Автоматизация делопроизводства и документооборота

jDocFlow

Система электронного документооборота jDocFlow предназначена для автоматизации обработки электронных документов и создания единого электронного хранилища документов. Система относится к классу платформенных решений по управлению бизнес-процессами (BPM).

Большинство «коробочных» программ документооборота ориентированы, как правило, на решение задач канцелярии и автоматизации делопроизводства. В отличии от них, система электронного документооборота jDocFlow обеспечивает комплексную автоматизацию бизнес процессов обработки различных видов документов. Обладая гибкими функциональными возможностями, система позволяет автоматизировать управление документами в банках, страховых компаниях, торговых и производственных организациях.

Использование системы позволяет предоставить организации такие конкурентные преимущества, как быстрое принятие решений по ключевым вопросам, безопасный и быстрый доступ к документам и актуальной аналитической информации.

Система автоматизации электронного документооборота позволяет

  • Организовать электронное хранилище документов с возможностью контекстного поиска.
  • Повысить качество обработки электронных документов.
  • Ускорить процессы рассмотрения и согласования.
  • Автоматизировать делопроизводство.
  • Обеспечить работу с документами по тонким каналам связи через Web-интерфейс.
  • Повысить уровень информационной безопасности.
  • Минимизировать риски потери информации.
  • Анализировать качество процессов обработки документов.

Функциональные возможности системы электронного документооборота jDocFlow

Система позволяет автоматизировать управление документами в банках, страховых компаниях, торговых и производственных организациях. Эффективная автоматизация обработки документов обеспечиваются благодаря следующим основным функциональным возможностям системы:

  • Графический дизайнер бизнес-процессов.
  • Поддержка типовых маршрутов и шаблонов (MS Word, Excel).
  • Ввод документов из различных источников (e-mail, сканеры и пр.).
  • Возможность контроля и сравнения версий документов.
  • On-line мониторинг всех этапов жизненного цикла документов.
  • Полнотекстовый поиск документов по содержимому файлов.
  • Механизмы контроля сроков обработки документов.
  • Формирование уведомлений по различным событиям.
  • Гибкая настройка схем замещения отсутствующих сотрудников.
  • Интеграция с Active Directory и MS Exchange.
  • Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП).
  • Настройка прав доступа с помощью ролей, бизнес-функций и грифов доступа.
  • Аудит и протоколирование всех событий.
  • Механизм Workflow для управления поручениями.
  • WEB-интерфейс для работы в удаленном режиме.
  • Поддержка промышленных СУБД ORACLE и MSSQL Server.

Принципы работы системы

В системе электронного документооборота jDocFlow основными понятиями являются «Документ», «Задача», «Папка» и «Контакт». Документ представляет собой электронную карточку, содержащую все реквизиты документа и информацию о стадиях его обработки. К документу можно присоединять файлы любых типов с возможностью сохранения и сравнения версий. Документ может быть подписан с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Обработка документа может осуществляться по жестким стандартизированным маршрутам, по принципу свободной маршрутизации или по гибридной схеме, совмещающей преимущества жестких и произвольных маршрутов.

Все основные операции по документу – рассмотрение, согласование, утверждение, регистрация и исполнение осуществляются с помощью задач (поручений). По каждому поручению можно установить срок исполнения, дать дополнительные указания и комментарии, зафиксировать результат исполнения. Результатом может быть резолюция, комментарий, файлы, а также отдельный документ со своей схемой обработки.

Электронные карточки документов и задач хранятся в Личных или Общих виртуальных папках в виде ссылок, что позволяет избежать дублирования при хранении документов, а также организовать удобный доступ к общим документам подразделений. Для быстрого поиска необходимых документов используется возможность динамической группировки и фильтрации по различным полям.

В системе сохраняется полная информация о всех участниках процесса обработки документа. В иерархическом справочнике контактов хранится детальная информация не только об организационно-штатной структуре и сотрудниках самой организации, но и информация о внешних контрагентах, в том числе об отправителях и получателях документов.

Создание электронных документов

Вид экранной формы карточки электронного документа зависит от типа и вида документа. При вводе документа пользователь заполняет основные поля, в том числе краткое содержание и вложенные файлы. Предусмотрена возможность импорта информации со сканеров, факсов и электронной почты. Часть атрибутов заполняется автоматически. В зависимости от вида документа и от подразделения, сотрудником которого является автор, автоматически определяется типовой шаблон обработки документа. Это позволяет существенно ускорить создание документа и минимизировать возможные ошибки.

При наличии у автора необходимых полномочий, он может скорректировать схему обработки документа, например, изменить лист согласования, добавить новых рецензентов, изменить состав и последовательность выполнения операций по документу.

Также существует возможность установления взаимных связей между документами (например, между порожденным и исходным документом) с возможностью быстрого перехода с помощью гиперссылок. После отправки электронного документа по маршруту формируются и выдаются необходимые поручения. При этом если по схеме обработки автор должен сразу выполнить следующее поручение (например, зарегистрировать документ), с целью экономии времени в системе предусмотрено автоматическое открытие соответствующей формы для выполнения этого поручения.

При выдаче поручения по документу в папку документов сотрудника попадает ссылка на документ, а в папку задач — ссылка на поручения. Ссылки на документы также могут размещаться в Общих папках подразделений, а также в различных журналах регистрации.

Управление бизнес процессом обработки документов

Настройка бизнес процессов обработки документов осуществляется с помощью графического дизайнера. С его помощью можно настроить любые правила прохождения документа по маршруту. Дизайнер поддерживает последовательно-параллельные операции, условную маршрутизацию, ветвление, слияние и циклы. Есть возможность настроить определенную последовательность блоков обработки (например, разрешая утверждать документ только после его согласования), внутри которых можно разрешить свободную маршрутизацию. Такое сочетание различных способов маршрутизации позволяет стандартизировать устоявшиеся бизнес-процессы обработки определенных видов документов и уйти от необходимости постоянной корректировки типовых схем для учета особенностей обработки отдельных документов.

При настройке типовых маршрутов достаточно полезной является возможность автоматического определения исполнителей поручений. Например, использование правила «Мой руководитель» позволит автоматически внести в лист утверждения непосредственного руководителя автора документа, а использование правила «Выбор исполнителя по должности» — определить сотрудника, занимающего в данный момент заданную должность в определенном подразделении.

Также существует возможность автоматического создания документов, в том числе сформированных на основе данных исходного документа. Например, на основе повестки совещания может быть сформирован его протокол.

Преимущества систем электронного делопроизводства

Переход к электронному документообороту — одна из актуальных тенденций развития делопроизводства. Современные компании ориентируются на инновации и рынок, используют все доступные средства коммуникаций. Именно этим обусловлен постепенный переход от бумажного к электронному делопроизводству. Эффективность управления зависит от скорости и качества документооборота компании. Использование современных технологий является одним из конкурентных преимуществ.

Традиционно автоматизация делопроизводственных процессов ассоциируется с работой с корреспонденцией, распорядительными и организационными документами. Тем не менее, степень развития систем электронного делопроизводства (СЭД) позволяет не только переводить документацию в цифровой формат, но и связывать ее с соответствующими управленческими процессами. СЭД — это программное обеспечение, с помощью которого можно организовать и автоматизировать работу на протяжении полного жизненного цикла документов. Такие программные средства обеспечивают возможность их создания, изменения, хранения, управления документационными потоками, а также помогают контролировать исполнение и повышают уровень информационной безопасности.

К преимуществам систем электронного делопроизводства можно отнести:

  • сокращение расходов бумаги и затрат на обслуживание техники;
  • ускорение делопроизводственных процессов;
  • оптимизация поиска и хранения;
  • быстрая обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • отслеживание истории документа, протоколирование действий;
  • исключение дублирования;
  • защита от несанкционированного доступа;
  • согласование и ознакомление в электронном виде;
  • контроль за исполнением;
  • формирование отчетов, наличие достоверных данных для анализа;
  • планирование и прогнозирование;

Таким образом, внедряя современную систему электронного делопроизводства, компания сокращает ряд ключевых затрат. Это материальные и временные затраты компании, а также трудозатраты персонала. Кроме того, уменьшается влияние так называемого человеческого фактора, т.е. количество ошибок в процессах документооборота сводится к минимуму.

Виды систем электронного делопроизводства

Системы электронного делопроизводства можно классифицировать по разным критериям. Наиболее распространенной можно считать классификацию по отношению к задачам делопроизводства. Существуют программные средства, охватывающие все делопроизводственные процессы, автоматизируют документооборот, выполняющие архивные и поисковые функции, обеспечивающие контроль и учет документов. СЭД может быть ориентирована на бизнес-процессы, обеспечение корпоративной инфраструктуры, управление содержимым и или маршрутизацию документооборота.

Виды систем электронного делопроизводства:

  • Системы управления документами

Предназначены, в первую очередь, для автоматизации хранения, поиска и управления документацией. Это практически универсальный класс, не имеющий отраслевой направленности. Функционал СЭД этой категории позволяет охватить весь цикл жизни документа: от его создания до списания в архив. С их помощью производится индексация; организация доступа, выдачи и возврата; рассылка документации. Системы управления обеспечивают защиту данных за счет постоянного контроля версий документа. Кроме того, они могут выполнять ряд управленческих функций, передавая поручения исполнителям и отслеживая ход работ.

  • Системы автоматизации деловых процессов

Этот вид СЭД предназначен для обеспечения бизнес-процессов. Они позволяют обрабатывать документы в процессе выполнения той или иной работы, описывают бизнес-процессы и поддерживают регламент их взаимодействия с документопотоками. С их помощью можно не только вести электронный архив, но и осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск по нему. Объектом является работа, которой задаются определенные условия и исполнители. С процессом связывают те или иные служебные документы, необходимые для ее выполнения.

  • Системы организации групповой работы

Поддерживают возможность постоянного обмена документами. Могут совмещать функции электронной почты, видеоконференций, совместного использования документации. Кроме того их программные средства позволяют управлять документопотоками и осуществлять календарное планирование. Несмотря на ограниченный размер собственных баз данных, подобные СЭД служат для автоматизации документооборота и обеспечения функций учета, хранения и поиска.

  • Системы контроля исполнения документов

Задача системы электронного делопроизводства этого класса — обеспечение учета документации и контроль за ее исполнением. В подобной СЭД ведутся журналы регистрации и контроля, с помощью которых можно отследить приближение сроков исполнения или его окончание. Программа сигнализирует о просроченных документах, формируя отчеты о работе. Она наиболее эффективна при использовании делопроизводственным персоналом и контролирующими подразделениями.

  • Электронные архивы

Предназначены для физического хранения электронных копий документов. Обеспечивают атрибутивный и полнотекстовый поиск в массиве документации и, как правило, представляют собой клиент-серверные базы данных.

Выбор системы электронного делопроизводства

Выбор оптимальной системы электронного делопроизводства необходимо производить с учетом специфики деятельности компании, ее текущих потребностей, стратегии развития и политики управления. Ожидаемым результатом внедрения СЭД на предприятии является оптимизация затрат за счет экономии внутренних ресурсов. Эффективной будет система, позволяющая окупить затраты на внедрение за 2-3 месяца. Целесообразно назначить ответственным за это процесс сотрудника, обладающего знаниями в области управления бизнес-процессами. Как показывает практика, максимальный эффект от автоматизации достигается в том случае, если электронный документооборот и система управления процессами функционируют в едином информационном пространстве. Объединение этих процессов позволит решить максимально количество текущих задач.

Среди требований к системе электронного делопроизводства можно выделить:

  • соответствие организационно-штатной структуре компании;
  • разграничение полномочий, протоколирование действий пользователей;
  • возможность контроля сроков исполнения, оповещения о просроченных документах;
  • хранение документации во внутренней базе;
  • поддержка шаблонов, версий и перекрестных ссылок;
  • возможность коллективной разработки;
  • обеспечение процессов согласования, визирования и утверждения;
  • ведение регистрационных журналов, дел;
  • формирование статистических отчетов;
  • атрибутивный и полнотекстовый поиск, ведение классификаторов;
  • отслеживание документов вне системы;
  • возможность шифрования, использования цифровой подписи;
  • поддержка маршрутизации, обеспечение документооборота;

При выборе системы электронного делопроизводства необходимо принять во внимание финансовые возможности и организационную схему делопроизводства организации. В некоторых случаях, когда документооборот компании невелик, достаточно автоматизировать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, распределение документов по исполнителям. Если речь идет о компании с разветвленной структурой и большим штатом, необходима более сложная система с расширенным функционалом.

В любом случае, соотношение стоимости автоматизации и возможностей внедряемого программного обеспечения будет определяющим фактором при принятии решения.

>Руководство пользователя по дополнительным возможностям работы с корреспонденцией в системе документооборота Lotus Notes Аппарата Правительства

Транскрипт

1 Руководство пользователя по дополнительным возможностям работы с корреспонденцией в системе документооборота Lotus Notes Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области

2 1. Общее описание новых возможностей В рамках исполнения Государственного контракта от «26» ноября 2013 года в системе электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области на базе Lotus Notes были выполнены доработки функционала СЭД, а именно: 1. Внесение изменений, направленных на повышение эргономичности интерфейса и удобства работы пользователей, реализующих следующие инструменты СЭД; 1.1. Упрощённый выбор корреспондентов и адресатов по вхождению символов с использованием полнотекстового поиска; 1.2. Автоматическая подстановка даты документа и даты внесения резолюции с возможностью редактирования; 1.3. Возможность создания и последующего выбора текстовых шаблонов для полей резолюции и содержания документа; 1.4. Возможность сортировки документов по различным полям; 1.5. Реализация быстрого поиска по словам/символам по выбранным или всем полям регистрационной карточки; 1.6. Возможность групповой обработки документов (выдачи резолюций, выдачи на исполнение, завершения исполнения); 1.7. Контроль при создании документа на наличие в системе документа с таким же исходящим номером и выдача предупреждающего сообщения об этом Реализация проверки орфографии для полей содержания и резолюции. 2. Доработка форм регистрационных карточек документов и способов навигации по документам в соответствии с логикой процессов документационного обеспечения; 2.1. Реализация механизма установления двусторонней связи между документами и возможности перехода к связанным документам непосредственно из регистрационной карточки текущего документа; 2.2. Добавление множественного поля «Способ доставки» для выбора способа и даты доставки документа адресату; 2.3. Обеспечение возможности занесения дополнительных адресатов для входящей корреспонденции; 3. Внесение изменений, направленных на повышение исполнительской дисциплины; 3.1. Возможность внесения резолюций в приёмных заместителей Губернатора Челябинской области, председателя Правительства Челябинской области, заместителей председателя Правительства Челябинской области; 3.2. Возможность внесения дополнительных резолюций и отображение полного списка резолюций в документе; 3.3. Формирование уведомлений об исполнении контрольных поручений; 3.4. Возможность фиксирования исполнителем результатов исполнения поручений; 3.5. Отслеживание сроков исполнения поручений; 3.6. Занесение информации о корректировке и утверждении резолюции в историю входящего документа; 3.7. Формирование истории для исходящих документов. Цель доработок модернизация существующей автоматизированной системы электронного документооборота Заказчика на базе программного обеспечения Lotus Notes/Domino Руководство пользователя Страница 2

3 2. Технологическая инструкция для сотрудников Канцелярии 2.1.Упрощённый выбор корреспондентов и адресатов по вхождению символов с использованием полнотекстового поиска Для выполнения полнотекстового поиска при выборе корреспондентов и адресатов необходимо воспользоваться кнопкой «Поиск» в соответствующем разделе. При нажатии на кнопку «Поиск» вызывается окно с поисковой строкой, в которую можно ввести текст. По заданному тексту выполняется поиск по всем полям карточки корреспондента, без учёта регистра. Найденные записи отображаются в виде списка, из которого необходимо выбрать одно из значений (отметить запись нажатием) и нажать кнопку «ОК». При задании поисковой строки не нужно использовать символ «*». Для просмотра полного списка можно выполнить поиск с пустой поисковой строкой. 2.2.Автоматическая подстановка даты документа и даты внесения резолюции с возможностью редактирования При регистрации документа автоматически подставляется значение текущей даты в поле «Дата документа». Автоматически сформированную дату можно редактировать. При редактировании проекта резолюции также автоматически подставляется текущая дата при первичной установке курсора в поле «Текст резолюции». Руководство пользователя Страница 3

4 2.3.Возможность создания и последующего выбора текстовых шаблонов для полей резолюции и содержания документа При регистрации и редактировании документа возможно использование текстовых значений из справочника персональных шаблонов текста («автотекст»). Использование автотекста доступно для полей «Текст резолюции» и «Содержание». Для вставки автотекста необходимо нажать на кнопку «Вставить автотекст» и выбрать значение из справочника шаблонов. Для поиска нужного шаблона можно использовать полнотекстовый поиск (по аналогии с п.2.1.). Если необходимо просмотреть все шаблоны, выполняется поиск с пустой строкой. Для создания нового шаблона и занесения его значения в справочник шаблонов необходимо внести запись в текстовое поле «Резолюция» или «Содержание» и нажать кнопку «Новый автотекст». Запись будет полностью добавлена в справочник в качестве шаблона, который можно использовать в дальнейшем. 2.4.Возможность сортировки документов по различным полям Для выполнения сортировки списка документов по различным полям необходимо щёлкнуть левой кнопкой мыши по заголовку сортируемого столбца. Первый щелчок задаёт сортировку по возрастанию, второй по убыванию, третий отменяет сортировку. Активная сортировка выделяется «жирной стрелочкой». Например, на рисунке отображена сортировка по возрастанию для столбца «Исходящий номер». 2.5.Реализация быстрого поиска по словам/символам по выбранным или всем полям регистрационной карточки Быстрый поиск по всем полям регистрационной карточки выполняется с помощью поисковой строки в верхней части экрана. Введённая строка должна быть ограничена символом «*», что является технологической особенностью платформы Lotus Notes. Руководство пользователя Страница 4

5 2.6.Возможность групповой обработки документов (выдачи резолюций, завершения исполнения) Групповая обработка документов предназначена для ускорения выполнения однотипных действий пользователя. В системе предусмотрены следующие групповые операции: Групповой ввод резолюций Групповая отметка об исполнении Для выполнения группового ввода необходимо отметить все нужные документы в общем списке документов щелчком по полю слева от строки документа и нажать на кнопку «Корректировать проект резолюции» либо «Исполнение». Процесс ввода резолюции описан в п Процесс ввода отметки об исполнении описан в п.3.4. Руководство пользователя Страница 5

6 2.7.Контроль при создании документа на наличие в системе документа с таким же исходящим номером и выдача предупреждающего сообщения При регистрации нового входящего документа система выполняет проверку на наличие в базе «Входящие» и «Факсы» документа с таким же исходящим номером. В случае обнаружения такого документа система выдаёт предупреждение о его существовании (выделяется красным цветом шрифта). По кнопке «Открыть» в поле ввода исходящего номера можно перейти к просмотру найденного документа. 2.8.Реализация проверки орфографии для полей содержания и резолюции В полях ввода резолюции и содержания реализована проверка орфографии для вводимого текста. Некорректные значения подчёркиваются красной волнистой линией. 2.9.Реализация механизма установления двусторонней связи между документами В системе реализована возможность установления двусторонних связей между документами. Связывание документов производится в два этапа: 1) Создание связи в документе 1 (нажать на кнопку «Создать связь»); 2) Привязывание к данной связи документа 2 (нажать на кнопку «Сохранить связь»); После нажатия на кнопку «Создать связь» в текущем документе система выдаст сообщение об успешном создании связи. Кнопка «Создать связь» станет недоступна, появится кнопка «Отменить создание связи» для отмены действия в случае ошибки. Руководство пользователя Страница 6

7 Для добавления созданной связи в документ 2 необходимо открыть его и нажать на кнопку «Сохранить связь». В обоих документах (документ 1 и документ 2) в секции «Содержание» добавится информация о связанных документах. Таких связей в документе может быть несколько. При необходимости можно удалить некорректно введённую связь документов, нажав на кнопку «Удалить». Руководство пользователя Страница 7

8 В каждый момент времени у каждого пользователя может существовать только одна созданная, но не сохраненная связь. Если уже созданная связь не была назначена какомулибо документу, создание новой связи будет не доступно Добавление множественного поля «Способ доставки» для выбора способа и даты доставки документа адресату В регистрационной карточке документа добавлен раздел «Способ доставки». По кнопке «Добавить» открывается окно выбора, в котором необходимо указать способ доставки. По кнопке «ОК» открывается окно ввода даты доставки со значением текущей даты по умолчанию (возможно редактирование даты). Выбранные способ и дата доставки отобразятся в документе. Возможно указание нескольких способов доставки. Ошибочно введённую запись можно удалить, нажав на кнопку «Удалить». Руководство пользователя Страница 8

9 2.11. Обеспечение возможности занесения дополнительных адресатов и корреспондентов для входящей корреспонденции В регистрационной карточке входящих документов добавлены поля «Дополнительные адресаты» и «Дополнительные корреспонденты» с возможностью множественного выбора. При регистрации входящей корреспонденции необходимо указать основного адресата (исходя из которого формируется номер документа) и при необходимости дополнительных адресатов. При нажатии на кнопку «Добавить» открывается окно выбора адресатов. Для поиска адресата необходимо начать набирать его фамилию. Выбранный адресат будет добавлен в регистрационную карточку. Руководство пользователя Страница 9

10 Ошибочно введённую запись можно удалить, нажав на кнопку «Удалить». Аналогичным образом работает поиск выбор дополнительных корреспондентов Формирование истории для исходящих документов Для исходящих документов формируется история работы с документом, в которой сохраняется дата операции и системный пользователь, выполнивший операцию. В частности в истории документа хранится информация о создании и редактировании документа, вводе резолюции и отметки об исполнении Занесение информации о корректировке и утверждении резолюции в историю входящего документа Для входящих документов формируется история работы с документом, в которой отмечается дата операции и пользователь, выполнивший операцию. В том числе в данную историю попадает информация о работе с проектом резолюции к документу (создании, корректировке и утверждении). Руководство пользователя Страница 10

11 3. Технологическая инструкция для сотрудников Приёмных 3.1.Возможность внесения резолюций в приёмных Для ввода проектов резолюций в системе электронного документооборота пользователям в Приёмных будут предоставлены дополнительные права на редактирование регистрационной карточки документа в части ввода резолюций. В общем списке документов доступна кнопка «Проект резолюции»: Также эта кнопка доступна из представления конкретного документа: При необходимости внести одну и ту же резолюцию в несколько документов существует возможность отметить все нужные документы в общем списке документов щелчком по полю слева от строки документа и выполнить групповой ввод резолюции, нажав на кнопку «Проект резолюции». Руководство пользователя Страница 11

12 2 1 После нажатия на кнопку «Проект резолюции» открывается окно для ввода и редактирования проекта резолюции. В данном окне необходимо выбрать автора резолюции. Автор резолюции проставляется по умолчанию, есть возможность выбрать другого автора из списка руководителей группы, назначаемых администратором. Также необходимо указать дату резолюции (по умолчанию проставляется текущая дата), текст резолюции (вносится полный текст резолюции «кому, когда и что»), указать сроки подготовки ответа и ответственного исполнителя (для функций организационного контроля), при необходимости проставить отметку контроля (все поля являются необязательными для заполнения и могут редактироваться неограниченное количество раз). Также есть возможность указать получателей уведомлений, которым будет направлено сообщение о необходимости исполнить поручение (исполнителей по данной резолюции). После ввода проекта резолюции его необходимо сохранить (кнопка «Сохранить»). Внесённая резолюция будет отражена в соответствующих полях документа. Просмотр проекта резолюции доступен только группе пользователя, создавшего проект, прочие пользователи не могут просматривать и редактировать введённый проект резолюции. Руководство пользователя Страница 12

13 Сохранённую резолюцию можно вывести на печать на специализированном бланке, нажав на кнопку «Резолюция в Word». После нажатия на кнопку будет открыт документ Microsoft Word следующего вида: Руководство пользователя Страница 13

14 Значения текста и даты резолюции, регистрационный номер и дата документа будут подставлены из карточки документа. При необходимости данный текст может быть отформатирован. Проект резолюции, распечатанный на бланке, передаётся руководителю и затем возвращается в Приёмную с какими-либо корректировками (или без). В случае, если были внесены поправки, пользователь в Приёмной корректирует проект резолюции в системе (аналогично, по кнопке «Проект резолюции») и затем ставит отметку об утверждении резолюции нажатием на кнопку «Утвердить»: После утверждения текст резолюции становится доступным всем пользователям, имеющим доступ к данной регистрационной карточке. Кнопки «Проект резолюции» и «Утвердить» становятся недоступными. Процесс внесения резолюции считается завершённым. Руководство пользователя Страница 14

15 3.2.Возможность внесения дополнительных резолюций и отображение полного списка резолюций в документе После внесения первичной резолюции в системе существует возможность накладывать дополнительные резолюции на документ. При этом первая введённая резолюция считается основной и отражается в детализированном представлении в документе. Все последующие резолюции являются дополнительными и отражаются в сжатом табличном виде с возможностью перехода к подробному просмотру. Групповой ввод резолюций доступен только для основной резолюции. Дополнительные резолюции должны вводиться индивидуально для каждого документа. Пример незаполненного списка дополнительных резолюций представлен на рисунке ниже. Секция дополнительных резолюций может быть свёрнута нажатием на стрелку слева от секции. Для добавления дополнительной резолюции необходимо нажать на кнопку «Новая резолюция». Процесс ввода и утверждения проекта резолюции аналогичен описанному в п.3.1. Руководство пользователя Страница 15

16 Корректировать проект резолюции могут только пользователи подразделения, ответственного за создание данного проекта резолюции в системе. Для прочих пользователей кнопка «Проект резолюции» недоступна. Например, в случае внесения резолюций по одному документу в нескольких приёмных, каждая приёмная сможет скорректировать только свой проект резолюции и только до его утверждения. После утверждения проекта резолюции он отображается в списке дополнительных резолюций. Назначенным получателям уведомлений при утверждении резолюции рассылаются уведомления о том, что им назначено поручение (см. п.3.3.). В ход исполнения автоматически заносится информация о введённой резолюции, в случае если эта резолюция наложена руководителем высшего звена (настройка списка руководителей высшего звена выполняется администратором системы). Текст, занесённый в поле «Ход исполнения» может быть отредактирован пользователями в Канцелярии. Ответом на каждую резолюцию может быть либо ввод последующей резолюции, либо непосредственно исполнение поручения. Процесс ввода результатов исполнения поручения описан в п Формирование уведомлений об исполнении контрольных поручений После утверждения проекта резолюции ответственному исполнителю система отправляет сообщения с уведомлением о том, что данный сотрудник является исполнителем по документу с указанием номера и даты документа (пользователь должен иметь почтовый адрес Lotus Notes). Руководство пользователя Страница 16

17 Пример отправляемого сообщения: 3.4.Возможность фиксирования исполнителем результатов исполнения поручений В системе реализована возможность заполнения данных об исполнении поручения непосредственно исполнителем. Для ответственного исполнителя, назначенного при вводе резолюции, доступна кнопка «Исполнение». При нажатии на кнопку открывается окно ввода результатов исполнения, в котором заполняются необходимые поля (номер и дата документа ответа, подписант, получатель, дополнительная информация). По нажатии на кнопку «ОК» заполненный результат попадает в регистрационную карточку документа. Руководство пользователя Страница 17

18 3.5.Отслеживание сроков исполнения поручений Контроль сроков исполнения поручения может быть выполнен двумя способами: Отправка напоминаний по документам, у которых срок исполнения поручения подходит к концу; Отправка напоминаний по просроченным поручениям. Группировка документов по сроку исполнения отражена в представлении «По сроку», документы в котором разбиты на множества: «Сегодня», «Завтра», «В течение 3 дней», «В течение недели», «В течение 2 недель», «Более двух недель». Сроком исполнения документа считается срок, указанный в основной резолюции. Для отправки уведомлений по документам необходимо отметить их щелчком по полю слева от строки документа и нажать на кнопку «Отправить напоминания». Руководство пользователя Страница 18

19 Ответственным исполнителям по данным документам, указанным в первичной резолюции, будут направлены почтовые сообщения с напоминанием и возможностью перехода непосредственно к документу. Аналогично выполняется работа с уже просроченными поручениями через представление «Просроченные» (просмотр и отправка уведомлений). Также существует возможность контролировать в каждой Приёмной документы, по которым были наложены резолюции в данной Приёмной. Просмотр «своих документов» выполняется в представлении «Мои по сроку», порядок работы с ним аналогичен работе с представлением «По сроку». Руководство пользователя Страница 19

>Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе

Дмитрий Мельниченко

Инструкция. Нужна ли?

Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних — секретари, руководители общего отдела и т. д. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях не то что защитников — «хозяина» нет. ИТ-отделу она вроде бы не нужна – и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают – это не их епархия. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию.

И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало).

Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать. Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это – время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).

При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

● виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;

● полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);

● порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте».

Структура инструкции

Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:

1. Терминология

2. Нормативные ссылки

3. Общие положения

4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД

5. Использование электронной цифровой подписи

6. Правила работы с папками и документами

7. Классификация документов

8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов

9. Выдача поручений и контроль исполнения документов

Раздел «Общие положения»

В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД. Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД. В разделе «Общие положения» должны оговариваться действия сотрудников по работе с электронными документами перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника. До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»

Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:

● прием и учет поступивших документов,

● подготовка и согласование проектов документов,

● учет и регистрация отправляемых документов,

● выдача поручений руководителями структурных подразделений,

● контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях,

● формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений,

● справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов,

● контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело,

● коллективная работа с документами.

В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями (ФО) пользователей.

Могут быть выделены следующие пользовательские группы:

● руководители высшего звена (ФО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);

● руководители структурных подразделений (ФО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, содержательный контроль исполнения резолюций и поручений);

● сотрудники службы ДОУ (ФО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);

● делопроизводители структурного подразделения (ФО: регистрация документов, поступивших на имя Руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);

● пользователи СЭД (ФО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);

● администраторы СЭД (ФО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).

Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.

Раздел «Использование электронной цифровой подписи»

Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), то необходимо также объяснить правила работы с ней. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним). Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т. д.

Раздел «Правила работы с папками и документами»

В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.

Например:

● количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;

● необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);

● иностранные названия необходимо писать без перевода;

● права доступа к папкам необходимо дать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;

● полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.

Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.

Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизитам (при использовании СЭД, например, это возможно по названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту/ключевому слову.

Раздел «Классификация документов»

В разделе «Классификация документов» необходимо выделить основные виды документов, имеющих оборот на предприятии и определить, какие из них могут быть в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, договоры исходящие, скан-копии договоров входящих).

В этом разделе имеет смысл выделить следующие подразделы:

● входящие документы,

● исходящие документы,

● внутренние документы,

● бумажные документы.

Основная задача раздела — объяснить, с какими документами и как осуществляется работа в электронном виде, определить сроки хранения электронных документов по каждому из видов документа, их связь с бумажными вариантами документов и соответственно с правилами бумажного делопроизводства, принятого на предприятии. В подразделе «Бумажные документы» перечисляются те виды документов, которые в электронный вид не переводятся. Прежде всего, это многостраничные бумажные отчеты, документы, поступающие на предприятие, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности предприятия.

Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов»

При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может идти в электронном виде. В этом случае необходим раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в нем целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов).

Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов»

Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде. Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *