Деловой этикет правила

Деловой этикет – это свод правил, которые регламентируют деловые коммуникации между коллегами, сотрудниками, партнерами. Эти правила часто не пишут в каком-либо конкретном документы, они не включены в трудовой договор, однако они значительно влияют на качество работы.

В этой статье мы разберем самые главные правила делового этикета, которые обязательны к исполнению в любой компании.

10 главных правил делового этикета в компании

1. Дресс-код

Для всех сотрудников обязательно соблюдение дресс-кода. При этом его строгость определяется спецификой деятельности компании, например, в банковском, страховом бизнесе это будет максимально строгий внешний вид; в сфере моды и красоты – это будет внешний вид в соответствии с трендами сезона; в сфере ИТ будет casual (повседневный) стиль.

При этом так или иначе он должен быть определен, и сотрудники должны ему следовать. Единые нормы внешнего вида создают рабочее настроение, внешний вид не отвлекает от выполнения задач.

Запрещен небрежный, неаккуратный вид, слишком яркий и откровенный. В остальном нормы внешнего вида регулируются в зависимости от специфики компании.

2. Вежливость и уважение

Часто сотрудники забывают о правилах общения, и говорят все «как есть», не стесняясь в выражениях. В итоге общение переходит на личности и разговор уходит от рабочей темы, трансформируясь в простой спор и ругань. В целях экономии времени и повышения деловой этикет требует точности общения, вежливости и уважения.

3. Пунктуальность

Наверное, у всех были такие моменты, когда совещание никак не может начаться, из-за опозданий половины приглашенных, когда нужный человек вообще не приходит или игнорирует встречи.

Также постоянно мы сталкиваемся с тем, что сотрудники не делают свою часть работы вовремя и не считают нужным заранее уведомить о возникших сложностях.

Такое поведение тормозит общую работу и показывает неуважение, поэтому одно из важных требований делового этикета – это пунктуальность и точность.

4. Обязательность

Берите на себя то, что сможете сделать, а если сроки или качество работы может измениться – это нужно оговаривать заранее. Деловой этикет – это прежде всего уважение к коллегам и стремление сделать рабочий процесс быстрым и удобным.

Не выполнять обязательства, обманывать, предоставлять не тот результат, о котором была договоренность – это грубое нарушение правил общения.

5. Умение решать конфликты

Когда вместе собирается много людей, и пытается делать общее дело – конфликты неизбежны. Деловой этикет требует умения решать спорные и напряженные ситуации, делать это вежливо и в профессиональной манере.

Нарушение делового этикета – это истеричность, грубость, хамство, сарказм и едкость общения. В этом случае сотрудник не решает вопрос, а пытается задеть личность коллеги.

6. Умение общаться

Деловой этикет также регламентирует стиль общения, который происходит вне решения задач: разговор за обедом, в курилке, по дороге к метро. Даже в более неформальном общении не должно быть сплетен, обсуждения компании или коллег в резко негативном тоне, обсуждение личной жизни сотрудников.

Деловой этикет в компании предполагает нейтральное или позитивное общение, которое не будет портить настроение коллег или касаться слишком личных тем.

7. Навыки телефонного общения

Телефонные переговоры с коллегами, сотрудниками и партнерами, должны быть четкими и структурными. Обязательно вежливое общение и желание помочь решить вопрос звонившего. Также же важна форма общения: обязательно представиться и назвать свой отдел (чтобы человеку было понятно, попал ли он по адресу), использовать обороты вежливости, резюмировать итоги разговора, в случае, если вы обсуждали важный вопрос.

Это правила делового этикета позволяют быстро решить все вопросы по телефону, а также показать свое уважение к звонящему.

8. Грамотная переписка

Ваша манера писать должна следовать все тем же целях делового этикета: упрощать работу, показывать уважение к коллегам. Пишите четко и коротко, грамотно и разборчиво. Проверяйте, не забыли ли вы прикрепить файл и написать понятную тему письма.

При переписке в мессенджерах – не пишите в нерабочее время, не скидывайте личные фото и картинки, придерживайтесь делового и лаконичного стиля.

9. Умение проводить встречи

Планируя деловую встречу, собрание, рабочую группу заранее подумайте, как лучше ее организовать. Выберите подходящее время и место, подготовьте технику и материалы. Направляйте ход общения, поддерживайте рабочее настроение.

10. Умение соблюдать вертикальные отношения

Это правило касается как подчиненных, так и руководителей. Обеим сторонам стоит избегать фамильярности и общаться в деловом русле. Руководитель должен давать обратную связь в корректной форме, не задевая личность сотрудника. А подчиненный не должен переходить границу и ломать авторитет руководителя, пытаться выставить его в негативном свете.

Это взаимное уважение и понимание, что подчиненность – это всего лишь распределение деловых обязанностей, которое основано на общих целях. И чем лучше каждый исполнит свою часть, тем лучше будет всем.

Резюмируя, деловой этикет – это способ общаться с коллегами так, чтобы работа была более приятной и легкой. Общение должно способствовать достижению целей и мотивировать участников процесса.

Важно

Если вам нужно провести обучение сотрудников на тему делового этикета, то вы можете заказать тренинг «Деловой этикет в компании». На тренинге мы разберем все аспекты деловой переписки, с которыми встречаются сотрудники:

  • Dresscode и требования к внешнему виду
  • Корпоративные требования компании, правила и нормы поведения
  • Речевой этикет, нормы делового общения сотрудников
  • Деловой этикет в общении с клиентами, партнерами, поставщиками

Каждый сотрудник сможет сформировать свой собственный стиль общения, который будет соответствовать правилам делового этикета, и при этом будет комфортным и приятным для него.

Коммуникация в деловом этикете

Джеффри Лич (англ. Geoffrey Leech) вывел принцип вежливости, способствующий успеху в процессе коммуникации. Этот принцип можно использовать как эталон отношений между собеседниками. Теория принципа вежливости как ведущего принципа коммуникаций состоит из шести мáксим:

  1. Мáксима такта – максима границ личной сферы. В идеале любой коммуникативный акт предусматривает определенную дистанцию. Не следует затрагивать потенциально опасных тем (частная жизнь, индивидуальные предпочтения).
  2. Мáксима великодушия – успешный коммуникативный акт не должен нести дискомфорт участникам общения. Не следует связывать партнера обещаниями.
  3. Мáксима одобрения – предполагает позитивность в оценке других. Если собеседники по разному оценивают ситуацию, то реализовать коммуникативную стратегию будет непросто.
  4. Мáксима скромности – позиция неприятия похвал в свой адрес. Подразумевает реалистическую, объективную самооценку. Установить контакт будет сложно в случае если самооценка завышена или занижена.
  5. Мáксима согласия – максима неоппозиционности. Предполагает уход от конфликта путем взаимной коррекции коммуникативных тактик собеседников с целью решить наиболее серьезную задачу – сохранение предмета взаимодействия.
  6. Мáксима симпатии – позиция благожелательности. Создает благоприятный фон для перспективного предметного разговора. Неблагожелательность создает плохие условия для установления контакта. Определенную проблему создает так называемый «безучастный контакт», когда собеседники, не будучи врагами, не демонстрируют благожелательности по отношению друг к другу.

Визитная карточка

Различают персональные (деловые), корпоративные и именные визитные карточки. Персональная (деловая) визитная карточка лично представляет ее владельца – на ней указываются его фамилия, имя, должность, название компании, номера рабочих телефонов, официальный или персональный сайт, а также адрес электронной почты. Корпоративная визитная карточка представляет компанию, товар или услугу. По этой причине личные данные владельца визтки на ней не указываются. Вся дополнительная информация записывается на оборотной стороне в момент знакомства. Именная визитная карточка содержит только фамилию, имя и отчество. Также она может содержать сведения о звании или ученой степени. Семейная визитная карточка представляет собой разновидность именной. Она используется при знакомствах, отправке поздравлений друзьям семьи, прилагается к подаркам. Имя жены на такой визитной карточке ставится перед именем мужа.

Стандартные характеристики :

  1. Примерно 90х50 мм (В зависимости от страны и предпочтений)
  2. Полукартонная бумага
  3. Горизонтальное написание
  4. Характеризует человека/ фирму

Сокращения на визитных карточках. Существуют принятые во всем мире сокращения, которые помещаются на посылаемых визитках, – они пишутся в левом нижнем углу карандашом, а не ручкой. Эти сокращения заимствованы из французского языка, и каждое из них имеет свое значение. Самые распространенные из них :

  • Р.Р. (рour présentation) — «для представления». Эту надпись делают с целью знакомства, рекомендации. Визитку с такой пометкой вкладывают в конверт с рекомендательным письмом.
  • P.R. (рour remercier) — «с благодарностью». Визитка с этой надписью может заменить благодарственное письмо после получения подарков, оказания каких-либо услуг, а также после посещения приема.
  • P.C. (рour condoléances) — «соболезнование». Такую визитную карточку можно отправить вместе с цветами, денежным вкладом или вместо письма по случаю смерти кого-либо из партнеров, его родственника или сотрудника, а также по поводу национального траура и других трагических событий.
  • P.P.C. (pour prendre congé) — «по поводу прощания». Такая надпись уместна на визитке, отсылаемой для извещения об отъезде, если вы желаете попрощаться заочно, не имея возможности сделать это лично.
  • P.F. (рour fête) — «к празднику». Визитная карточка с этой надписью может дополнить подарок, букет цветов, образец продукции, которые вы отсылаете по случаю какого-нибудь праздника. В том случае, если ваши отношения строго официальны, она может заменить поздравительную открытку.
  • P.F.N.A. (рour fête Nouvel An) — «по случаю Нового года».

Деловая переписка

В своей работе И.Р. Гальперин отмечает, что сложноподчиненные конструкции преобладают над сложносочиненными. Эта тенденция составления деловой документации сложилась исторически поскольку одной из основных целей делового письма является стремление передать разнообразные смыслы и вариативные условия в рамках одного предложения .

Обращения в документах

Основной формулой обращения в документах является: «Уважаемый господин (Уважаемая госпожа) + фамилия» Например: «Уважаемый господин Иванов!», «Уважаемая госпожа Петрова!». В некоторых случаях, например в письмах-претензиях, в обращении слово «уважаемый» может быть опущено: «Господин Тихонов!». При обращении к группе лиц, например к руководителям организации или всему коллективу организации, используется обращение «Уважаемые господа!» или «Господа!». Это же обращение используется, когда неизвестны имена и должности получателей письма. При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии. В письмах-поздравлениях, приглашениях, извещениях разрешено обращаться по имени и отчеству: «Уважаемый Евгений Александрович!». При обращении возможна постановка как восклицательного знака, так и запятой, но рекомендуется соблюдать единообразие. В случае если после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, если восклицательный знак – с прописной.

Обращения в переписке с зарубежными адресатами

За рубежом обращение является обязательным элементом служебного письма. Отсутствие обращения считается нарушением норм делового этикета. В переписке с зарубежными корреспондентами обращение формулируется в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Заключительные формулы вежливости

В качестве заключения можно использовать следующие фразы: «С уважением», «С глубоким уважением», «Наилучшие пожелания».

Внешний вид

Деловой этикет предъявляет особые требования к внешнему виду. Во многих крупных корпорациях, особенно западных, в контракте детально оговаривается, как должен быть одет сотрудник. Согласно британскому социальному антропологу Кейт Фокс (Kate Fox), одежда выполняет несколько функций: согревать и защищать от атмосферных воздействий; является указателем половых различий; показывает принадлежность к определенной категории общества .

Деловая одежда

Классика делового жанра – традиционный деловой костюм. Классический костюм претерпел некоторые изменения, приобрел новые детали и модными линии, но в целом остается неизменным на протяжении почти двухсот лет. Оптимальный основной тон для делового костюма – серый и вся серая гамма (серо-синий, серо-коричневый, серо-кофейный, серо-бордовый, серо-оливковый, серо-бежевый, серо-зеленый). Помимо этого, в деловом стиле уместны все природные цвета – воды, песка, камня, глины. Позволительны в небольшом объеме красный, фиолетовый, изумрудный, персиковый, розовый, бордовый. Пиджак и брюки (юбка у женщин) должны быть одного цвета. Деловому мужчине стоит учесть следующее правило: рубашка всегда должна быть светлее костюма, а галстук темнее рубашки. Большое значение имеет качество материала одежды. Актуальны матовые ткани: шерсть, кашемир, матовый шелк, хлопок. Ошибочным для женщины считается излишне подчеркивать свою женственность в одежде и манерах. В деловой сфере в первую очередь значение имеет статус, затем возраст и только потом пол. Галстук в костюме делового мужчины является показателем статуса и вкуса. Если мужчина не полагается на свой вкус в выборе рисунка, то однотонный галстук будет вполне уместен в традиционном деловом стиле. Консервативные галстуки – с окружностями, ромбами, треугольниками – подчеркивают авторитет их обладателя. Обязательным для женщин и мужчин является правило: обувь должна гармонировать по цвету с брюками или юбкой. Для женщин подойдут туфли-«лодочки» на устойчивом каблуке высотой 4–6 см. Для мужчин предпочтительны ботинки со шнурками. Носки в костюме делового мужчины должны быть однотонные, темные, подходящие по цвету к брюкам и ботинкам. Они должны быть достаточно длинными, без складок, чтобы при сидении не было видно голой ноги. В деловом стиле женщины уместны чулки исключительно телесного цвета, причем в любой сезон. Деловой стиль не зависит от времени года: в любую погоду силуэт, допустимые цвета и стиль одежды делового человека в целом должны оставаться неизменными. Изменению подлежат только ткани для костюмов, а также оттенки одежды и обуви.

Аксессуары

Аксессуары в деловом стиле довольно сдержанны и функциональны. Именно классические украшения позволяют правильно расставить акценты в своем образе. Обязательная деталь – часы. Если у делового человека нет часов или они не соответствуют деловому стилю (слишком маленькие, большие, электронные, перегруженные украшениями), это может означать, что у него сложные отношения со временем. Стоит помнить, что время – один из самых ценных ресурсов в бизнесе.

Детали образа

Основной принцип в макияже деловой женщины – умеренность. Четкий акцент – на глаза или губы – позволит подчеркнуть выразительность лица и мимики. Предпочтительны также профессиональная стрижка и качественная укладка, как для женщин, так и для мужчин. Мужчинам стоит иметь в виду, что борода и усы производят неоднозначное впечатление. Исследователи в области психологии восприятия и стилисты утверждают: только гладко выбритое лицо и кожа без дефектов производят наилучшее впечатление. При выборе аромата важно чувство меры. Восприятие запахов – это строго индивидуальный процесс.

Виды дресс-кода

На приглашениях на различные официальные и неофициальные мероприятия можно встретить указание на дресс-код, то есть форму одежды. Обычно, дресс-код формулируется одним-двумя словами в самом конце приглашения на мероприятие. Наиболее часто используемые дресс-коды:

White tie («Белый галстук») — черный фрак с белым галстуком-бабочкой. Этот дресс-код ставится в самых торжественных случаях, на приглашениях VIP-класса. Приглашенные обязаны появляться на них во фраке с белым жилетом и белым галстуком-бабочкой. Манишка белой фрачной рубашки должна быть жестко накрахмалена. Черные лаковые туфли и карманные часы завершают этот наряд. Фрак используется не во всех странах, но в ряде государств (в Швеции, Великобритании, Франции, Австрии) фрак признается официальной одеждой для посещения приема. Дамы на торжественном приеме должны появляться в длинных вечерних платьях, непременно в чулках, в длинных перчатках до локтя и с настоящими драгоценностями. Открытые сверху платья, нередко со шлейфом, дополняют палантином из дорогого меха.

Black tie («Черный галстук»), Tuxedo («Смокинг»), Dinner jacket. На русский язык все эти выражения переводятся как «мужчины – в смокингах, дамы – в вечернем». В разных странах этот дресс-код называется по-разному, но всегда обозначает одно и то же: вы должны быть в смокинге. В России формой торжественной одежды считается именно смокинг. Брюки под смокинг, независимо от его цвета, выбирают всегда либо черные, либо темно-синие. Смокинг сопровождает галстук-бабочка черного цвета и кушак, складки которого должны быть заложены вверх (белый кушак к белому смокингу, черный – к черному). Туфли полагается обувать черные, но ни в коем случае не лаковые. Под обувь следует надеть черные носки до колен, лучше всего шелковые. Дама обязательно должна быть в вечернем платье.

Formal — этот дресс-код используется в приглашениях на свадьбы, юбилеи, национальные праздники: мужчины надевают обычный классический костюм – темно-синий в едва заметную полоску, темно-серый, реже – черный. Официальный костюм может быть только одноцветным. На мероприятиях, начинающихся раньше 19 часов, допустим светлый костюм. Сегодня в качестве аксессуара часто используется платок в нагрудном кармане пиджака. Платок должен быть того же качества, что и галстук, и соответствовать ему по цвету. Рекомендуется обувать черные классические шнурованные полуботинки. Носки – только черные, высокие.

Аfter 5 (А5) («После 17 часов»). В некоторых странах этот дресс-код предписывает даже количество пуговиц на жилете, форму и материал туфель. На престижные ипподромы, например, надевают поплиновую сорочку, жемчужно-серый жилет с пятью пуговицами, однотонный галстук, жакет из шерстяной фланели и брюки со стрелкой.

Casual dress (Cd) («Обычная одежда»). Если на приглашении стоит этот код, подразумевается, что прийти можно в любой одежде, но, при этом стоит учитывать на какое именно мероприятие вы идете. Если вас приглашают отдохнуть на неформальной вечеринке, такой дресс-код, скорее всего, будет означать, что вы не должны беспокоиться по поводу формы одежды.

Примечания

  1. 1 2 3 4 Курс лекций П.Ф. Лядова «Деловая этика и протокол
  2. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 9..
  3. dlearning.ru
  4. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 9..
  5. scicenter.online
  6. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 24..
  7. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 28..
  8. http://прокопий.рф
  9. Гальперин И.Р. Деловое письмо. — С. 189..
  10. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 17..
  11. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 17..
  12. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 18..
  13. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 18..
  14. Кейт Фокс. Наблюдая за англичанами. — Рипол-классик. — С. 324.
  15. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 28-29..
  16. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 29..
  17. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 30..
  18. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 31-32..
  19. М.В. Бельдова, А.В. Рогова, Б.А. Шардаков. Деловой протокол и этикет. Практика применения. — ООО «Профессиональное издательство». — С. 132..

Деловые переговоры

Основная цель ведения таких переговоров заключается в подписании договора или протокола о намерении сотрудничать. Поэтому готовиться к такому мероприятию нужно с особенной тщательностью. Чтобы правильно организовать и провести встречу, стоит обратиться к правилам и нормам делового этикета:

  1. Прибытие. Естественно, ни в коем случае не стоит опаздывать на встречу. Во-первых, это нарушение протокола, а во-вторых, такое поведение воспримется как неуважительное. Если опоздание неизбежно, то предстоит извиниться перед принимающей стороной. В деловом мире существует такое понятие, как «деловая ниша», то есть опоздавшего будут ждать 15 минут, если он за это время не появится, то принимающая сторона имеет полное право отменить встречу.
  2. Место. Основным в деловом этикете считается место встречи, так как оно должно полностью соответствовать событию. В фильмах и сериалах часто можно увидеть, что деловые переговоры проходят в ресторанах или саунах, но это не совсем то место, где можно решать серьезные вопросы. Важные деловые переговоры стоит проводить в офисе или в помещении с нейтральной обстановкой. Что касается ресторана, то его можно выбрать для проведения делового обеда, чтобы поддержать партнерские отношения, поговорить о своих увлечениях или отпраздновать успешную сделку, но не для других случаев.
  3. Встреча. Согласно особенностям делового этикета принимающая сторона должна быть в полном составе в комнате переговоров. Встречей гостей и сопровождением их к месту занимается деловой партнер, который сам не принимает участия в переговорах.
  4. Начало переговоров. Генеральный директор принимающей стороны должен полностью нести ответственность за начало переговоров и за то, чтобы в разговоре не возникало долгих пауз. Если же молчание будет длиться слишком долго, присутствующие могут посчитать его сигналом к окончанию встречи. Также не нужно сразу переходить к главной теме, нельзя спрашивать в лоб: «Так берешь корову или нет?» Согласно правилам хорошего тона, сначала нужно поговорить о других, нейтральных вещах. Также не стоит поднимать темы, которые могут вызвать споры, к примеру политика, религия, спорт. Они всегда находятся под запретом в деловом мире.
  5. Длительность. В России западные стандарты совсем не работают: переговоры могут длиться несколько часов, но стороны так и не примут никакого решения. Культура делового этикета говорит, что мероприятие должно длиться 40 минут, максимум полтора часа, но в таком случае обязательно нужно сделать перерыв.
  6. Завершение. Когда мероприятие уже будет подходить к концу, неплохо разрядить обстановку. К примеру, генеральный директор может предложить продолжить переговоры, но уже, как говорится, без пиджаков. Договоренности переговоров, вне зависимости от того в каких формах они согласованы (устной или письменной), обязательно нужно соблюдать.

Деловая переписка

Деловое письмо – это первый контакт, по которому будут судить о писавшем человеке, а также обо всей компании в целом. Красивый и правильный стиль письма дает возможность понять не только деловые качества, но и личность человека, поэтому крайне важно зарекомендовать себя как профессионала и специалиста.

Во-первых, письмо должно быть направлено одному адресату. Это облегчит жизнь как пишущему, так и читающему. Во-вторых, на полученное письмо необходимо ответить всегда. Оставлять письмо без ответа – это недостойный поступок для уважающей себя фирмы. Ответ нужно составлять таким образом, чтобы его восприняли точно и однозначно, то есть не должно быть двусмысленных намеков. Да и отправленное сообщение должно требовать только одного ответа.

В-третьих, если письмо нужно отправить для нескольких человек, то их адреса следует просто добавить в строку «Копия». В случае если ответ нужен только от одного человека, но ознакомиться с содержанием сообщения должно несколько людей, для остальных просто в письме делается метка «копия». Главный адресат должен прислать ответ, остальные отвечать не обязаны. В-четвертых, массовая рассылка разрешена только в том случае, когда на письмо не нужно отвечать. Обычно такие письма уточняют работу сотрудников.

В-пятых, всегда нужно указывать тему письма, надо уметь экономить чужое время – это еще одно правило хорошего тона. В письме следует сначала поприветствовать адресата и уже потом переходить к делу. Если к человеку обратиться по имени и отчеству, он автоматически станет считать, что к нему относятся с уважением. В-шестых, очень важно писать грамотно. Перед отправкой нужно несколько раз перечитать письмо на соответствие правилам орфографии и пунктуации.

Телефонный этикет

Чтобы наладить деловые долгосрочные отношения, большое внимание уделяют телефонному разговору. Это совсем не то, что личная встреча, и деловой речевой этикет здесь совершенно другой. В целом репутация компании во многом зависит от того, насколько правильно ведутся телефонные разговоры. Поэтому этикет телефонных разговоров крайне важен для любой фирмы, к тому же правила здесь не настолько сложные:

  • Всегда нужно приветствовать человека, который звонит. Не забывать о приветствии стоит и тогда, когда звонок совершает сам человек.
  • Обращать внимание на интонацию. Собеседник должен слышать, что ему рады.
  • Нельзя говорить фразы «беспокою вас» или «тревожу вас».
  • После приветствия нужно представиться.
  • Разговаривая с конкретным человеком, сначала надо узнать, есть ли у него время на диалог.
  • Отвечать нужно не позднее чем через три звонка.
  • Если звонящий хочет поговорить с кем-то из сотрудников, не нужно вешать трубку, необходимо удержать разговор и перевести звонок на того человека, с которым звонивший хочет поговорить.
  • Разговаривая с новым собеседником, нужно подстроиться под скорость его речи.
  • Во время телефонного разговора нельзя курить, пить или что-то жевать.
  • Заканчивая разговор, нужно уточнить у собеседника, остались ли у него еще какие-то вопросы, и только потом попрощаться.

Мобильные телефоны

Стоит отметить, что правила этикета делового общения распространились и на сотовые телефоны, которые уже давно стали неотъемлемой частью нашей жизни.

Иногда бывают ситуации, когда мобильник необходимо ставить на беззвучный режим или вовсе выключать. Отключение аппарата приемлемо в том случае, когда человек никак не сможет ответить на звонок. Если человек находится среди людей, то деловой этикет запрещает повышать голос, напротив, говорить нужно тише обычного. Плохим тоном считается ведение телефонного разговора в общепите. Только если это что-то срочное. И то лучше попросить собеседника подождать несколько минут, отойти в более спокойное место и перезвонить. Также не нужно забывать, что громкий звонок неприемлем. Если уж телефон «завопил», то стоит извиниться, но ни в коем случае не оправдываться.

Когда звонит телефон и человек находится не один, он может ответить, но говорить максимум полминуты. Нельзя, чтобы телефонный разговор нарушил частную встречу. Только если ожидается очень важный звонок, человек должен заранее предупредить присутствующих и извиниться перед ними.

Принципы

На этом тема делового этикета не заканчивается. Каждый уважающий себя руководитель должен следовать принципам, которые будут позиционировать его как настоящего мастера своего дела:

  • Пунктуальность. Человек с хорошими манерами все и всегда делает вовремя. В деловом этикете под пунктуальностью еще подразумевается правильное распределение рабочего времени.
  • Конфиденциальность. Хорошие работники умеют хранить секреты своей фирмы, даже если они касаются личных взаимоотношений между начальником и подчиненным.
  • Внимание к окружению. Воспитанный человек всегда должен уважать мнение других, даже если оно не соответствует его мировоззрению. Учитывать советы и критику, а также перенимать опыт от людей, что его окружают.
  • Грамотность. Умение правильно формулировать свои мысли и составлять официальные письма без ошибок — это немаловажные умения, которыми должен обладать воспитанный человек.
  • Здравомыслие. Создавая внутри предприятия определенные правила, нужно, прежде всего, руководствоваться здравым смыслом. Обычно стандартные нормы корпоративного делового этикета должны повышать работоспособность и оптимизировать рабочий процесс. Если они этого не делают, то стоит их заменить.
  • Свобода. Это один из самых главных принципов делового этикета. Важно уважать личное пространство других людей. Переговоры ради подписания контракта — это не вербовка в религиозную секту. Принимающая сторона показывает возможному партнеру все плюсы и минусы от этого сотрудничества (при этом не стоит поливать грязью фирмы конкурентов), и он уже самостоятельно решает, принимать предложение или нет.

  • Удобство. Все участники деловых отношений должны иметь возможность для личного удобства. Проще говоря, деловой человек не должен стесняться того, что он проводит переговоры удобным для себя образом.
  • Целесообразность. Любое начинание должно преследовать конкретную цель, а не быть эфемерным кратковременным запросом.
  • Консерватизм. Это качество всегда ассоциировалось с чем-то стабильным и надежным. Даже сегодня в деловом мире важными чертами считаются стабильность и фундаментальность.
  • Непринужденность. Нормы делового этикета не должны вызывать напряжения, а во время общения никто не должен оказывать психологического давления.
  • Уместность. Деловой человек все и всегда делает тогда, когда нужно. Он учитывает время и место и точно знает, как вести себя в той или иной ситуации.

Деловой этикет – это те правила, без которых не достичь определенных высот в бизнесе. Даже несмотря на нестабильность в экономике и политике, правила хорошего тона будут всегда в почете.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *