Дисциплина в коллективе

5 правил, которые сделают Ваш персонал дисциплинированным и лояльным

Юлия Подоксенова, Директор департамента технологий управления и развития персонала компании Case, Москва

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • О чем руководитель должен поговорить с сотрудниками производства, чтобы те стали более дисциплинированными
  • Чем чревата политика двойных стандартов
  • Почему на одном из российских заводов рабочие перестали пить чай, когда им для этого создали все условия

Практика показывает, что дисциплину и лояльность противопоставлять не следует. Ведь дисциплинированность сотрудников – не что иное, как выражение их лояльности к компании. Расскажу, какие меры позволят усилить дисциплину на Вашем предприятии и одновременно повысить лояльность работников.

Персоналу требуются четкие и понятные правила

Предприятие во Владимирской области столкнулось с такой проблемой: ежедневно на работу выходило не больше 75% сотрудников производства. Одни приносили больничные (нередко поддельные), другие брали внеплановый отпуск, третьи прогуливали, даже не подыскивая благовидного предлога. А в сезон уборки картофеля на заводе появлялось всего 40% персонала. Результаты понятны: низкая выработка, невыполнение плана, потеря прибыли. Сотрудников в компании хронически не хватало, так что прогульщики могли быть уверены в своей безнаказанности: уволив их, предприятие не сумело бы укомплектовать смены.

Почему до такого дошло? Дело в том, что четких правил в отношении отгулов на заводе не было. А после бесед с сотрудниками выяснилось: они не понимают, чем оборачиваются для фирмы их невыходы на работу. Им никто не объяснял, что задержки исполнения заказов ведут к срыву новых сделок и потере предприятием прибыли. Рабочие рассуждали так: «Ну, мастер покричал, ну, премию снизят процентов на 10 – только и всего». Никакая система мотивации не могла в условиях нехватки кадров переменить такое отношение сотрудников к своим обязанностям.

  • Организационная структура: пошаговая оптимизация

Для решения проблемы был принят целый ряд мер. Руководство, во-первых, сформулировало четкие правила предоставления и отработки отгулов. Во-вторых, установило порядок ухода в отпуск. Сотрудник по-прежнему мог, помимо очередного отпуска, взять внеплановый, но его продолжительность теперь не должна была превышать пять рабочих дней; также работник имел право максимум три дня в году отсутствовать на предприятии, ухаживая за больными родственниками. В-третьих, для работников приобрели полисы ДМС, причем предприятие прикрепили к определенной поликлинике. Благодаря этому поддельные больничные стали приносить намного реже. В-четвертых, топ-менеджеры завода провели несколько встреч с сотрудниками, чтобы объяснить правила, касающиеся отгулов, и продемонстрировать, как личные результаты рабочих влияют на достижения компании. В итоге производственный персонал стал ответственнее подходить к исполнению своих обязанностей – число прогулов снизилось на 15%. Через три месяца мы провели опрос, который показал, что для рабочих наличие четких и понятных требований – существенный фактор, определяющий лояльность к компании.

Но разработать правила – лишь полдела; не менее важно растолковать их персоналу. Установки типа «это само собой очевидно» не дадут результата – нужно объяснять, убеждать. Собрания лучше проводить немноголюдные: небольшая аудитория быстрее воспримет Ваши аргументы.

Сотрудники должны понимать, почему правила именно таковы

Каждое Ваше требование должно иметь четкое обоснование – иначе сотрудники не поймут, почему его важно соблюдать. Скажем, роль социальных сетей в бизнесе сегодня растет. Специалистам по продажам, HR-менеджерам, маркетологам эти ресурсы нужны для работы. Потому запрет на использование соцсетей сотрудники уже не воспринимают как обоснованный – напротив, он представляется им помехой в работе. Именно такая ситуация сложилась в одной логистической компании. Что в результате было сделано? Специалистам, чья работа предполагает использование соцсетей, был открыт доступ к наиболее эффективным, с их точки зрения, ресурсам: «Одноклассникам», Facebook, LinkedIn. Остальные сотрудники получили возможность выходить в соцсети с 8:00 до 10:00 и с 18:00 до 20:00. И как показал опрос, проведенный спустя некоторое время, такое решение было воспринято позитивно.

«Благие» намерения, которые губят и лояльность, и дисциплину

  1. Нелепые стандарты поведения персонала. Чтобы выделиться среди конкурентов, компании устанавливают для сотрудников необычные правила поведения. Недавно в компании «Дикси» ввели такое требование: после оплаты покупки кассиры должны благодарить клиента словами «Спасибо! ПрихоДИКСИ к нам еще!». А в сети магазинов «Ион» продавцов обязали здороваться с покупателями за руку и представляться. Это вызывало раздражение не только у работников, но и у клиентов.
  2. Введение дресс-кода при отсутствии необходимости. Например, зачем вводить дресс-код для сотрудников офиса, которые не общаются с клиентами? Особенно болезненно такое требование воспринимается в женских коллективах.
  3. Обычай петь гимн компании по утрам. В некоторых фирмах рабочий день начинается с того, что в 9 утра все собираются в зале и поют гимн предприятия. По словам сотрудников, это выглядит нелепо, так что желание приходить на работу вовремя у них пропадает.

Подготовлено редакцией по материалам журнала «Директор по персоналу» и открытых источников

Вам как руководителю нужно быть последовательным

Коллеги рассказали мне об одном интересном случае. Японцы купили российский завод по производству бытовой техники. Начали модернизировать производство, вводить процессное управление и т. д. Рабочий день четко регламентировали; в частности, в дополнение к обеду ввели 15-минутные перерывы после каждых полутора часов работы. И все бы хорошо, но работники продолжали собираться в неурочное время и пить чай.

Японцы спросили у директора производства, в чем дело. Тот ответил, что чаепитие – русская традиция, а люди за чашкой чая обсуждают рабочие проблемы и в результате выдвигают рационализаторские идеи. Тогда японцы отказались от 15-минутных перерывов и, расставив в цехах чайники, начали всячески поощрять такие паузы в работе. Но сотрудники перестали пить чай, решив, что им это навязывают.

В итоге руководство вернуло 15-минутные перерывы и начало последовательно контролировать соблюдение рабочими правил. Такой подход помог повысить дисциплину. Через некоторое время стало ясно, что особенности менталитета ни при чем, а рацпредложения можно обсуждать и в заранее запланированное время.

Политика двойных стандартов недопустима

Введя те или иные правила, Вы прежде всего должны соблюдать их сами. Кроме того, Ваша задача – следить, чтобы установленные нормы выполнялись всеми сотрудниками без исключения. Приведу пример того, как работать нельзя. В сети медицинских центров была высокая текучесть кадров, персонал крайне негативно воспринимал решения руководства и не соблюдал установленных требований. При этом обычным делом стали клиентские претензии и отказы от продления договоров. Исследование показало, что сотрудники видели ситуацию так. Весь персонал руководство подразделило на две категории: медицинский (врачи, медсестры) и обслуживающий (администраторы, кассиры и т. п.). Хотя в организации декларируются общие дисциплинарные требования ко всем сотрудникам, медицинский персонал пользуется поблажками. Обслуживающий персонал, напротив, строго наказывают за любое нарушение, и этими работниками проводимая политика – на фоне толерантного отношения к подобным действиям медиков – воспринимается как несправедливая.

  • Корпоративная культура организации: примеры и формирование

Итак, следование двойным стандартам резко снижало лояльность и дисциплину обслуживающего персонала, что в конечном итоге губительно сказывалось на бизнесе в целом. Справедливое отношение очень важно для сотрудников, поскольку дает твердые ориентиры: делай так – и получишь поощрение, а вот так не делай – иначе будет выговор. Работникам становится ясно, как надо поступать, чтобы снискать одобрение руководства. Использование же двойных стандартов размывает эти ориентиры – сотрудники перестают понимать правила игры.

Говорит Генеральный Директор

Максим Авербух, Совладелец и Генеральный Директор завода «Электромет», Москва

Справедливость – основной фактор, определяющий лояльность сотрудников. Человек может смириться со многим, если уверен, что с ним – лично с ним! – поступают справедливо. Руководитель может действовать сколь угодно жестко, но если подчиненные считают его справедливым, а систему назначения наказаний и поощрений внятной, то климат в коллективе будет здоровым, работники же – в высшей степени лояльными.

У меня был такой случай. После нескольких лет отличной работы один очень хороший сотрудник кардинально изменился – начал подрывать дисциплину в коллективе. После очередной воспитательной беседы он просто подал заявление. Мы стали разбираться и выяснили, что человек взял от своей работы все и с какого-то момента она просто перестала его интересовать. Вопрос решили, поставив специалиста на другое, новое для него направление. Сейчас у меня мало сотрудников, которые работают лучше, чем этот. Лояльность завоевывается общением, готовностью вникнуть в проблему и решить ее – по возможности – в пользу работника.

Мой опыт показывает: есть три категории сотрудников, от которых нужно избавляться. Во-первых, это те, чье поведение ведет к разложению коллектива; во-вторых – те, кто Вам лжет; в-третьих – те, кто у Вас ворует. Ваша задача – сделать так, чтобы Вам не лгали, отвечая на серьезные вопросы. Сотрудник должен знать: ему лучше честно признаться в ошибке и вместе с Вами разобрать ее, чем выгородить себя, нанеся ущерб бизнесу. Если же работник лжет все время – значит, он Вас не уважает, и никакой лояльности Вы от него уже никогда не добьетесь.

А с воровством среди рабочих было покончено не тогда, когда мы в цехах установили видеокамеры. И даже не тогда, когда за воровство показательно уволили несколько человек. Проблема решилась, когда после третьего такого случая я предупредил: кто попадется в следующий раз, тот пойдет под суд – благо ни один следователь, имея видеосъемку преступления, дело на тормозах не спустит. Работники согласились, что, раз увольнения не подействовали, более сильные меры оправданны.

Рассказывает практик

Елена Арефьева, Директор по персоналу транспортно-логистической компании DPD в России, Москва

Если специфика производственного процесса или корпоративная культура Вашего предприятия требуют соблюдения железной дисциплины, работникам надо сообщать об этом еще на собеседовании (а затем напоминать при оформлении на работу). У нас в компании все новые сотрудники проходят тренинг «Добро пожаловать в DPD!» – им рассказывают об истории фирмы, ее миссии и целях, а также о деятельности всех подразделений. Работники с первых дней узнают, что основное конкурентное преимущество на рынке экспресс-доставки – точное соблюдение сроков, закрепленных в договоре, и высокое качество услуг. По итогам тренинга водителей и экспедиторов тестируют, проверяя степень усвоения информации. Поэтому, когда мы заявляем, что все сотрудники производственных подразделений должны вовремя приходить на работу, уже не возникает вопроса: «А что случится, если я приду чуть позже?».

Если же сотруднику надо, скажем, уйти пораньше к врачу или на собрание к ребенку в школу, то ни один руководитель не откажет в такой просьбе. Зато, если вдруг сотрудникам из центрального офиса нужно завершить какое-то срочное задание, а рабочий день закончился, то они сами остаются и делают все необходимое без указаний руководства.

Кодекс корпоративного поведения сотрудников Компании (образец заполнения)

Примерный образец

Кодекс корпоративного поведения сотрудников Компании

1. Основные цели и задачи Кодекса.

Основными целями и задачами настоящего Кодекса являются:

— содействие достижению основных целей и задач Компании;

— формирование у персонала Компании единых коммуникационных моделей и норм делового общения;

— обеспечение соответствия поведения сотрудников корпоративным стандартам;

— определение условий и порядка применения мер воздействия к сотрудникам, допустившим нарушение норм, обозначенных в данном Кодексе.

2. Правила делового общения.

2.1. Общие коммуникативные правила Компании.

Для поддержания в Компании комфортной рабочей обстановки, а также во избежание трудностей и конфликтных ситуаций, возникающих при использовании различных моделей и норм рабочих взаимоотношений, каждый сотрудник должен соблюдать единые коммуникативные правила:

— Сотрудники обращаются друг к другу на «Вы» и по имени, если иное не оговорено при личном общении сторон.

— Все сотрудники здороваются друг с другом при встрече.

— Наши сотрудники всегда вежливы и дружелюбны, не сквернословят, не проявляют несдержанность.

— Сотрудники не обсуждают личные и профессиональные качества коллег в их отсутствие.

— При возникновении конфликтных ситуаций стороны разрешают противоречия спокойно и конструктивно, всегда уважительно относятся к оппонентам.

В процессе телефонного общения должны быть соблюдены следующие правила:

— На входящие звонки следует отвечать как можно быстрее, при ответе называть свое имя.

— При звонке в подразделения Компании сотруднику необходимо назвать свое имя и должность (либо название своего Департамента), а также поинтересоваться, может ли собеседник в данный момент уделить время разговору.

— При звонке в другие организации необходимо назвать свою фамилию и имя, озвучить название Компании, спросить, удобно ли собеседнику разговаривать в данный момент.

— Заканчивать разговор, как правило, должен позвонивший.

— Если вопрос, по которому сотруднику необходимо связаться с коллегами или внешними представителями не является срочным, следует отдавать предпочтение связи по электронной почте. Если же вопрос является срочным, однако при этом необходимо донести до собеседника большой объем информации, то телефонный звонок должен быть предварен электронным сообщением, содержащим эту информацию в необходимом объеме.

Электронная переписка должна осуществляться с соблюдением нескольких правил:

— При массовой рассылке письмо должно начинаться с обращения «Уважаемые коллеги!».

— В письме сотруднику Компании обращение должно осуществляться по имени с добавлением приветствия «Добрый день».

— Письмо представителю другой организации рекомендуется начинать с обращения «Уважаемый» и добавлением имени, отчества адресата.

— При наличии в письме какой-либо просьбы адресату следует заранее его поблагодарить, а также при необходимости поблагодарить повторно после выполнения просьбы.

— Завершать письмо следует электронной подписью, составленной по шаблону, представленному на рис. 1.

Шаблон электронной подписи на русском и английском языках

————————————————————————— ¦ С уважением, ¦ Kind regards, ¦ ¦ Имя Фамилия ¦ Your Name ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Должность ¦ Position ¦ ¦ Структурное подразделение ¦ Department ¦ ¦ ОАО «*****» ¦ JSC ***** ¦ ¦ офис: +7(495)***-****, ¦ Office +7(495)***-****, ¦ ¦ доб. *** ¦ add. *** ¦ ¦ моб: +7(***)***-**-** ¦ Mobile +7(***)***_**_** ¦ ¦ Россия, 123456, Москва ¦ 123456, Ivanovskaya st., ¦ ¦ Ивановская ул., 1А ¦ 1A, Moscow, Russia ¦ ¦ e-mail: yourname@*****.com ¦ e-mail: yourname@*****.com ¦ ¦ www.*****.com ¦ www.*****.com ¦ ————————————-+————————————-

Рис. 1

3. Представление Компании во внешней среде.

— Каждый сотрудник является лицом Компании, своим поведением он должен достойно представлять ее в обществе.

— Работники должны воздерживаться от дискредитации Компании в общении с третьими лицами, в т.ч. при ведении интернет-блогов и общении в социальных сетях.

— Сотрудникам следует высказывать мысли от своего имени, а не от лица Компании, отделять мнения от фактов.

— Сотрудники должны быть честными и не распространять ложную, дезориентирующую и наносящую вред информацию о Компании и ее продукции.

4. Соблюдение регламента рабочего дня и корпоративных стандартов.

Регламент рабочего дня предусматривает следующие положения:

— Продолжительность рабочей недели, а также продолжительность и время рабочего дня и обеденных перерывов определяются Правилами внутреннего трудового распорядка.

— Максимально допустимое время опоздания на работу составляет 15 мин., опоздание на более продолжительное время без уважительной причины недопустимо, т.к. это может помешать эффективной работе других сотрудников.

— В течение рабочего времени допускаются короткие перерывы (до 5 мин.) на курение и отдых, если они не нарушают ход рабочих процессов.

— Во время перерывов на отдых на рабочем месте допускается употребление чая и кофе, а также продуктов питания, не издающих сильных запахов и не загрязняющих рабочее пространство.

— Обсуждение с коллегами личных вопросов, решение личных проблем, а также личные разговоры по телефону в рабочее время расцениваются как нерегламентированные перерывы.

— При возникновении нерегламентированных перерывов сотрудник должен свести к минимуму потери рабочего времени, отложив решение личных вопросов на время отдыха.

В Компании действует определенный дресс-код:

— Сотрудники Компании придерживаются делового стиля в одежде, с элементами стиля Casual: деловые костюмы у мужчин (при отсутствии встреч и переговоров — без галстука), у женщин — юбки средней длины, брюки, пуловеры и блузы спокойных тонов, допустимо использование различных невызывающих аксессуаров.

— Женщинам не следует носить короткие юбки, броские украшения и одежду, открывающую спину и плечи.

— Одежда сотрудников должна отвечать следующим критериям: сдержанность, аккуратность, лаконичность, функциональность.

— В пятницу допускается более свободный стиль, в т.ч. джинсы, если на этот день не запланировано серьезных переговоров и встреч с клиентами.

— Использование в одежде корпоративных цветов (серого и желтого) приветствуется.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *