О проведении совещания

Правила проведения эффективных совещаний

Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи?
Оригинал статьи: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

Из чего складывается эффективность совещания?

Если применять к оценке эффективности совещаний популярную логику расчета окупаемости инвестиций (ROI, return on investment), то получится примерно следующее:
Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника)
Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также стараясь по минимуму задействовать время высокооплачиваемых людей (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него. Не смотря то, что стараясь оптимизировать каждый из этих параметров, вы уже добьетесь немалых успехов, между ними существует взаимосвязь и умелое балансирование ими — непростая задача, которая получается не у многих руководителей.
Поэтому совещание — достаточно затратная штука, чем справедливо заслужило себе страх и ненависть среди офисных служащих. Те же самые эмоции распространяются и на организаторов этих совещаний, включая тебя. Если ты хочешь заслужить уважение своей команды, ты должен уметь проводить эффективные собрания.
Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.

Подготовка к совещанию

А нужно ли именно совещание?

«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.» — Петер Друкер, «Эффективный руководитель».
ROI совещания зачастую меньше звонка, переписки или обмена мгновенными сообщениями. Совещание нужно только в тех редких случаях, когда другие способы общения будут менее эффективны. Как правило, должны совпасть несколько из следующих условий:

  • Сложность. Обсуждаемая тема настолько сложна, что участникам необходимо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения. Например, обсуждается архитектура сущностей базы данных или сложный бизнес-процесс проверки кредитной заявки.
  • Срочность. Обсуждаемая тема настолько срочна, что выработка плана действий на эту тему по электронной почте затратит непозволительно большое количество времени.
  • Важность. Обсуждаемая тема настолько важна, что ее важность перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания.

В остальных случаях можно смело отказываться от сбора совещания.
Не нужно собирать совещания по ошибочной причине. Если ты:

  • хочешь переложить ответственность за проблему на группу,
  • ищешь слушателей для своих идей или
  • хочешь укрепить команду,

то ищи другие способы общения.

Четко обозначь цель и повестку

Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.
Цель любого совещания — план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.
Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.
На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов).

Не приглашай лишних участников

Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие. При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, в добавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.
Рекомендуется не превышать границу в 5 участников. Каждый участник должен быть просеян через следующее «сито» вопросов:

  • Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
  • Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника?
  • Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
  • Достаточно ли будет просто известить ли этого человека о результатах совещания?

Организатор совещания, то есть ты, отвечает за то, чтобы его цели были достигнуты. Ты должен:

  • следить за соблюдением всех правил обсуждения, описанных ниже
  • прерывать тех, кто их нарушает
  • резюмировать решение группы
  • следить за повесткой и определять момент, когда группа переходит к следующему вопросу

Итак, 7 правил проведения эффективных собраний:

  1. Один говорит… Не давай участникам перебивать друг друга. Мало того, что это проявление неуважения, так скорее всего, в момент одновременного говорения участники не пытаются друг друга понять, что не идет на пользу совещанию в целом.
  2. … а все остальные слушают. Залог эффективного обсуждения в том, чтобы все в группе следили за тем, что говорится в группе. У всех должна быть одинаковая «картинка» обсуждаемой проблематики. Как только группа разбивается на несколько дискуссий или кто-то начал отвлекаться (например, проверять почту на телефоне или просто «уходить в себя»), дальнейшее время будет потеряно, пока группа снова не станет единым целым. Все, что происходило, пока кто-то «отсутствовал», придется для него повторять, тратя на это время всех остальных.
  3. Ближе к делу! Несмотря на то, что, уставая, люди хотят расслабиться и поговорить на отвлеченные темы, любой подобный уход в сторону тратит время всех участвующих и отдаляет вас от достижения решения. Мягко возвращай всех к теме обсуждения.
  4. Боритесь с проблемой, а не с людьми. В пылу обсуждения участники могут позволить себе замечания, которые другие могут воспринять на личный счет. Подобные ситуации, если их не гасить в зародыше, неминуемо испортят рабочую атмосферу, создадут ненужную напряженность, «выведут из строя» затронутых участников, потратят время и, скорее всего, помешают группе достичь своих целей. Немедленно прекращай обсуждения, зашедшие «не в то русло».
  5. Фиксируйте все сказанное. Это можешь делать ты или другой участник, которому ты поручишь роль секретаря собрания. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет. Кроме того, записи помогают группе экономить время, позволяя говорящему просто указывать на ту или иную часть записей вместо того, чтобы подробно объяснять, что конкретно из уже сказанного он имеет сейчас в виду. Фиксация должна происходить на листе бумаги, который виден всей группе, или на доске, висящей на стене.
  6. Делайте перерывы. Используй метод помидора (работать циклами, подразумевающими 5-минутный отдых через каждые 25 минут работы). По моему опыту, совещания, длящиеся более полутора часов, вовсе теряют свою эффективность в силу усталости участников. Подобные совещания лучше прервать, перенеся продолжение на другой день.
  7. Если группа больше не нужна, расходитесь. По мере обсуждения проблемы остается все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения. Если ты понимаешь, что проблема распалась на несколько задач, требующих индивидуального исполнения, нет смысла тратить общее время на групповое обсуждение — совещание нужно завершать. Если же собрание заканчивать еще рано, но уже есть люди, знания которых в дальнейшем обсуждении не потребуются или интересы которых более не будут затрагиваться, отпусти их.

Завершение совещания

В конце совещания вернись к его цели — разработка плана действий (он же протокол совещания). Этот протокол должен:

  • существовать не в устном, а в письменном виде
  • не допускать различных трактовок
  • быть написан языком, который будет понятен и через два месяца
  • по каждому пункту содержать ответственного за исполнение и срок

Разошлите (ты или секретарь собрания) протокол всем участникам и ответственным — это еще один шаг навстречу тому, что все сказанное будет исполняться.

Положение о порядке подготовки и проведения совещаний

Акты | Приказы | Заявления | Договора | Инструкции | Положения | Регламенты | Стандарты ? поиск по рубрике поиск по разделам поиск по сайту поиск в Google поиск в Яндексе

Количество просмотров: 38325

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «_________»

_________ ____________

___.___.20___ г.

ПОЛОЖЕНИЕ № _____

О порядке подготовки и проведения совещаний

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Положение о порядке подготовки и проведения совещаний (далее – Положение) в ООО «________» и ООО «__________» (далее организация), вводится на основании утвержденных приказов, в целях конкретизации задач руководителям (начальникам) структурных подразделений

Положение определяет порядок подготовки и проведения постоянных (плановых) и периодических совещаний под руководством Генерального директора ООО «_________» (Директора ООО «__________) (далее – Генеральный директор) и Председателей совещаний (в зависимости от типа совещания)

2. ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ

Проводимые организацией совещания подразделяются на два вида:

  1. Постоянные (плановые)

Постоянные совещания – совещания, проводимые Генеральным директором (Директором) и включающие в себя следующую тематику:

  • подведение итогов

— итоги еженедельные

— итоги ежемесячные

  • утверждение приказов и других регламентирующих документов

  • планирование деятельности на следующую неделю (месяц, квартал, год)

2. Периодические

Периодические совещания – совещания, проводимые председателями совещаний по различной тематике.

Председателями периодических совещаний могут быть:

— Генеральный директор

— Руководители (начальники) структурных подразделений (либо назначенные приказом (например заседание Тендерного Комитета), либо по собственной инициативе (согласно Положения по инициации совещаний). Совещание собирается по любому вопросу, решение которого требует присутствие двух и более руководителей структурных подразделений

Проводимые в организации совещания могут быть нескольких типов:

  1. Инструктивное или информационное совещание (брифинг)

Брифингом называют совещание, в котором Генеральный директор либо руководитель структурного подразделения дает указания или инструктирует своих подчиненных, чтобы они поняли свои частные задачи, или определяет политику, которую следует проводить сотрудникам.

Брифинг характеризуется:

  • принятием решения

  • проведением инструктажа и сообщением информации

  • разъяснением непонятных вопросов

  • объединением идей и выяснением, пригодны ли они

  • закреплением принятого решения (подписанный всеми участниками совещания протокол, приказ, распоряжение, другой регламентирующий документ)

2) Консультация

Консультация собирается для обмена информацией. Она не собирается для принятия решения, как такового. Консультация характеризуется:

  • обращением за советом по проблеме

  • информированием других о ваших идеях, текущей ситуации, проблемы, задачи

  • выслушиванием точек зрения

3) Комитет

Комитет – это совещание, в котором представители различных групп или интересов встречаются на приблизительно равных основаниях, чтобы выработать решение по вопросам, представляющим взаимный интерес.

Комитет характеризуется следующими признаками:

  • ощущением власти

  • разногласия, в конце концов, разрешаются голосованием

  • всеобщими компромиссами

4) Переговоры

Переговорами называют совещание, на котором участники представляют различные интересы, но решения могут приниматься, скорее, в результате торга, а не голосования.

Переговоры характеризуются:

  • решения принимаются на основе quidproquo (услуга за услугу)

  • каждая сторона имеет различные, но частично совпадающие цели

  • каждая сторона стремиться получить для себя максимальные условия соглашения

Совещания в организации проводятся еженедельно: по вторникам и четвергам. Начало совещания в 16:00. Место проведения – зал совещаний

Совещания проводятся, согласно «Графика совещаний» (Приложение № 3)

3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ СОВЕЩАНИЯ

3.1. Порядок подготовки к плановому совещанию включает в себя несколько этапов:

1этап. Оформление повестки совещания, установленного образца (Приложение № 1). Оформление повестки планового совещания и оповещение участников осуществляется руководителем секретариата

2этап.

Совещания по итогам еженедельной (ежемесячной) работы – планирование деятельности и подготовка соответствующих документов для доклада об итогах работы подразделения за неделю (месяц). Ответственные — руководителями (начальниками) структурных подразделений

Совещания по утверждению приказов, распоряжений – подготовка необходимых для утверждения документов с приложениями. Ответственный — руководитель секретариата

3.2. Порядок подготовки к периодическому совещанию включает в себя несколько этапов:

1этап. Оформление повестки совещания, установленного образца (Приложение № 1). Оформление повестки периодического совещания и оповещение участников осуществляется руководителем (начальником) структурного подразделения (председателем совещания)

2этап. Подготовка соответствующих документов для проведения совещания осуществляется председателем созываемого совещания либо ответственным по назначению председателя совещания

4. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ

4.1. На совещании должностные лица организации:

1. Докладывают председателю совещания о возложенных на них задачах и о поручениях, решение которых планировалось на отчетный период:

— на текущую неделю (месяц)

— за предыдущую неделю (месяц)

2. Докладывают итоги деятельности подразделения за прошедшую неделю (месяц) по вопросам:

1) Выполнение основных задач в натуральных показателях, процентах, стоимостном выражении и т.д.

2) Состояние дебиторской и кредиторской задолженности, выплаты заработной платы и состояния платежей по налогам и сборам, договорам и т.д.

3) работы с обращениями, письмами, заявлениями и жалобами внешних контрагентов организации

4) Выполнения приказов, распоряжений, поручений Администрации организации

4.2. Участники совещания несут ответственность за достоверность предоставляемой информации

4.3. Форма доклада участников совещания, требующая оформления в виде презентации (доклада) регламентируется Порядком оформления документов, правил подготовки и проведения доклада, презентации (Приложение № 4)

4.4. В конце совещания, председатель совещания подводит итоги, принимает решение по проблемным вопросам и ставит задачи ответственным за их исполнение

4.5. По результатам совещания оформляется протокол совещания (Приложение № 2) с указанием формулировки порученных задач, исполнителей (ответственных) и сроков исполнения

— по совещаниям, проводимым Генеральным директором, протокол оформляется руководителем секретариата

— по совещаниям, созываемым руководителями (начальников) структурных подразделений, протокол оформляется ответственным секретарем совещания по назначению председателя совещания

5. ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ

Участники совещаний обязаны руководствоваться при проведении совещаний следующими правилами:

1. Всегда представлять только себя в своих высказываниях

2. Говорить «Я» вместо «Мы», то есть брать на себя полную ответственность за то, что говоришь

3. Вопросы задавать по существу рассматриваемой темы, с отражением причины постановки вопроса и его значения

4. Всегда выражать мнение по рассматриваемой проблеме

5. Высказывать только свое подлинное мнение

6. Говорить не о поступках и мыслях, а о собственном восприятии этих поступков и мыслей

7. При обсуждении проблемы делать акцент не на поиске виновных или причин недостатков, а на определении путей выхода из критической ситуации

8. При выработке решений использовать системный подход, предполагающий учитывать многообразие взаимосвязанных факторов (организационных, экономических, психологических, экологических и других последствий)

9. Использовать консенсус в качестве основного принципа принятия решений. (Консенсус – метод принятия управленческих решений на основе общего согласия и отсутствие принципиальных возражений у большинства заинтересованных лиц)

10. Придерживаться следующих правил критики:

— критика только после адекватного понимания автора;

— отношение к мысли автора, а не к личности;

— критика с приведением своих аргументов;

— критика возможна только с построением собственной альтернативной точки зрения;

— построение альтернативной точки зрения только по существенным моментам;

— контроль правильности соотнесения своей альтернативной версии с версией автора

11. Соблюдать тематические и процедурные рамки заседания:

— соответствие вопросов, замечаний, выступлений по теме рассматриваемого вопроса;

— лаконичность изложения;

— целостность (законченность) изложения;

— логичность изложения частей высказывания;

— оптимальность степени обобщения в изложении

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственность (административная или материальная) за исполнение данного Положения возлагается на руководителей структурных подразделений, согласно принятых Положений и утвержденных приказов в организации

Приложение №1 Повестка совещания

Общество с ограниченной ответственностью «_____________»
Общество с ограниченной ответственностью «_____________»
ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ
Вид совещания:
Дата проведения:
Время проведения: Начало: Окончание:
Место проведения:
Председатель совещания:
(Должность) (Ф.И.О)
Секретарь совещания:
(Должность) (Ф.И.О)
Участники совещания:
1
(Должность) (Ф.И.О)
2
(Должность) (Ф.И.О)
3
(Должность) (Ф.И.О)
4
(Должность) (Ф.И.О)
5
(Должность) (Ф.И.О)
Вопрос № 1
Докладчик:
(Должность) (Ф.И.О)
Содокладчик:
(Должность) (Ф.И.О)
Вид доклада:
(Устный или письменный)
Время доклада:
(В минутах)
Время на обсуждение:
(В минутах)
Время на принятие решения:
(В минутах)

Приложение № 2 Протокол совещания

Общество с ограниченной ответственностью «__________»
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
Согласно повестки совещания № от
Дата проведения:
Председатель совещания:
(Должность) (Ф.И.О)
Присутствовали: Состав присутствующих, согласно повестки совещания
Секретарь совещания:
(Должность) (Ф.И.О)
Вопрос № 1
Слушали:
(Должность) (Ф.И.О)
Выступили: 1
(Должность) (Ф.И.О)
2
(Должность) (Ф.И.О)
Принятые решения:
1.
Ответственный (исполнитель):
(Должность) (Ф.И.О)
Срок исполнения:
(Время; день, месяц, год)
2.
Ответственный (исполнитель):
(Должность) (Ф.И.О)
Срок исполнения:
(Время; день, месяц, год)

Приложение № 3 График совещаний

Общество с ограниченной ответственностью «___________»
Общество с ограниченной ответственностью «____________»
График совещаний РК Уфа
День недели Время проведения Тема совещания Председатель совещания Участники совещания
Месяц 1 неделя месяца Понедельник
Вторник 15:00-16:30 Подведение итогов деятельности Компании в разрезе подразделений за прошедшую неделю текущего месяца. Генеральный директор Все руководители (начальники) структурных подразделений
Среда
Четверг 15:00-16:30 Согласно Регламента по инициации совещаний Руководитель структурного подразделения
Пятница
2 неделя месяца Понедельник
Вторник 15:00-16:30 Подведение итогов деятельности Компании в разрезе подразделений за прошедшую неделю текущего месяца. Генеральный директор Все руководители (начальники) структурных подразделений
Среда
Четверг 15:00-16:30 Подведение итогов деятельности Компании в разрезе подразделений за предыдущий месяц. Отчеты о проделанной работе Генеральный директор Все руководители (начальники) структурных подразделений
Пятница
3 неделя месяца Понедельник
Вторник 15:00-16:30 Подведение итогов деятельности Компании в разрезе подразделений за прошедшую неделю текущего месяца. Генеральный директор Все руководители (начальники) структурных подразделений
Среда
Четверг 15:00-16:30 Совещание по планированию и коррекции планов деятельности РК Уфа на следующий период Генеральный директор Все руководители (начальники) структурных подразделений
Пятница
4 неделя месяца Понедельник
Вторник 15:00-16:30 Подведение итогов деятельности Компании в разрезе подразделений за прошедшую неделю текущего месяца. Генеральный директор Все руководители (начальники) структурных подразделений
Среда
Четверг 15:00-16:30 Согласно Регламента по инициации совещаний Руководитель структурного подразделения
Пятница

Общество с ограниченной ответственностью «___________»
Общество с ограниченной ответственностью «_____________»

ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ДОКЛАДА, ПРЕЗЕНТАЦИИ
1. Общие положения
Настоящий Порядок определяет требования к предоставляемым материалам сотрудника (докладчика), к оформлению документов, регламентирует время выступления докладчика, устанавливает структуру доклада и содержит рекомендации для создания успешной презентации.
2. Требования к предоставляемым материалам, документам
2.1. Тезисы доклада либо предоставляемые документы должны быть подготовлены в редакторе MS Word либо Excel. Формулы должны набираться во встроенном в Word редакторе формул.
2.2. Тезисы и документы представляются на русском языке.
2.3. Объем тезисов для доклада не более десяти страниц размера А4 (210мм на 297мм); ориентация страницы — книжная (за исключением крупных таблиц и рисунков), обязательна нумерация страниц.
2.4. Параметры языка: весь текст должен быть помечен как русский с автоматической расстановкой переносов: Сервис ->Язык -> Расстановка переносов ->Автоматическая.
2.4. титульного листа: тема выступления, Ф.И.О. выступающего, дата выступления, на каждой странице — верхний колонтитул — тема выступления.
2.5. Текст может содержать информацию в виде чисел, таблиц и рисунков.
2.6. Срок предоставления материалов по выступлениям — три часа до мероприятия на адрес электронной почты участников мероприятия.
2.8. Общие параметры документа MS Word либо Excel
В электронной версии предоставляемой рукописи должны соблюдаться следующие параметры документа (Файл -> Параметры страницы).

Номерстраницывнизу

Номерстраницывверху

верхнее

2,5

нижнее

2,5

левое

2,5

2,5

правое

2,5

2,5

переплет

откраядоколонтитула

верхнего

1,5

нижнего

2.9. Требования к оформлению текста
2.9.1. Параметры шрифта
Следует установить следующие параметры шрифта (Формат -> Шрифт):

вкладка»Шрифт»

вкладка»Интервал»

вкладка «Анимация»

шрифт: TimesNewRomanначертание: обычное размер (кегль): 12, 14 (длякрупныхтаблицдопускается 12)

масштаб: 100% интервал: одинарный смещение: нет

нет

шрифт:

масштаб: 100% интервал: одинарный смещение: нет

нет

Текст набирается с соблюдением следующих правил:
все слова внутри абзаца разделяются только одним пробелом;
перед знаком препинания пробелы не ставятся, после знака препинания ставится один пробел;
после инициалов (между инициалами и фамилией), перед сокращениями и в некоторых других случаях посмыслу ставится неразрывный пробел (Ctrl+Shift+пробел);
при наборе должны различаться длинные тире (—) (Alt+Ctrl+Num-), короткие тире (—) (Ctrl+Num-) и дефисы (-);
для привлечения внимания к отдельным словам и тезисам следует использовать выделения курсивом,полужирным, прописными буквами, которые обеспечиваются средствами Word. He допускается использование подчеркивания, локального увеличения размера шрифта, смещения, анимации.
Документы оформленные в Excel, должны быть оформлен должным образом:
— Шрифт Times New Roman начертание: обычное размер (кегль): 12, 14 (для крупных таблиц допускается 12) либо Verdana начертание: обычное размер (кегль): 10, 12
— все документы должны быть оформлены таким образом, чтобы при распечатке документа не было лишних страниц и «ненужных» колонок
— Документ должен быть установленного формата, все указанные в нем данные должны быть читаемы
— Все числовые данные должны иметь единицы измерения
— При пересылке документов по электронной почте, документы необходимо форматировать для печати документа в читаемом виде

2.9.2. Форматирование абзацев

Следует установить следующие параметры для абзаца простого текста (Формат -> Абзац):

Вкладка»Отступы и интервалы»

Вкладка»Положение на странице»

выравнивание — по ширине; отступы слева и справа — 0 первая строка — отступ 1,27 см интервалы перед и после — 0 междустрочный интервал — одинарный

запрет висячих строк

2.9.3. Общие правила нумерации разделов (рубрик). Оформление заголовков и подзаголовков
Нумерация рубрик (глав, разделов, параграфов) должна отражать структуру рукописи. Чем больше объем работы и чем сложнее ее структура, тем больше, как правило, уровней нумерации.
В заголовках, вынесенных отдельной строкой, точка не ставится (если заголовок состоит из нескольких предложений, то точка не ставится в конце последнего), не допускаются переносы в словах, а также отрыв предлога или союза от относящегося к нему слова, не следует использовать аббревиатуры.
Параметры заголовков первого уровня «1.»
Times New Roman, 14 пт, все прописные, полужирный, по центр; Verdana, 12 пт, все прописные, полужирный, по центру.
Параметры заголовков второго уровня «1.1.»
Times New Roman, 14 пт, полужирный, по центру; Verdana, 12 пт, все прописные, полужирный, по центру.
Параметры заголовков третьего уровня «1.1.1.»
Times New Roman, 12 пт (как в абзаце), полужирный курсив, по левому краю, первая строка: отступ 1,27 см.
Verdana, 10 пт (как в абзаце), полужирный курсив, по левому краю, первая строка: отступ 1,27 см.
2.10. Требования к оформлению таблиц
Таблица не должна содержать много граф. Лучше составить несколько таблиц.
Таблицы набираются так, чтобы ширина таблицы соответствовала ширине текстового блока.
Ссылаться на таблицу нужно в том месте текста, где формулируется положение, дополняемое, подтверждаемое или иллюстрируемое табличными данными. Ссылка на таблицу в тексте обязательна. В тексте следует придерживаться единообразия в оформлении табличного материала.
Таблицы без заголовков, идущие после слов «в следующей таблице», должны быть помещены непосредственно за ссылкой.
В поперечных («лежачих») таблицах (при повороте издания на 90° по часовой стрелке) заголовок должен быть обращен влево.
Нумерационный заголовок
Нумерационный заголовок оформляется следующим образом: слово «Таблица» и ее номер арабскими цифрами без знака номера перед ними, без точки на конце; поставить на строку выше тематического заголовка, оформить курсивом и выровнять по правому краю.
Если таблица единственная в издании или статье, ее не нумеруют: ставить в заголовке слово «Таблица» без номера не следует.
Тематический заголовок
Тематический заголовок ставится над таблицей под ее нумерационным заголовком, выделяется шрифтом полужирного или курсивного начертания (по желанию автора, но одинаково для всех таблиц), без знака препинания в конце.
Над продолжением таблицы на новой полосе помещается заголовок типа Продолжение табл. 7 (если таблица на этой полосе не оканчивается) или Окончание табл. 7 (если таблица здесь завершается).
Если таблица не уместилась на одной полосе и продолжается на другой или на нескольких последующих полосах, то заглавная часть ее должна быть повторена на каждой новой полосе.
Пример оформления таблицы
Таблица 1
План обучения персонала ГК «_________» на 20______ год
2.11. Требования к оформлению формул
2.11.1. Набор формул должен быть по всему изданию единообразным по применению шрифтов и знаков, способу оформления формул.
2.11.2. Однострочные математические и химические формулы, основные строки математических формул должны быть набраны таким же размером и начертанием шрифта, что и текст, к которому они относятся.
2.11.3. Для формул предпочтительным является выравнивание по центру.
2.11.4. Формулы набираются шрифтами: Times New Roman, Verdana, Symbol. Высота скобок в формулах должна быть достаточной, чтобы охватывать находящееся в них выражение.
2.11.5. Перенос в формулах допускается делать в первую очередь на знаках соотношений {-, -, и др.), во вторую очередь на отточии (…), на знаках сложения и вычитания (+, -), в последнюю — на знаке умножения в виде косого креста (х). Перенос на знаке деления не допускается.
2.11.6. Математический знак, на котором разрывается формула при переносе, обязательно должен быть повторен в начале второй строки.
2.11.7. Небольшие формулы, не имеющие самостоятельного значения, набираются внутри строк текста.
2.11.8. Наиболее важные формулы, все нумерованные формулы, а также длинные и громоздкие формулы, содержащие знаки суммирования, произведения и т. п., набирают отдельными строками. Нумеровать следует наиболее важные формулы, на которые приводятся ссылки в последующем тексте.
2.11.9. Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, отделяют запятой или точкой сзапятой. Указанные знаки препинания помещают непосредственно за формулами до их номера.
2.11.10. Последовательность расшифровки буквенных обозначений
(экспликации) должна соответствовать последовательности расположения этих обозначений в формуле. После формулы перед экспликацией ставят запятую, затем с новой строки без отступа от левого края набирается слово «где» (без двоеточия), за ним следует обозначение первой величины, после тире — ее расшифровка и далее через запятую единица измерения. Все элементы располагаются в строку. В конце каждого элемента расшифровки ставят точку с запятой, а в конце последнего — точку.

Пример оформления формулы:
Плотность каждого образца P, кг/м3, вычисляют по формуле
Р=m/V
(1) где m — масса образца, кг; V — объем образца, м .
2.12. Требования к оформлению иллюстрированного материала
2.12.1. Выравнивание рисунков и диаграмм — по центру.
2.12.2. Размер текста на рисунках не менее 12.
2.12.3. Столбики и секторы столбиковых и секторных диаграмм должны быть подписаны или заштрихованы.
2.12.4. Все иллюстрации в тексте необходимо пронумеровать арабскими цифрами. Если иллюстрация в тексте одна, то она не нумеруется.
2.12.5. Все иллюстрации должны быть оформлены одинаково: либо с подписью (под рисунком), либо без нее.
3. Основные правила подготовки и проведения доклада
3.1. Этапы подготовки доклада:
3.1.1. продумывание структуры доклада;
3.1.2. разработка содержания;
3.1.3. выбор стиля;
3.1.4. подбор иллюстративного материала.
3.2. Компоненты доклада:
а) Открывающая часть — приглашает аудиторию уделить внимание сообщению и представляет докладчика -остроумная шутка, цитата, декларация, определение, риторический вопрос, аудиовизуальный эффект. Называется «эффект края»: лучше всего запоминается яркое начало и (или) конец.
б) Введение — мост, ведущий к основной части, предвосхищает главные мотивы доклада.
Во введении действует правило «Расскажи»: расскажи то, что собираешься рассказать. Расскажи, а затем расскажи о том, что рассказывал.
Пояснение: начать доклад следует с введения, в котором кратко излагается цель доклада и его .
Открывающая часть и введение готовят аудиторию к восприятию основной части.
в) Основная часть — блок, содержащий информацию, которую нужно передать слушателю — состоит из трех элементов:
ключевые пункты. Действует правило «Трех»: любое крупное сообщение передает не более трех ключевых пунктов (не перенасыщать сообщение -запоминается только 10% от услышанного).
— Поддерживающий материал: слайд-проекторы, видеопроекторы, переносные компьютеры, раздаточный материал.
— Переход — мост, по которому аудитория переключается от одного колючего пункта к другому.
г) Заключение — решающее давление на аудиторию и церемониальные действия. Состоит из — подведения итогов (сжатое представление результатов и выводы);
— ответов на вопросы (существуют различные способы обращения с вопросами. В некоторых случаях правильнее отвечать на вопросы по ходу доклад, но в большинстве случаев следует попросить слушателейзадавать вопросы в конце презентации);
— списка использованных источников;
-благодарности (возможность выразить признательность руководителю, консультантам, а также авторам, чьи материалы были использованы).
3.3. Подготовка компьютерной презентации:
Презентация — это процесс установления связей через общение. Не следует заменять презентацию технологией.
Нужно помнить при подготовке к презентации о правиле «противоречия»: чем лучше выбраны эффекты для подчеркивания отдельных тезисов, тем выше эффект, произведенный презентацией.
Однако, чем больше внимания привлекает техника и наглядность, тем меньше внимания аудитория обращает на оратора.
3.3.1. Презентация должна содержать не более 6 подпунктов и не более 20 слайдов по одному вопросу).
3.3.2. Большую роль играет специальное выделение (буллиты), а также использование для названий и текста только ключевых слов.
3.3.3. Необходимо ограничивать употребление ТОЛЬКО ЗАГЛАВНЫХ БУКВ.
3.3.5. Желательно не злоупотреблять ярким фоном. Это отвлекает от содержания. Нужно помнить о сочетаемости цветов и физиологии восприятия.
3.3.6. Лучше продумать заранее, где будет стоять докладчик во время показа. Важно не прятаться за компьютером, следить за слушателями, а не за техникой.
3.3.7. Не следует читать

Виды совещаний

Совещание — заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

  • симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;
  • конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;
  • конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, ­регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

  • оперативное;
  • инструктивное;
  • проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

  • диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
  • автократическое — основывается на вопросах руководителя к участ­никам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
  • сегрегативное— доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участ­ники, остальные слушают и принимают к сведению ­представленную информацию;
  • дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
  • свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.

Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

  • цель совещания,
  • основные вопросы для обсуждения,
  • состав участников,
  • место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. Пример 1).

Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее ­­доку­ментальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных ­вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм ­проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, ­существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, ­следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать читателям придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.

Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого документа представлен в Примере 2. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Как видно из Примера 3, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответст­венного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в ­Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется.


Участники совещания

После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

  • которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
  • которые в соответствии со своими служебными обязанностями ­обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
  • которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
  • которые будут организовывать выполнение решений совещания.

Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.

Полезность собрания обратно пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая их них имеет свои преимущества и недостатки.

К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания, как это показано в Примере 2.

В крупных учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть ­предложен проект решения.

Если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:

  • обращения;
  • информации о дате, месте и времени проведения;
  • повестки дня;
  • предложения принять участие;
  • просьбы о подтверждении участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за ­подготовку мероприятия. Возможный вариант оформления показан в Примере 4.

От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

  • приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо
  • повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3–5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1–2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

Организаторам совещания нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и поддерживать обратную связь. Следует уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств.

Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

Так, 10–15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не экономьте на своих сотрудниках и используйте оптимальный размер шрифта — 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок.

Не применяйте одновременно слишком много начертаний шрифтов (хватит и 2-х, например, самых распространенных — Times New ­Roman и Arial). Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями ­(курсивом, ­жирным) или подчеркиванием.

Продумайте, сколько уровней заголовков в тексте вам понадобится, нужно ли их нумеровать, как вы будете выделять наименования таблиц, схем и ­рисунков? Все это поможет читателю быстро ориентироваться в документе.

Главное, чтобы выбранная вами логика форматирования не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть ­даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов.

Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому дадим несколько основополагающих рекомендаций по ­составлению текста доклада. Он должен быть:

  • кратким, насколько позволяет содержание и цель;
  • понятным (простым, а не запутанным);
  • логичным;
  • структурированным.

Очень часто цели написания доклада состоят в том, чтобы оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное мнение или предпринять конкретные дейст­вия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения.

Помимо докладов, к совещанию готовятся информационные материалы, которые используют выступающие. Не зря гласит русская пословица: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Существует большое количество наглядных средств. Например, два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.

Подготовка помещения

Помещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено.

Его нужно проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования.

Стулья следует аккуратно расставить, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого-либо из сотрудников. Тогда им будет куда сесть.

На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.

На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем присутствующих.

Если для наглядности используются маркерные доски, необходимо предусмотреть наличие нескольких разноцветных маркеров, а также заранее пропитать так называемую «стерку» специальной жидкостью.

В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим.

Может потребоваться и более экзотическое оборудование. Например, на пищевых предприятиях возможно проведение дегустации какого-либо продукта и сравнение его с продуктами конкурентов. В этом случае ­необходимо предусмотреть наличие одноразовой посуды для каждого участника.

В некоторых компаниях в целях безопасности не разрешается приносить на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя.

Проведение совещания

Если повестка дня насыщенная, то рекомендуем установить регламент обсуждения. Он дисциплинирует участников и помогает председателю контролировать ход собрания. Примерный регламент совещания, посвященного обсуждению одного вопроса, может выглядеть следующим образом:

  • вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.;
  • основной доклад — до 30 мин.;
  • вопросы к докладчику — не более 2 мин. каждый;
  • содоклад, сообщение — не более 10 мин.;
  • вопросы к содокладчику — не более1 мин. каждый;
  • выступления — по 5–7 мин. каждое;
  • ответ докладчика — не более 5 мин.;
  • ответы содокладчиков — не более 3 мин. каждый;
  • справка по ходу совещания — не более 3 мин.;
  • чтение проекта решения — не более 3 мин.;
  • подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Максимальная продолжительностьсовещания не должна превышать трех-четырех часов в день. Исходя из психофизиологических особенностей человека рекомендовано делать перерыв через 1,5 — 2 часа работы на 15 мин.

Конкретное время проведения совещания определяется председателем. При этом следует учитывать человеческие биоритмы. Так, эргономические исследования выявили, что лучшим временем для принятия решений является позднее утро. Психологи же рекомендуют проводить большинство совещаний во второй половине дня. По теории биоритмов у человека два пика работоспособности — между 9–12 часами и между 16–18 часами. Хотя длительные собрания в конце дня могут вынуждать людей принимать быстрые и не всегда оптимальные решения. Успех зависит не от ­продолжительности совещания, а от того, насколько активны все его участники.

В среднем продолжительность совещаний на предприятии колеблется от 30 минут до 2-х часов. Нужно стараться, чтобы совещание было как можно короче, насколько это позволяют поставленные цели. Не секрет, что во многих компаниях совещания по вопросам, которые можно было бы обсудить за 20 минут, превращаются в длительную 2-часовую дискуссию. В мире накоплен большой опыт рациональных и даже оригинальных решений этой проблемы. Например, в некоторых японских корпорациях сотрудники выходят в холл, и совещание проводится именно там, причем стоя. Можно не сомневаться, что подобные обсуждения укладываются в рекомендуемые специалистами временные рамки — час, максимум полтора. Мне трудно представить такую форму проведения совещаний на российских предприятиях — нам в вопросах организации бизнеса пока далеко до Японии, но у нас еще все впереди.

Приведем рекомендации психологов, которые вы можете взять на вооружение:

  • информативные и оперативные совещания не должны превышать 20–30 мин., а проблемные — 1,5–2 часов;
  • обсуждение одного сложного вопроса не должно растягиваться более чем на 40–45 мин.;
  • через 30–40 минут работы у участников начинает ослабевать внимание;
  • через 70–80 минут появляется физическая усталость;
  • через 80–90 минут развивается отрицательная активность — ­начинаются разговоры и занятия посторонними делами;
  • если совещание продолжается без перерыва более 2-х часов, то ­появляются участники, согласные на любое решение.

Документальное оформление совещания

Самое важное начинается как раз после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

В зависимости от вида совещания и других факторов могут составляться следующие формы протокола:

  • полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании (в нем фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, выступления участников, вопросы, замечания и т.д.);
  • краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых решениях (без подробностей хода обсуждения).

Решение о том, какую форму протокола вести на совещании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

По своей сути протокол является конспектом совещания. Он может стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей встрече. Из этого документа отсутствующие на совещании смогут почерпнуть ценную информацию (ими могут быть ответственные исполнители, которые не были приглашены на обсуждение). Поэтому при составлении протокола в него необходимо включить следующие моменты:

  • дату и время проведения рабочего совещания;
  • участников;
  • повестку дня и ее исполнение;
  • принятые решения;
  • намеченные действия;
  • ответственных исполнителей;
  • срок исполнения.

Протокол ведется во время совещания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Основным профессиональным качеством секретаря должно быть умение слушать, которое в настоящее врем является недооцененным качеством. Большинство людей на совещании очень часто начинают говорить разом. Из всех слов, которыми мы пользуемся, только малая часть несет объективную информацию, которую стоит фиксировать в документе. Многие люди обрамляют свои мысли словами, выражающими их чувства к слушателям или отношение к группе. Чтобы выделить из такого словесного потока суть, требуется значительная концентрация внимания, а также знание основных ­бизнес-­процессов организации. Дадим ряд рекомендаций тому, кто протоколирует:

  • воспринимайте факты и идеи, а не только слова;
  • прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, ­предполагаемых или одобренных;
  • отмечайте слова, которые говорили бы о возможных переменах;
  • не стесняйтесь уточнять у присутствующих, если не уловили или не поняли принятого в ходе активного обсуждения решения или предстоящего действия;
  • перед тем, как перейти к следующему пункту обсуждения, подводите итог предыдущего. При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря входит лишь фиксация принятого решения в проекте протокола.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Образец оформления выписки из протокола производственного совещания приведен в Примере 5. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения (см. Пример 6). При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, ­например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится. Поэтому и в наших Примерах 5 и 6 ее нет.

Если вы изготавливаете копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

Контроль бывает сроковый и по существу. Ответственность за сроковый контроль возлагается на службу делопроизводства, а контроль по существу осуществляет непосредственный руководитель. На очередном совещании можно проинформировать сотрудников о выполнении решений предыдущего совещания.

В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (2000 г.), устанавливаются ­следующие сроки хранения протоколов:

  • протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) — постоянно;
  • протоколы научных, экспертных, методических, консультативных ­органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;
  • протоколы совещаний у руководителя организации — постоянно;
  • протоколы собраний трудовых коллективов организации — постоянно;
  • протоколы собраний структурных подразделений организации — 5 лет ЭПК;
  • протоколы общих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.

Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с ­утвержденной номенклатурой дел.

Электронный документооборот и совещания: что общего?

Предприятия все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Обращаем ваше внимание на тот факт, что во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления. Он способен эффективно решать следующие задачи:

  • планирование и подготовка совещаний;
  • предоставление руководителю удобных средств анализа предыдущих совещаний;
  • контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещания.

В том или ином виде (в зависимости от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы следующие функции:

  • формирование проекта повестки дня;
  • рассылка сообщений исполнителям, ответственным за подготовку проектов решений;
  • получение проектов решений и справок от ответственных исполнителей;
  • формирование пакета документов к совещанию;
  • рассылка пакета документов участникам совещания;
  • рассылка приглашений, повестки дня;
  • формирование протокола совещания;
  • контроль исполнения решений совещаний.

Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую ­отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

  • Ф.И. О. руководителя, который дал поручение;
  • Ф.И. О. ответственного исполнителя;
  • сроку исполнения поручений;
  • просроченным поручениям.

Грамотное использование СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *