие реквизиты: «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «дату», «индекс», «ссылку на индекс и дату входящего документа», «код письма по ОКУД», «код организации по ОКПО».
На общих бланках указывают следующие реквизиты: «дату», «индекс», «место составления или издания», «код организации по ОКПО».
Бланки изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускается использование бланков формата A3 (420х297 мм) и А6 (105х148 мм).
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее (мм.):
20 – левое;
10 – правое;
15 – верхнее;
20 – нижнее.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на русском и национальном языках.
При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с бланком формата и качества. Второй и последующие экземпляры документа допускается печатать на бумаге, не совпадающий по цвету и качеству с первым, но одинакового с ним формата.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель организации

Л. И. Петров
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
>Документооборот. Требования к оформлению документации

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Типовая инструкция по делопроизводству (2019)

Инструкция по делопроизводству (2019) в государственных учреждениях

Инструкция по делопроизводству (2019) в муниципальных учреждениях

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *