Командировка без приказа

Деятельность многих компаний вынуждает периодически ездить в командировку. Подчиненные отправляются по распоряжению руководства, и оформление происходит по общему порядку.

Но что делать, если директору нужно поехать для решения служебных задач? Как выполняются все формальности?

Нормативно-правовая документация:

  • ТК РФ, статьи: 167, 168, 259, 2, 3, 151;
  • Постановление Правительства №749;
  • Письмо Роструда № 1143-ТЗ.

Ознакомиться с документами можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Письмо Роструда-ot-11-03-2009-1143

Требования законодательства РФ

При направлении в командировку директора компании распространяются аналогичные правила и требования, установленные Положением об особенностях поездки с целью выполнить служебные поручения для обычных сотрудников:

  • продолжительность — устанавливается в зависимости от объема, сложности и других особенностей;
  • гарантии – за руководителем сохраняется рабочее место и средняя зарплата; возмещаются все расходы, связанные с командировкой.

Для отдельных категорий сотрудников законодательство устанавливает определенные ограничения. Они распространяются и на «первое лицо» компании.

В командировку ехать запрещается:

  • Беременной женщине-руководителю, даже при личном согласии. Получая подобное распоряжение от учредителя организации, она имеет право отказаться.
  • Одиноким родителям, воспитывающим малышей до 5 лет, детей-инвалидов или ухаживающим за нетрудоспособными членами семьи.

Одиноких граждан, имеющих детей до 3 лет, направлять в командировку разрешается только при выполнении двух условий:

  • наличие письменного согласия;
  • медицинская справка подтверждает, что поездка не повредит здоровью.

Согласно законодательству, директору в полном объеме возмещаются целевые командировочные расходы: проезд, аренда жилья, проживание и т. д. В бухгалтерии предоставляется аванс.

Сумма суточных зависит от того, в какой регион планируется поездка.

На нее не влияет трудовой стаж, занимаемая должность или возраст. Мнение о том, что руководители/заместители должны получать повышенные выплаты, так как выполняют самую сложную и ответственную работу на выезде – заблуждение.

Согласно ТК РФ (ст. 2), подобная практика считается незаконной.

Как оформляется авансовый отчет по командировке? Информация — в нашей статье.

Как отмечаются командировочные в табеле рабочего времени? Узнайте .

Как оформить приказ на командировку директора?

Выполнение стандартных формальностей необходимо для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль. Поэтому перед служебной поездкой директора нужно все делать по закону.

В первую очередь, необходимо ознакомиться с Уставом. В нем указывается лицо, имеющее право составлять распорядительные документы. Иногда полномочия делегируются заместителю или главному бухгалтеру. Если такое право предоставляется исключительно директору, значит, только он может заниматься оформлением.

Последовательность действий такова:

  • Составить служебное задание – основание для издания Приказа. Если оно будет отсутствовать, по закону Приказ не будет выпущен в действие, обязательно учитывайте этот нюанс.
  • Издать Приказ о направлении в командировку. Он имеет огромное значение для предприятия, так как координирует действия кадровых специалистов и влияет на документооборот. Составляется на основании служебного задания, подписывается директором или уполномоченным лицом.

Служебное задание:

Форма Т10а

Приказ заполняется по установленной законодательством форме Т-9:

Бланк формы Т-9

В «шапке» указывается название компании, код ОКПО и порядковый номер документа.

В основной части требуется наличие следующих пунктов:

  • продолжительность командировки, календарных дней;
  • дата отбытия и прибытия в организацию;
  • цель поездки – должна совпадать с записью в служебном поручении;
  • сведения о директоре (ФИО, табельный номер, должность, место назначения и т. д.);
  • основания для направления – обычно пишется «служебное задание» с проставлением номера и даты издания.

При необходимости вносится информация о том, за чей счет производится поездка.

Завершается оформление подписью уполномоченным лицом или директором. Во втором случае в строке «С приказом ознакомлен» достаточно указать дату. Внизу ставится оригинальная печать фирмы.

Заполненный образец приказа на командировку директора смотрите здесь:

Приказ о направлении в командировку

Командировочное удостоверение – документ, необходимый для подтверждения времени прибытия в назначенное место.

Он должен содержать отметки, заверенные подписью директора и печатью. Выписывается на основании Приказа. Не оформляется в случае, если длительность поездки составляет не больше одного дня.

Когда руководитель возвращается в организацию, передает в бухгалтерию командировочное удостоверение вместе с авансовым отчетом и документами, подтверждающими целевые расходы.

Заполненный пример представлен ниже:

Командировочное удостоверение директору

Как осуществляется оплата труда несовершеннолетних в летний период? Читайте в нашей статье.

Как правильно оформить загранкомандировку? Узнайте .

Каковы суточные на 1 день командировки? Информация — .

Правильно передавайте полномочия

При оформлении распоряжения о направлении в командировку директора важно обратить особое внимание на делегирование обязанностей. Обычно полномочия передаются заместителю, но можно и другому служащему.

Главное — издать соответствующий Приказ.

Пример смотрите на рисунке:

Приказ о передаче полномочий

Замещение директора без освобождения от основной работы предусматривает дополнительную оплату.

Если планируется передать часть функций, все они конкретно прописываются в Приказе. Иначе заместитель должен будет выполнять все функции, указанные в Уставе.

Еще один документ, который необходимо оформить на время отсутствия руководителя – доверенность.

Она тоже содержит полномочия, которыми будет наделен заместитель. Срок действия составляет не больше трех лет.

Заполненный образец показан на рисунке:

Пример доверенности

Срок хранения

Приказ о направлении в командировку директора должен находиться в архиве определенное количество времени.

Трудовым кодексом РФ установлены такие сроки:

Поездка в пределах РФ,лет Зарубежная командировка, лет
5 10

Оформление отбытия директора в командировку напрямую связано с ведением налоговой базы, поэтому важно выполнять все действия грамотно.

Соблюдая установленный порядок, вы сможете без проблем списать все командировочные расходы предприятия.

В крупных организациях нередко начальству приходится отправляться в отъезды по служебным вопросам. Однако для этого следует учесть ряд формальностей, а также выполнить их в соответствии с законодательством РФ и Уставом данной организации (как и при оформлении даже такого момента, как временное замещение работника, для чего издается соответствующий приказ). А именно – оформить и издать документ о направлении начальства в командировку. Как же это сделать? Какие изменения претерпела требуемая документация в 2018 году?

Как оформить приказ о командировке директора?

Перед тем, как оформлять документ-распоряжение о командировании руководителя, можно составить служебную записку – основание для направления в рабочую поездку. В образце служебной записки требуется указать цель командировки, дату и время отъезда и предполагаемого возвращения, а также транспорт, доставивший в пункт назначения. Это поможет сократить налогообложение «казны» предприятия. Хотя с 2018 года этот документ не является обязательным. Затем уполномоченное лицо составляет распорядительный акт на командирование.

Образцовый приказ директора на самого себя в командировку должен содержать следующие сведения:

  • Все реквизиты организации: наименование организации и её учреждения (например, ООО), ИНН, ОКПО;
  • Точная информация о месте направления (вплоть до адреса улицы и номера дома);
  • Источник финансирования;
  • Все реквизиты руководителя, направляемого в рабочую поездку;
  • Сроки его пребывания в рабочем отъезде;
  • Цель служебной поездки и вопросы, которые должно решить отправляемое лицо;
  • Ссылка на служебную записку (при желательном наличии);
  • Инициалы главы предприятия, подписи всех участников и печать.

Образец приказа

Приказ на командировку директора кто подписывает?

С 2018 г. рабочие поездки регулируются письменным решением работодателя –
распоряжением о командировании. Этот документ подписывается главным руководителем организации. То есть если директор является таковым, то ему и нужно подписывать изданное собой распоряжение.

Если у предприятия имеется выше стоящее звено, чем директор, то правом подписания и издания (в зависимости от Устава организации) обладает именно оно. Но подпись руководителя как подтверждение ознакомления с документом также необходима.

Форма приказа на командировку директора

Заполняется распорядительный акт на командирование руководителя по форме Т-9. Однако строго установленного образца такого распоряжения не существует, поэтому составитель вправе дополнять, корректировать содержание распоряжения в соответствии с Уставом организации.

Требуется взять в учет и указать все требуемые в форме реквизиты для того, чтобы данный распорядительный акт вступил в законное действие. Аналогичные требования распространяются и на приказ на генерального директора на командировку.

Образец приказа о направлении директора в командировку

Следует уделить внимание отсутствию в бланке полей для начислений оплаты за служебную отлучку. Понадобится составить один оригинал и копию распорядительного акта и передать его в бухгалтерию. В противном случае руководитель может остаться без суточной оплаты рабочей поездки и взять все расходы в пути на себя.

Скачать образец заполнения форма Т-9

ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ

В первую очередь, это означает организацию всех необходимых процессов и подготовку документов. Приоритет – сберечь время топ-руководителей и бюджет бизнес-структуры. Этому способствует четкий план служебной командировки и контроль его выполнения на всех этапах. Командировка руководителя не потребует много усилий от организаторов при наличии у них релевантного опыта.

Переговоры, конференции, деловые встречи с зарубежными партнерами, открытие новых филиалов – важная часть большого бизнеса. Для руководителя командировка предполагает новые возможности, готовиться к ней нужно заранее.

Выезд за границу потребует оформления деловой визы. Для руководителя и сопровождающих его лиц — собрать и подготовить необходимые бумаги. Пакет документов и срок оформления визы зависит от места и цели выезда руководителей. Для получения разрешения в некоторые страны потребуется личное присутствие руководителя.

Имея аккредитацию в 15 посольствах и специальное структурное подразделение, ГК Аэроклуб окажет содействие и всестороннюю визовую поддержку руководителю и сотрудникам компаний.

Поездка руководителя может носить частный характер, сохранение конфиденциальности в этом случае гарантировано.

УСЛУГИ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ

Предложения ГК Аэроклуб направлены на конструктивную реализацию всех запросов руководителя. Использование нашего программного продукта решает вопрос организации, поиска оптимальных предложений на авиа и железнодорожные билеты.

Как официальному представителю BCD Travel, нам доступны специальные тарифы в тысячах отелей по всему миру. Для руководителя и сотрудников компаний ¬– наших клиентов, предоставляются скидки в размере до 30 % от официальных цен. Комплексно это способствует контролю служебных расходов на поездку, экономии средств.

Взаимодействие с крупными международными компаниями, позволяет реализовать индивидуальные потребности клиентов, включая VIP-поездки.

  • Аренда самолетов, вертолетов
  • Обслуживание руководителей в VIP-залах аэропортов
  • Организация частного транспорта и аренда автомобилей класса люкс
  • Аренда и подготовка вилл
  • Консьерж-сервис в командировке

Важный для руководителя аспект – высокий уровень безопасности и клиентская поддержка в экстренных ситуациях.

>УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДАМИ

Обращение к экспертам business travel влечет гарантированное сокращение расходов руководителя и самой компании на командировку.

ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА ПРИ ПОДГОТОВКЕ ВЫЕЗДА

  • разработка плана работы, маршрута командировки;
  • участие в деловых переговорах с партнерами-поставщиками услуг;
  • содействие оформлению документов, организации business travel;
  • в случае необходимости – встречи с руководителем, обсуждение деталей.

ГК Аэроклуб предлагает своим клиентам индивидуальные программы сокращения расходов на командировки. Наши клиенты получают всю необходимую документацию для руководителя и бухгалтерии

  • Финансовый, авансовый отчет о командировке
  • Статистический отчет (MIS reports)
  • Отчет по запросу руководителя компании с отражением дополнительных параметров

Руководителя может заинтересовать обслуживание на платформе имплант/аутплант офисов.

Подробнее здесь.

Важно!

Следует уточнить, какой статус придает сам руководитель командировке – организацию специального гардероба, согласования пребывания, оформления нестандартных документов и т.д.

Организация деловых поездок руководителя – задача для опытных специалистов. Ожидаемый эффект от бизнес-поездок достигается только путем грамотного планирования организационных вопросов.

Организуем командировку своего шефа

«При подготовке к сражению я всегда находил,
что планы бесполезны, но планирование – обязательно!»
Д. Эйзенхауэр

Поговорим о таком тривиальном явлении в бизнесе, как командировка. Несмотря на то что каждый помощник и секретарь регулярно готовят данный процесс, давайте еще раз остановимся на основных его этапах, и, возможно, вы узнаете дополнительные тонкости.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Деловые поездки могут осуществляться в пределах города (местные командировки) и с выездом в другие населенные пункты и даже государства. Как правило, подготовка командировок осуществляется по типовой схеме, однако на нее влияет то, в каком статусе будет представлен руководитель в командировке: почетный гость, VIP-персона, член делегации, участник конференции, деловой партнер и т.д.

Пример 1 СвернутьПоказать

Если руководитель пребывает в статусе почетного гостя, VIP-персоны или участника конференции, возможно, что усилия по бронированию мест в гостинице и билетов возьмет на себя принимающая сторона.

Пример 2 СвернутьПоказать

Если ваш руководитель является членом делегации, возможно, что координацию действий по бронированию мест в гостинице и билетов примет на себя организатор поездки.

В данной статье мы будем рассматривать тот случай, когда все действия по организации поездки руководителя берет на себя его секретарь-референт. Итак, приступим!

Бронирование гостиницы

Предоставление гостиничных услуг на территории России должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.

На класс (т.е. уровень сервиса) гостиницы, как в России, так и за рубежом, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5. Классификация номеров гостиниц делит их по таким показателям, как площадь номера, вид из окна, обстановка и т.п. Их обозначают:

  • STD (standart) – стандартная категория номеров в гостинице;
  • BDR, BDRM (bedroom) – номер со спальней;
  • superior – номер большего размера, чем стандартный;
  • corner room – угловая комната;
  • balcony – номер с балконом;
  • studio – студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней;
  • family room – семейный номер, размером больше стандартного;
  • family studio – номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
  • king size или extra bed – номер с большой кроватью для семейной пары;
  • suite – номер больше, чем стандартный, с гостиной и спальней, оборудованием высокого качества и дорогой мебелью;
  • suite mini – номер улучшенной категории;
  • junior suite – однокомнатный двухместный номер улучшенной планировки и большого размера;
  • de luxe – номер, аналогичный junior suite, но с более дорогой обстановкой;
  • executive suite, suite senior – номер повышенной комфортности, состоящий из двух и более комнат;
  • business – большой номер с оргтехникой (например, компьютером или факсом), пригодный для работы;
  • honeymoon room – номер для молодоженов;
  • connected rooms – совмещенные номера, имеющие дверь-проход из одного в другой;
  • duplex – двухэтажный номер;
  • apartment – номера, приближенные к виду современных квартир, имеющие места для приготовления еды, как двух- и более комнатная квартира;
  • president – самый роскошный номер в гостинице, в нем кабинет, несколько спален, два-три туалета.

На сегодняшний день количество ресурсов, на которых можно выбрать подходящую гостиницу, – огромно. Лично мне самым удобным для поиска подходящих вариантов видится старый добрый www.booking.com, на данном сайте вы без труда сможете забронировать номер как под банковскую карточку, так и без нее. Обычно гостиницы предлагают клиентам различные формы оплаты:

  • предварительную по безналичному расчету,
  • банковскими карточками (предварительно или по прибытии) или наличными денежными средствами (по прибытии).

Первоначальные параметры поиска устанавливаются на главной странице этого ресурса (см. Рисунок 1), а после вывода на экран отфильтрованных вариантов отелей поиск можно дополнительно сузить, используя большее число критериев (Рисунок 2). Далее начинаете анализировать найденные варианты, и несколько понравившихся вам отнесите на утверждение (окончательный выбор) шефу, прокомментировав, чем они хороши и чем отличаются.

Когда я сама собираюсь в путешествие за границу, то, выбрав подходящую мне гостиницу на www.booking.com, обычно проверяю, можно ли забронировать номер на более выгодных условиях. Для этого пользуюсь ресурсом www.roomguru.ru. На главной странице этого сайта вписываю в нужные поля выбранную гостиницу, даты; в результате поисковая система выдает информацию, по какой цене номера в выбранной гостинице предлагаются различными туристическими сайтами. По гиперссылкам можно сразу переходить на эти сайты с самыми выгодными на текущий момент по стоимости предложениями и, если остальные условия (способ оплаты и пр.) подходят, бронировать.

Разные туристические сайты предлагают своим пользователям интересные бонусные программы. Например, на www.hotels.com действует акция «Наберите 10 суток и получите 1 сутки бесплатно», причем независимо от того, бронируется ли проживание для командировки или для личных целей. Каждый сайт пытается удержать своих пользователей, предлагая доступ к секретным ценам и промокоды (www.hotels.com), горящие предложения (www.booking.com) и др. Не поленитесь зарегистрироваться на этих сайтах и будете регулярно получать все спецпредложения, сэкономив как свои личные денежные средства, так и ресурсы компании.

В последнее время командированные и просто туристы предпочитают останавливаться не в отелях, а в частных квартирах, предлагаемых специализированными сайтами (www.airbnb.ru и пр.), которые позволяют посмотреть на город проживания глазами местного жителя, приводя рейтинги, сформированные на основании отзывов предыдущих жильцов. Согласитесь, интересно приехать, скажем, в Питер или Рим и пожить там в квартире как «местный», да еще и со всеми удобствами (оборудованной кухней, стиральной машиной, гладильными принадлежностями и пр.). Не говоря уже о том, что это зачастую оказывается существенно дешевле, чем проживание в гостинице.

А теперь несколько практических советов о том, как можно сориентироваться в незнакомом вам городе. Если кто-то из коллег уже ездил туда или даже к тому партнеру, то у него можно попробовать проконсультироваться, какой район города удобен для размещения (близок к вокзалу и конечной цели командировки, что вокруг: метро, центральная пешеходная зона с сувенирными лавочками и кафешками или спальный район на окраине), понравилась ли гостиница, в которой он останавливался и почему. Аналогичные сведения можно уточнить и у секретаря принимающей стороны. После этого найдите в Интернет карту этого города и сопоставьте полученные данные для правильного выбора местоположения отеля. Воспользуйтесь и отзывами путешественников, которые делятся своими впечатлениями как на туристических сайтах, так и в специализированных форумах (например, «Форум Винского»: forum.awd.ru), интернет-справочниках («Тонкости туризма»: tonkosti.ru и пр.).

После возвращения руководителя поинтересуйтесь, удачен ли оказался выбор, что понравилось, что доставляло неудобства. И запомните его ответ, чтобы постепенно уяснить его истинные предпочтения и в следующий раз сделать более грамотный выбор.

Рисунок 1

Главная страница www.booking.com, на которой задаются основные параметры поиска гостиницы

СвернутьПоказатьРисунок 2

Дополнительные критерии поиска на www.booking.com

СвернутьПоказать

Приобретение билетов

Организация командировки руководителя предполагает приобретение (бронирование, доставку) билетов. Если речь идет о стандартных направлениях, то на большинство рейсов секретарь может приобрести билеты самостоятельно в Интернете. Я пользуюсь официальными сайтами основных авиакомпаний и еще некоторыми площадками: www.rzd.ru, www.skyscanner.com, www.momondo.ru, www.aviasales.ru, www.tutu.ru, www.polets.ru и пр., многие из которых располагают удобными вариантами мобильных приложений.

Как правило, приобретаются билеты в обе стороны (туда и обратно). Перед покупкой (бронированием) билета любого класса на железнодорожный или авиатранспорт необходимо выяснить условия его обмена и возврата.

Авиакомпании-перевозчики самостоятельно устанавливают весь спектр условий, связанных с приобретением билетов и полетом. В частности, они определяют тарифы на авиабилеты и скидки, условия отказа от полета и возврата билета, правила регистрации в аэропорту, правила провоза, допустимый вес и размеры багажа, условия полета с детьми и др. Все эти нюансы секретарь должен выяснить до приобретения билетов самостоятельно.

Стоимость определяется тарифами на авиабилеты, таксами и скидками, устанавливаемыми авиакомпаниями, и зависит, в частности, от условий продажи и категорий пассажиров. На тариф влияют:

  • класс обслуживания (существует 3 класса авиаперелетов: первый, бизнес и экономический, они отличаются помимо цены комфортабельностью кресел, питанием и весом бесплатно провозимого багажа);
  • сезон;
  • время, за которое приобретается билет;
  • возможность смены даты вылета и возврата билета;
  • приобретается ли билет «в одну сторону» или «туда и обратно», а также срок пребывания в пункте назначения.

Приобретая железнодорожный билет, следует учитывать, что каждому пассажирскому вагону присвоено сокращенное наименование:

  • СВ (Л) – мягкий с двухместными купе,
  • СВМ (М) – мягкий с двух- и четырехместными купе,
  • М – мягкий с четырехместными купе,
  • К (К) – купейный с четырехместными купе,
  • КБ – купейный с купе-буфетом,
  • КР – купейный с радиостанцией,
  • ПЛ (П) – плацкартный со спальными местами,
  • О (О) – общий с местами для сидения,
  • ОБЛ (С) – межобластной с местами для сидения,
  • Р – вагон-ресторан.

Вагоны повышенной комфортности в зависимости от категории и комплекса предоставляемых услуг делятся на классы: экономический – «Э», бизнес – «Б». На сегодняшний день практически все железнодорожные билеты как по России, так и за рубежом, можно приобрести в электронном формате. Распечатав такой билет на своем принтере, вы передаете его шефу для предъявления при посадке в поезд, т.е. никому никуда дополнительно ездить за билетом не придется.

Трансфер и точки посещения

Секретарю, организующему командировку своему руководителю, необходимо связаться с принимающей стороной и запросить предварительную информацию обо всех официальных и неофициальных мероприятиях программы пребывания руководителя.

Так, если запланировано совещание, то необходимо согласовать дату и время его проведения, предварительный список участников, необходимость подготовки рекламных или информационных материалов.

Если запланирован прием в ресторане, следует уточнить дату и время проведения, предварительный список приглашенных гостей, особенности протокола: форма приглашения, одежда, размещение символики компаний, именные карточки и т.д. Как правило, комментарии по выбору того или иного ресторана я смотрю на www.tomesto.ru. На данном ресурсе удобно бронировать столики, сориентироваться в стоимости блюд, кухне, по фото оценить интерьер, узнать время работы, адрес и контактный телефон. Часто пользуюсь и www.tripadvisor.ru, где есть возможность просмотреть отзывы бывалых критиков вплоть до советов, какое блюдо в каком ресторане особенно хорошо удается поварам. Здесь же можно задать параметры поиска заведения с высоким рейтингом среди посетителей с учетом удаленности от места проживания или пребывания командированного и средней стоимости чека. Одновременно с помощью данного ресурса можно спланировать и культурную программу, уточнив, какие достопримечательности располагаются поблизости

Можно запросить принимающую сторону о возможности оказания помощи в бронировании гостиницы, в передвижении по городу (машина с водителем), а также при встрече в аэропорту. Если трансфер все-таки нужно организовать самим, то в Интернет легко найти службу такси этого города, далее по согласованию с руководителем нужно определиться с классом автомобиля и количеством поездок:

  • можно заказать встречу на вокзале с «доставкой» в выбранный отель, а потом руководитель в случае необходимости сам сможет заказывать у них такси либо
  • сопровождение одной машиной / водителем или разными в течение всего времени пребывания человека в городе.

Если нужен только трансфер из вокзала в отель, то его часто можно заказать в самом отеле.

Бывают командировки, в которые едут и на собственном авто.

См. статью «Документы по представительским расходам». Если освоите эту тему, то сможете приносить дополнительный «доход» организации в виде «сэкономленных налогов». Для этого нужно разобраться, какие расходы можно провести как представительские, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов)

Алгоритм действий

Итак, накануне отъезда необходимо сделать следующее:

  • Убедиться в наличии действующего заграничного паспорта и действующих виз, если планируется загранкомандировка.
  • Иметь проверенную информацию о прибытии / отъезде: место, точное время прибытия / отъезда, номера рейсов / поездов.
  • Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены (либо распечатаны).
  • Иметь окончательный список отъезжающих в командировку.
  • Подтвердить бронирование гостиницы.
  • Определить время и место отъезда и сообщить об этом водителю.
  • Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудникам компании, сопровождающим руководителя в командировке.
  • Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.
  • Обратите внимание, что с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно (фактическое время пребывания в командировке теперь определяется по проездным документам). Но по-прежнему придется оформить:
    • приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9 (а если отправляется группа сотрудников, то по форме Т-9а). Раньше унифицированные формы документов по учету труда были обязательными для всех, а теперь их должна разрабатывать и утверждать для себя каждая организация, хотя многие продолжают использовать прежние формы, утвердив их. Потому в статье мы продолжим использовать их общепринятые наименования, введенные изначально постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
      Заполнение приказа мы показали в Примере 2. Обратите внимание, что руководитель предприятия расписывается в нем дважды: как лицо, уполномоченное подписывать такие документы, и как работник, направляемый в командировку, дабы не оставлять этот второй реквизит незаполненным. Раньше в качестве основания издания такого приказа обычно значилось служебное задание, теперь из-за его отмены здесь фигурируют иные документы, например служебные записки;
    • затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в Журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Мин­здравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. В нем нужно заполнить: Ф. И. О. командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. А в графе 3 «Дата и номер командировочного удостоверения» можно проставить прочерк. См. Пример 1;
    • дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно обозначить в табеле рабочего времени (ведется по форме Т-12 или Т-13) кодом «К». Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле нужно проставить сразу два кода: «К» и «РВ». В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной день оплачивается «не менее чем в двойном размере»;
    • после возвращения работника из командировки он сам должен (но за руководителя это чаще делает бухгалтер) составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены. Работник должен представить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Ими могут быть чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Пример 1

Журнал учета выбывающих в командировку

СвернутьПоказатьПример 2

Приказ о направлении в командировку

СвернутьПоказатьСм. новость «Командировочные удостоверения и служебные задания отменены!» См. статью «Документы о командировке “по-новому”» См. статью «Быть иль не быть командировочному удостоверению? Взгляд юриста» Бесплатно 1 номер журнала

Некоторые этапы рабочего процесса требуют личного присутствия человека с другого предприятия со служебным заданием на несколько дней. Такие трудовые и партнерские взаимоотношения между организациями называют командировками и имеют свои цели.

Что признавать, а что – нет под служебными целями отбытия подчиненного, можно узнать из действующего Постановления российского Правительства № 749 от 13.10.2008 года.

В нормативе подробно изложены все правила и требования к кадровой работе в отношении направлений подчиненных в командировочные поездки, в том числе и определяется понятие «цель командировки».

Что это такое

Общее понятие цели командировки для рабочего регламента – это выполнение служебных обязанностей соответственно должности представителя организации с целью улучшить процесс развития предприятия.

Основанием в документальном виде для такого процесса является распоряжение от самого руководителя в форме составленной служебной записки.

Целями командировок нельзя признать осуществление каких-либо должностных обязанностей в пути следования к месту назначения по командировочному приказу.

Работа только по прибытию на место назначения будет признаваться выполнение целей и задач по командировке.

Ранее, до января 2019 года (на основании постановления правительства России № 1595 от 29 декабря 2019 г.), цель излагалась строго в служебном задании.

Теперь, уже почти как год, цели полагается прописывать в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по форме № Т-9, Т-9а, а также в произвольном вариант (ч. 1 ст. 8 и ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Такое правило рекомендуется выполнять согласно п. 3 Положения о командировках. Хотя это не обязанность кадровика, главное, чтобы была служебная записка и согласие работника поехать в командировку, оформленное заявлением.

Некоторые бухгалтеры негосударственных юридических образований пользуются разрешением Роструда (три письма – № 2-ТЗ от 9 января 2013 г., № ПГ/1487-6-1 от 14 февраля 2013 г. и № ПГ/10659-6-1 от 23 января 2013 г.) издавать приказы в произвольной форме, где и цели могут прописывать в самом тексте документа.

Какие бывают

Как крупные, так и мелкие компании могут использовать командировкик для того, чтобы улучшить качество работы своих подчиненных, перенять опыт высококвалифицированного специалиста, расширить сферу влияния своего предприятии, заручиться сотрудничеством и подписать стоящие договора и т.д.

Каковые бы ни были цели, их можно разделить на общие служебные поездки и профильные. К общим относятся следующие цели и задачи, которые возлагаются для выполнения на командируемого:

  • закупка сырья, товаров, оборудования или комплектующих;
  • ведение переговоров для заключения договора между предприятиями – для подчиненных, работающих с клиентами, являющимися юридическими лицами, для начальников отделов и директоров компании;
  • решение юридических и правовых спорных вопросов с привлечением специалиста – юриста компании;
  • маркетинговые исследования на новых перспективных для предприятия территориях;
  • завоевание рынков и иное развитие бизнеса;
  • участие в научно-исследовательской конференции, тесно связанной с работой учреждений, организации или предприятия;
  • когда требуется перенять навыки и умения от каких-либо специалистов другой фирмы или компании, тогда цель командировки обмен опытом.

Если на предприятии практикуются регулярные поездки и даже имеется свой график командировок, то обычно в такой организации есть необходимость осуществлять какие-либо проверки работы своих филиалов.

Или же есть партнерские договора с другими фирмами, которые предполагают регулярное присутствие специалиста, оказывающего услуги по договору сотрудничества.

Так, к узко профильным командировочным поездкам можно отнести следующие направления:

  • проверка качества работы структурных подразделений крупного холдинга или корпорации в других регионах России;
  • проведение внутриучетной бухгалтерской, аудиторской, кадровой, технической или иной проверки;
  • передача знаний молодому поколению специалистов предприятия;
  • плановое обслуживание оборудования на филиалах этого же предприятия, либо на территории организации, заказавшего такую услугу (к примеру, наладка станочного оборудования в цехах мебельной фирмы);
  • осуществление обязанности водителя при перевозке сотрудника в командировку, когда перемещение с основного места работы в другой пункт происходит на служебном транспорте – в этом случае командируются два человека – водитель и сотрудник, генеральный директор.

Целями может быть также подготовка к открытию нового подразделения, отделения компании, филиала или дочернего предприятия.

Точно так же и при реструктуризации или ликвидации какого-либо филиала предприятия иногда приходится отправлять бухгалтера или юриста в другой регион, где находится отделение или филиал.

Это делает обычно для того, чтобы могли бы быть проведены все проверки, подготовлены в надлежащем виде отчеты и другие документы.

Можно ли отказаться от командировки в другой город, вы можете узнать в статье: как отказаться от командировки.

Как оформить командировку в выходной день, описывается в этой статье.

Примеры

Примерами целевых командировочных назначений могут послужить следующие варианты, которые можно распределить в сводной обзорной таблице:

Должность Примеры ситуаций Цель командировочной поездки
Руководительпредприятия Открытие новогопроекта. Переговоры с подрядчиками и другими поставщиками товаров и услуг с целью заключения с ними долгосрочных контрактов.
Участие в ходе ревизионной проверки филиала. Когда выявлены серьезные нарушения в ходе проверки сотрудниками КРУ на подразделении предприятия, находящемся в другом городе или регионе, и требуется присутствие руководителя по урегулированию всех спорных ситуаций и моментов.
Поиск новых возможностей для развития бизнеса. Встречи с потенциальными партнерами существующего предприятия, или задачи создать и реализовывать новые бизнес проекты.
Открытие нового структурного подразделения, отделения или филиала. Например, если в соседнем городе открывается еще один завод, входящий в концерн или корпорацию.
Главный бухгалтер организации Проверка бухгалтерии в филиале или подразделении. Проведение плановой проверки внутриорганизационного учетного бухгалтерского контроля над правильным ведением налогового и бухгалтерского учета и отчетности.
Учет, аудит и создание новой базы данных на новом дочернем предприятии. Если руководитель еще не успел нанят бухгалтера для нового дочернего предприятия, то он может командировать для подготовки бухгалтерской основы и ресурсной базы данных.
Посещение для приемки дел. Когда бухгалтера переводят на другую должность или на другое рабочее место, которое находится в другом городе, то ему придется какое-то время поездить туда, чтобы принять все дела, отчеты и материальные ценности.
Повышение уровня квалификации в другом регионе. Приезд на какую-либо всеобщую конференцию, значимую для будущего предприятия и его правильного ведения бухгалтерского учета.
Начальник отдела кадров Обмен опытом и знаниями с другим кадровым специалистом. Приезд в другой город, где опытный кадровик, делиться всеми секретами и знаниями в отношении кадрового делопроизводства и трудового законодательства.
Смена места работы по переводу начальством подразделение фирмы, находящееся в другом городе. Передача кадровых дел для начальника отдела кадров также как и для бухгалтера не всегда может происходить в один день, если сотрудник назначается из другого города.
Юрист компании Разрешение споров по земельным вопросам для филиала компании, где нет своего юриста. Если появились какие-то разногласия в отношении оформления земельного участка под строительство будущего здания филиала компании, тогда юриста могут отправить для урегулирования подобных дел.
Главный менеджер отдела продаж Переговоры по поставкам товаров и заключение договоров. Встречи с поставщиками или производителями по вопросам заключения договоров по своевременной поставке товаров.

По большому счету все цели, которые имеют прямое отношение к служебным обязанностям и развитию бизнеса, рабочему процессу предприятия, все это может служить поводом для отправки человека в другой город или регион на короткий или длительный срок.

Так, цель командировки юриста примеры может показывать, какие угодно – от получения дополнительного образования или обмена опытом на другом предприятии, до судебных разбирательств и надлежащего нотариального оформления лицензии на осуществление той или иной деятельности филиала предприятия.

То же самое можно сказать и о других сотрудниках, которых понадобилось отправлять в поездку на другое рабочее место, где требуется временно выполнить свои обязательства в рамках трудового соглашения и в интересах предприятия.

Бухгалтер

Главный бухгалтер или просто бухгалтер на любой фирме или в организации юридической формы собственности – это всегда материально ответственное лицо, которое отвечает за разные ценности – материальные, имущественные, денежные.

Это говорит о том, что такой человек подотчетен в своем труде только на основном месте своей работы.

Именно поэтому зачастую компании, отправляющие своего бухгалтера в дочернюю или партнерскую компанию в другой город для формирования и подписания отчетной, а также платежной документации, практикуют оформление трудового договора по совместительству.

Трудовое законодательство не ограничивают граждан, на скольких рабочих местах они могут быть одновременно оформлены (ст. 282 ТК РФ).

А потому если бухгалтеру придется пребывать в командировке около месяца и более, тогда его трудовую деятельность в другом регионе страны или городе можно оформить в порядке совместительства.

Но командировки могут оформляться также и договором подряда ( (ст. 7 закона № 129-ФЗ от 21.11.1996 г., отредактированного 30.06.2003 г.).

Особенно, это касается тех ситуаций, когда бухгалтера хочет нанять совсем другая фирма, при согласии его начальства. Тогда оформляется командировка, а на месте прибытия фирма оформляет краткосрочный договор подряда.

Однако по такому договору бухгалтеру нельзя будет подписывать платежные и отчетные документы, а также сдавать и в налоговую не по месту своей прописки и основной работы Письмо ФНС РФ 8-11/18431 от 07.04.2003 г.).

Водитель

Если должность предполагает выполнение своих обязательств по трудовому договору, которые легко можно признать разъездной работой, тогда эти обязанности не считаются командировками.

Ведь они являются неотъемлемой частью профессии и должности (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Это относится к водителям, должностной обязанностью итак является непосредственное нахождение за рулем.

Но это только в пределах региона или той территориально-административной единицы местности, где зарегистрирован и проживает такой работник.

В случае, когда водителю необходимо покинуть регион или населенный пункт, где находится его контора, и нужно отвезти своего начальника в командировку, туда и обратно, на водителя в общем порядке оформляется приказ формы № Т-9 (ст. 166 ТК РФ).

Командирование водителей грузового транспорта осуществляется на тех же условиях, только их целью будет доставка грузов и принятие дорожно-транспортных накладных в соответствующем порядке.

Цели командировок не имеют фиксированного перечня в законодательных актах или кадровом делопроизводстве.

Они всегда будут отличаться между собой по назначению, должностным и обстоятельствам, которые требуют разрешения при помощи отправки сотрудника в другой город. Поэтому есть просто общие категории целей, по которые подходят более детальные случаи.

Но цель всегда должна указываться либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку, в независимости от того, кого направляют в поездку.

Служебное задание на командировку рассматривается в статье: служебное задание на командировку.

Про возвращение из командировки позже срока .

Как указывается командировка в выходной день в табеле учета рабочего времени, вы можете .

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *