Как правильно написать зрс примеры

Цитата по четвергам. Выпуск от 17 марта 2011 г

Добрый день, дорогие читатели.
В прошлом выпуске с цитатой я задал вопрос, как бороться с ситуацией, когда сотрудники приходят к вам с проблемами и просят принять решение. Именно такая ситуация описывалась в цитате о показателе безответственности персонала.
Так что же в самом деле предпринять? Как написал в комментарии один из читателей — «» Боюсь, что посылая всех подальше, легко остаться со своим бизнесом наедине.
В качестве ответа я приведу небольшой отрывок из статьи «Как разгрузить человека, делающего основной доход в компании?», публиковавшейся в рассылке прошлым летом. Речь в ней шла о работе коммуникатора — личного помощника руководителя, и об очень действенном инструменте технологии управления — ЗРС (законченной работе сотрудника). Если у вас в компании внедрена система ЗРС, то, в принципе, и без коммуникатора можно обойтись. А принимать решения станет просто и надежно!
Хороших дней,
Владимир Кусакин

_______________________________________
ЗРС — законченная работа сотрудника

«Представьте себе следующую ситуацию. На прием к начальнику приходит сотрудник с проблемой, которую надо решить без отлагательств. После допроса с пристрастием выясняется, что полетела какая-то важная программа, без которой может остановиться весь исходящий поток из организации. В следствие чего не будет входящих звонков, не будет продаж и вообще… тушите свет. Коммуникатор отсылает этого человека собрать всю информацию по тому, где, за какие деньги и как быстро можно приобрести эту программу. Кроме этого выясняет у бухгалтера наличие свободных средств на разных фондах и возможность произвести покупку, не дожидаясь следующего финансового планирования. Попутно решаются вопросы с системными администраторами по поводу актуальности именно этой программы. В общем, целый хоровод. В итоге, собрав всю нужную информацию, проанализировав ее полноту и правильность, коммуникатор отправляет этого сотрудника к начальнику. Здесь уже все проходит легко, так как вся предварительная работа сделана.
Вы скажете, идеальная картина? А вот и нет. Разве реально обучить такого коммуникатора, чтобы он сам разбирался во всех нюансах производства? А если он действительно во всем этом разбирается, разве целесообразно держать его в качестве личного помощника?
Коммуникатор совсем не обязательно должен вникать во все тонкости. Всю входящую коммуникацию он проверяет формальным образом, и помогает ему в этом такой замечательный инструмент из технологии управления Л. Рона Хаббарда, как ЗРС – законченная работа сотрудника.
ЗРС – это подборка информации относительно какой-либо ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от руководителя требовалось только отметить «одобрено» или «не одобрено». «Законченная работа сотрудника» — это подборка информации в виде послания или пакет, в котором: 1) излагается ситуация, 2) предоставляются все данные, необходимые для ее решения, 3) предлагается решение и 4) имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.
В вышеописанной ситуации сотрудник, чтобы не создавать дев-ти*, должен прийти на прием к начальнику с правильно написанной ЗРС, или даже просто отправить ему на подпись, не являясь сам. Коммуникатор, проверив наличие всех компонентов, кладет послание на стол начальнику. Конечно, бывают ситуации, когда начальник захочет сам встретиться, обсудить, запросить дополнительную информацию, но это только тогда, когда у него возникнут вопросы. Хотя и это уже само по себе будет дев-ти, значит ЗРС было написано недостаточно полно.
И, кстати, хороший коммуникатор может не только отсекать от начальника поток ненужного дев-ти и всякой негативной информации (естественно за исключением тех случаев, когда если не разобраться с этим негативом, то можно поставить под удар компанию). Он даже может сделать замечание своему непосредственному начальнику, например, о том, что он уже неделю носит шляпу** начальника отдела продаж или начальника отдела сервиса, успокаивая взбешенного клиента. А ведь это тоже дев-ти* :)»
* — Дев-ти (от англ. dev-t, сокращение от developed traffic — «излишнее движение») излишнее, необычное и ненужное движение.
** — Шляпа: сленговое название, которое обозначает наименование поста в организации и работу, которая к нему относится. Здесь проводится аналогия с тем фактом, что у представителей многих профессий, например у железнодорожников, тип фуражки является символом выполняемой работы.

Законченная Работа Сотрудника – новый подход к налаживанию коммуникаций в компании

Значение коммуникаций в любой компании сложно недооценивать. Создание успешных коммуникационных связей – одна из важнейших задач управления. Нарушение информационных потоков приводит к закупоркам каналов сообщений непосредственно внутри компании, так и в общении ее с внешним миром. Как результат – угроза существования предприятия в целом.

Все мы понимаем, что одной только информации для успешной работы мало. Информацию надо определенным образом перерабатывать, видоизменять и направлять дальше. Только тогда коммуникативные связи начинают возникать, тем самым обеспечивая существование организации. В связи с этим недостаточная разработанность всей системы коммуникаций на фирме препятствует успешной деятельности.

Сегодняшние тяжелые рыночные условия как никогда наиболее требовательны к тому, чтобы компании искали наилучший подход к своему дальнейшему развитию. И если коммуникационные каналы не будут работать идеально, то надеяться на успешный выход из кризиса особо не приходиться.

Давайте рассмотрим, какие негативные последствия у неправильно налаженных коммуникаций:

1. Руководителям всех уровней, да и рядовым сотрудникам приходится тратить огромное количество времени, чтобы собрать необходимую информацию по определенному вопросу;

2. Информация дублируется, причем неоднократно. Нет никакой последовательности в движении информационного потока. По одному и тому же вопросу сведения могут стекаться с разных постов;

3. Ряд подразделений может страдать от недостатка информации, в то время как другие отделы испытывают серьезнейшую перегрузку разнообразными данными;

4. Рядовые сотрудники не понимают, что от них требуется, так как они мало осведомлены о правильном порядке действии.
Соответственно, информационные каналы закупориваются все сильнее и сильнее.

Это далеко не полный перечень возможных проблем, но, полагаю, даже этого вполне достаточно. Сама по себе коммуникационная сеть нуждается в серьезном пересмотре и поэтапном исправлении. Но сегодня я готова вам предложить очень простой и чрезвычайно действенный способ наладить коммуникации в вашей компании. Только применив этот метод, вы уже через неделю почувствуете, насколько сильно в лучшую сторону изменилась ситуация. В чем же секрет?
Никакого секрета нет. Основа любой коммуникации – Законченная Работа Сотрудника (ЗРС). Обратите внимание – ЗАКОНЧЕННАЯ. Только так, а не иначе.

ЗРС используется тогда, когда в компании возникла какая-то ситуация, требующая решения. И запомните, вы, как руководитель, должны только утверждать или не утверждать ЗРС. Все решения будут принимать ваши сотрудники, ответственные за разные сферы деятельности компании.

Согласитесь, что сейчас по всякой мелочи ваш персонал бежит к вам, ставит вас в известность и умывает руки? Разве это дело? Вы не в состоянии эффективно справиться со всем потоком информации. Пусть это делают ваши сотрудники.

ЗРС, как и любой документ, носит направляющий характер (кому адресовано и от кого), обязательно содержит описание проблемной ситуации, исходные данные и решение (решение сотрудника по этому вопросу!). Заканчивается ЗРС строчками «Утверждаю» и «Не утверждаю», где вы поставите свою подпись после ее рассмотрения.

Если, прочитав ЗРС, вы начали задавать какие-то вопросы, куда-то звонить и что-то выяснять, значит, ЗРС составлена не верно и ее надо отправить на доработку. Вполне вероятно, что в первое время вам придется с каждым сотрудником разбирать, как именно написать ЗРС, но оно того стоит.

Основная причина неполных ЗРС – непонимание того, как подробно излагать информацию. Рассмотрим на примере.

У сотрудника сломался компьютер. Что он делает? Ставит вас в известность и ждет, когда вы эту проблему решите. Не позволяйте вашим сотрудникам действовать именно так. Каждый из них отвечает за свое рабочее место, а, значит, должен самостоятельно пригласить вашего системного администратора, чтобы выяснить, есть ли возможность компьютер починить. Если нет, значит лично узнать, где именно компьютер приобрести в необходимой комплектации и подешевле. В итоге работник должен написать вам ЗРС, где укажет, что компьютер сломан (ситуация), что была проведена диагностика, выявлена невозможность ремонта и найден самый дешевый вариант замены (данные о ситуации). Решение должно звучать так – предлагаю выписать счет у компании «Н» на приобретение нового компьютера и оплатить его. Всё! Вам, как руководителю, делать ничего не надо. Только поставить подпись.

В таком русле должна обрабатываться любая информация, даже если вдруг карандаш надо купить или договор с новым клиентом подписать.

Данный способ коммуникаций не только систематизирует информационный поток, но и научит каждого работника мыслить логически и структурно. К вам же на стол, в конце концов, будут попадать всесторонне информативные сообщения. И наконец-то вы сможете заняться стратегическими задачами, а не решением мелких каждодневных проблем. Не бойтесь перекладывать ответственность на своих работников. Пусть они решают проблему сами. Все равно в итоге одобрять или не одобрять предстоит вам. Но чем дальше, тем меньше ошибок будет делать персонал, тем эффективнее они будут сотрудничать друг с другом. А ведь именно эту цель мы и преследуем.

Использование ЗРС поможет вам устранить самую большую неразбериху, выправить деятельность компании и научить ваших сотрудников правильно общаться друг с другом и с вами. Успешная компания – это информационно стабильная компания. И любая работа в ней должна быть закончена, даже работа рядового сотрудника. Успехов!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *