Административный директор

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Административный директор

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

Функции должности

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

  • активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
  • ответственность
  • коммуникабельность
  • лидерские позиции
  • устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Переговоры

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

  • Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
  • Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

    Проведение собеседований

  • Представление интересов компании и решение вопросов с контролирующими организациями, которые не требуют непосредственного участия руководства.
  • Составление финансовых планов в сфере административно-хозяйственной деятельности.
  • Организация системы документооборота и управления информационными потоками с целью оптимизации рабочего времени директора.
  • Контроль сроков исполнения документов, соблюдения исполнительской дисциплины.
  • Правила формирования и порядок передачи дел на архивное хранение.
  • Подготовка отчетов, на основе информационных и справочных материалов, охватывающих сферу его занятости.
  • Организация деловых встреч и проведение совещаний.
  • В отдельных случаях, формирование штата сотрудников компании необходимой квалификации, в соответствии со спецификой компании. Подготовка и обучение персонала.
  • Контроль слаженной работы подчиненного персонала, недопущение нарушения трудовой дисциплины.
  • Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
  • Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
  • Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
  • Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
  • Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
  • Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

Правомочия административного директора

Права директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

АХО-2. Должности хозяйственных служб. Функционал и краткое указание их развития

АХО-2

Для понимания сути хозяйственного обеспечения организации необходимо правильно понимать чем занимаются специалисты этой службы. Итак.

Низший уровень, а точнее НАЧАЛЬНЫЙ уровень – специалист/разнорабочий/хозработник/плотник/сантехник и иные придуманные наименования.
РАНЕЕ (советские времена) к данной должности предъявлялись строгие и четко оформленные функциональные обязанности. Логика функций была проста – на крупных предприятиях (по советским нормам свыше 3000 сотрудников) существовала специализация: плотник, сантехник, электрик, дворник, озеленитель и разнорабочий. На малых предприятиях (по советским нормам менее 1000 сотрудников) хозяйственный сотрудник, как правило, совмещал две должности, но разнорабочий при этом присутствовал всегда. Предприятия и учреждения где в силу специфики было не выгодно держать хозяйственную штатную единицу, например – магазин, решали проблему путем привлечения совместителей – электрик, плотник, сантехник и т.д. и т.п.
Данное распределение исходило из принципа достаточности и обеспечительного минимума. Так на крупном предприятии выделенные люди хоть и не являлись основным персоналом (в экономическом смысле), но гарантировали бесперебойную круглосуточную работу заводов, совхозов и институтов. Затраты от всех общеорганизационных затрат в процентном соотношении составляли менее 2%, что экономически оправдывало содержание отдельной структуры и выделение денег на хозяйственную службу. На малых предприятиях для экономии денежных средств за счет ФОТ вводился институт совместительства, подкрепленный премиями и договорами на отдельные виды работ. Это позволяло отдельным, более сообразительным, но недостаточно шустрым сотрудникам в рамках родного предприятия зарабатывать больше обычного. А более шустрым сотрудникам получать деньги не только в родной организации, но и порой в нескольких одновременно. Микроскопические предприятия (магазины, музеи, районные типографии и иные) опирались на разовый найм сотрудников и зачастую лишь документальное совместительство, к примеру – ответственный за электрохозяйство – электрик.
Советская эпоха этому уровню выделяла низшее состояние сотрудников службы обеспечения. Подобных сотрудников было много. Их подготовкой по всей Стране занимались десятки тысяч профессиональных училищ, выпуская ежегодно до трех миллионов специалистов. Сейчас обучение потребных специалистов «запущен» настолько, что можно констатировать предстоящий кризис в ближайшие 5–7 лет. Стоит отметить, что данную экономическую нишу с удовольствием использовали и высококлассные специалисты с целью повысить собственное благосостояние, например – ответственные за электрохозяйство.
Отметим, что отношение к этому начальному уровню хоздолжности из Советской Эпохи перешло и в наше НАСТОЯЩЕЕ время. При этом наблюдаются устойчивые попытки хозяев бизнеса, да и руководителей компаний ЗНАЧИТЕЛЬНО расширить функционал данных должностей. В первую очередь идет объединение всех должностей (плотник, сантехник, слесарь, электрик и разнорабочий, а иногда еще кладовщик, дворник и озеленитель) в одну. К этому постоянно добавляется попытки использовать на данной должности автотранспорт с самыми различными функциями. Как результат – незначительное количество компаний и организаций могут похвастать постоянным составом на данном уровне хозяйственной службы.
Отдельного обсуждения заслуживает попытки симбиоза функционала начального и более высокого уровней хозяйственных функций. Самым распространенным на сегодняшний день распределение:
а) плотник + сантехник + энергетик
б) плотник + сантехник + электрик + энергетик
в) разнорабочий + дворник + слесарь + водитель
г) плотник + сантехник + электрик + водитель
д) плотник + сантехник + электрик + заведующий хозяйством
е) плотник + сантехник + электрик + заведующий хозяйством + водитель
и так далее и тому подобное
При этом в организациях зачастую наблюдается полное отсутствие логики в распределении функций – непонимание как трудочасы по данным функционалам сочетаются между собой и как это выливается в комфортность, успешность работы организации, как влияет все это на ее статус и имидж. Логика в выработке критериев эффективности таких должностей, да зачастую вообще элементарного понятия ППР (планово-предупредительного ремонта) отсутствует! Понятие ППР подменяется другим наполнением, сторонние люди формализуют те процессы, о которых не имеют представление, не зная противоречий и мотивировку этих должностей.
Следствия из данной ситуации всегда одни и те же: постоянная текучка сотрудников хозслужбы, постоянные поломки и аварийные ситуации, постоянные финансовые расходы на содержание/поддержание инфраструктуры в работоспособном состоянии. Если в вашей организации присутствуют данные признаки, то эти статьи для Вас окажутся полезными.
Неразумные попытки минимизировать расходы по ФОТ за счет снижения количества сотрудников этой службы приводит к плачевным результатам, когда человек заболевает или уходит в отпуск и решать вопросы хозяйственного обеспечения становится некому. Организация становится зависимой даже не от личности, а от должности!

Второй уровень. Заведующий хозяйством (Завхоз) – ведущий специалист/заместитель начальника АХО или АХЧ
Очень хитрая ниша в хозяйственных отношениях. Стереотип отношения к данной должности сложившийся еще в советские времена – на все руки от скуки. Придется читателя разочаровать – «на все руки от скуки» – МИФ. Завхоз это в первую очередь человек, который ПОСТОЯННО смотрит, ищет, ПРЕДОТВРАЩАЕТ, организует и лишь изредка работает собственными руками.
Принимая человека на подобную должность, работодатель представляет, что этот человек будет исполнять ВСЕ мелкие работы самостоятельно. Вот только под термином ВСЕ М-Е-Л-К-И-Е работы каждый вкладывает свои определения.
Попробуем сопоставить две стороны одних и тех же процессов.

|Работодатель/Хозяин | Работник/Исполнитель |

Смена/установка дверного замка Плотницкие работы от 0,5 до 2 часов
Прикрутить/отремонтировать ручку двери/мебели Плотницкие работы от 0,12 до 1 часа
Заменить/отремонтировать смеситель Сантехнические работы от 0,5 до 4 часов
Отремонтировать/заменить/ отрегулировать Сантехнические работы от 0,25 до 2,5 часов
сливную арматуру в бачке туалета
Заменить лампочку в светильнике Электрические работы от 0,12 до 0,75 часа
Заменить/отремонтировать светильник Электротехнические работы от 0,75 до 2,5 часов
Отремонтировать/наладить чайник, микроволновку Электромеханические работы от 0,12 часа до 3 рабочих дня
Отремонтировать принтер, телефон, телевизор Электроработы КиПовца и специалиста IT от 0,12 до 5 часов
Прибрать территорию возле крыльца Дворовые/разноработные работы.
В зависимости от сезона от 0,1 до 6 часов
Залить/заправить ГСМ в служебный автомобиль Автослесарные работы от 0,25 до 2 часов
Произвести диагностику электрооборудования Электротехнические работы от 0,12 до 2 часов
Прочистить засор труб/канализации внутри здания Сантехнические работы от 0,5 до 8 часов
Прочистить ливневую канализацию на улице Гидротехнические работы от 0,5 часа до 2 суток
Разгрузить/перетащить мебель Погрузочно-разгрузочные работы от 0,12 до 2 часов

Здесь приведен очень-очень краткий список МЕЛКИХ работ показывающий, что понятие «МЕЛКИЕ» могут оказаться совсем не тем, что считает Руководство. При этом зачастую забывают о том, что на этом уровне у заведующего хозяйством появляются еще обязанности по ведению документов: авансовый отчет, акты, приходные/расходные документы, документы по содержанию приборов учета, по содержанию приборов, оборудования, инструментов и т.д.
Следствия из данной ошибочной оценки ситуации всегда одни и те же: периодическая текучка данной должности, неожиданные аварийные ситуации, постоянные финансовые расходы на содержание/поддержание инфраструктуры в работоспособном состоянии. Если в вашей организации присутствуют данные признаки, то это повод задуматься над изменением подхода к хозяйственному обеспечению.
Давайте рассмотрим, когда в организациях у завхоза в подчинении имеются сотрудники. На сегодняшний день можно вывести некую закономерность (приблизительно):
Штатная численность организации Количество сотрудников хозяйственной службы (вместе с руководителем)
10–100 человек 1–2 сотрудника
50–200 человек 2–5 сотрудника
100–500 человек 3–7 сотрудников
200–1000 человек 4–12 сотрудников

При наличии подчиненных завхоз начинает разбивать функции и задачи на два уровня: исполнительский и организационный. Порядок разделения и границы функционалов определяется каждой организацией самостоятельно, исходя из способностей и умений рядовых сотрудников хозяйственной службы. На данном этапе очень сложно формализовать в виде должностных инструкций обязанности. Опытный заведующий хозяйством максимально практикует: «незаконно-неправильное» управление рабочим временем; смешение/разделение функционала; «оперативное лидерство» для устранения аварийных ситуаций; «внутренние резервы»; нарушение норм безопасности для достижения максимальных нужных результатов при минимальных временных затратах.
Исполнительский уровень мы рассмотрели выше в рамках первого и второго уровня функций.
Организационный уровень функций и задач зачастую решает сам завхоз. Сюда входит (основное):
— получение денег
— приобретение расходных материалов
— поиск поставщиков потребного
— получение счета, договора
— «проталкивание» оплаты
— получение необходимого
— привлечение подрядчиков
— формирование технического задания для правильного, полного, комфортного и безопасного функционирования организации и безопасно-комфортной эксплуатации оборудования
— контроль исполнения
— определение «козлов отпущения» в случае непотребного исполнения
— составление актов
— подготовка «закрывающих» документов
— сдача «закрывающих» документов с выделением всей технической составляющей в хозяйственную службу
— составление финансового отчета
Следствия ошибочной политики отношения к хозяйственной службе на данном уровне можно описать следующими терминами: периодическое открытие вакансии, неожиданные аварийные ситуации, неоправданные финансовые расходы на содержание/поддержание инфраструктуры в работоспособном состоянии, полный бардак в хозяйственно-технической и хозяйственно-технологической документации, дискомфортные условия работы простых сотрудников Организации. Если в вашей организации присутствуют данные признаки, то это повод задуматься над изменением подхода к хозяйственному обеспечению.

Усложнение организационного уровня функций и задач хозяйственной службы привело к появлению следующего Третьего СРЕДНЕГО уровня – Заместитель Директора – по техническим вопросам. Он же Начальник АХО, Заместитель директора по АХЧ, Технический Директор.
Очень непростой и запутанный уровень функционала. Начать с того что в конце существования СССР этот функционал начал выделяться по сложному алгоритму в должности: главный инженер или заместитель по общим вопросам. После развала СССР, когда Хозяин Организации пытался контролировать Все Сам и Везде на малых предприятиях (по российскому нормативу менее 100 человек) стали исчезать Заместители по общим вопросом, Технические директора и т.д.
Казалось бы, все правильно и логично. Объемы работ, оборота и основных средств не требует столь тщательного ухода, тем более после бурных сокращений начала 90-х специалистов, желающих подработать на рынке – «выбирай, не хочу». И здесь кроются ошибки Хозяина/Директора Организации:
1. Специалист работающий по разовому договору лишь «затыкает дырку», но не устраняет причину. В дальнейшем это выливается в капитальные затраты в лучшем случае, в худшем – пожар или неустранимую поломку – то есть финансовые потери.
2. При попытке определить кто виновен – тот, кто ремонтировал последним, или же тот, кто ремонтировал до него, или же тот, кто ремонтировал ДО до него и т.д. Про таких руководителей очень быстро расходится информация – результат: в такой организации работают с каждым разом всё менее и менее квалифицированные специалисты, а соответственно неприятности начинают расти как снежный ком.
3. Техническая и технологическая каша ведет к проблеме найма подрядной организацией. Оплата работ Подрядчика резко увеличивается.

Это апокалиптический сценарий. Но поверьте, такое сплошь и рядом случалось в 90-х и нулевых годах. Сейчас такая ситуация складывается реже и связано это с тем, что Руководители осознали потребность выделенного человека по хозяйственному обслуживанию. Подбирая специалистов, ориентируются только на один показатель: умение работать руками по всем видам работ: сантехника, электрика, отопление, плотницкие работы, грузчик, дворник. Функционал «МЕЛКИЕ РАБОТЫ» мы уже рассматривали выше, добавим только, что появление постоянного персонала не избавляет Руководство Организации от первых двух ошибок. Просто все это растягивается на более длительный срок при неправильно подобранном персонале, либо на очень короткий при огромной текучке персонала. Итак, перейдем сразу к должности заместителя директора/технический директор.
Что предъявляется в качестве критериев к претенденту на данную должность?:
А) Строительное образование
Б) Опыт работ
Что принимается во внимание изучая резюме претендента?:
а) Сколько лет отработал на том или ином месте
б) Каков функционал на предыдущих местах работы
в) Какое количество подчиненных
г) Опыт общения с различными надзорными органами

Вынужден огорчить читателей из вышепоименованных шести пунктов полезным может оказаться лишь один пункт – ОПЫТ ОБЩЕНИЯ С РАЗЛИЧНЫМИ НАДЗОРНЫМИ ОРГАНАМИ. Разберем это утверждение с точки зрения хозяйственного обеспечения.
Строительное образование. Наличие строительного образования дает лишь понимание правильности той или иной технологии и технических вопросов, но не дает Вам ответ об уровне самостоятельности Претендента решать возникающие проблемы в САМЫЕ СЖАТЫЕ сроки при минимуме финансовых, организационных и кадровых возможностях.
Опыт работ. Срок и место работы сообщает Вам лишь о том, что этот человек МОЖЕТ обладать организаторскими способностями. Но где гарантия того, что все что творилось на предыдущей работе делалось им самим, а не его заместителем/заведующим хозяйством или инициативным электриком/сантехником/слесарем? Как проверить этот факт? Позвонить в отдел персонала той организации, как сейчас практикуется? За последние пять лет набирает обороты практика «очернения» ушедших специалистов, особенно если данный высококлассный специалист имеет «тяжелый», «скандальный» характер. Вы готовы потерять возможно, лучшего специалиста в регионе из-за наветов? Тогда мы идем к вам!
Сколько лет отработал на том или ином месте. Вообще несущественная информация. Причина? Если при приеме на работу специалист хозяйственной службы видит, что декларируемое расходится с реальностью его естественная реакция покинуть эту Организацию. Или бывает так, что жизненные обстоятельства поменялись – заболела жена/ребенок, требуется что-то поближе к дому. Смена Руководства также может привести к желанию сменить место работы и т.д. и т.п. Все это можно выразить одной фразой – «Это НЕ Я такой, это ВРЕМЕНА ТАКИЕ».
Каков функционал на предыдущих местах работы. Существенная, но не важная информация. По ней можно определить потенциал претендента на вакансию. Человеку, отработавшему в хозяйственном обеспечении очевидно, что те или иные РЕГУЛЯРНЫЕ функции приведут к накоплению опыта по реагированию на те или иные нештатные ситуации, а также скорость, адекватность и полноту реагирования на ситуации СМЕЖНЫЕ тем, с которыми ему приходилось сталкиваться. ГЛАВНАЯ ОШИБКА ПРИ ПРИЕМЕ СПЕЦИАЛИСТА НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ! Оценить потенциал претендента может лишь человек/специалист/Руководитель ОТРАБОТАВШЕЙ ВНУТРИ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ! Очень часто оценивают претендента по дополнительным качествам – честность, умение работать в команде, умение налаживать отношения, умение подстраиваться под начальника (преданность), психологическая совместимость, желание заполучить эту должность и фиг знает чего еще… Принимая на работу пилота-летчика вертолета, вы будете спрашивать как он относится к тому, что начальником у него будет женщина? Тогда почему этот вопрос регулярно задают претендентам хозяйственных должностей?
Какое количество подчиненных было у претендента на предыдущей работе ни о чем вам не скажет. Человек может быть харизматичным и скрытым лидером. Он может одним только взглядом заставить своих коллег (даже не подчиненных!) делать то, что начальник матом, уговорами и посулами не сделает.
Лишь опыт общения с различными надзорными органами дает нам прямую информацию о претенденте как специалисте. Как он встретил их? Как и что проверяли? Каковы результаты проверки? Какие действия его лично и подчиненных ему людей? Итоги проверки, в чем выражались? Что доложено Руководству и предпринятые им (Руководством) действия? Это сфера деятельности, которая хорошо известна многим, а уж Руководству Организации достаточно, чтобы проверить насколько честен претендент, насколько часто он общается с надзорными органами и каков его потенциал в части переговоров.
Предположим, Заместитель Директора по техническим вопросам/Технический Директор выбран. С чем в нынешних реалиях сталкивается на данной должности Человек?
1. Решение вопросов промышленной безопасности
Это контроль по ведению журналов: охрана труда, противопожарная безопасность, электробезопасность, лифтовое хозяйство, сосуды под давлением, специализированные, если Организация занимается производством.
2. Хозяйственное обеспечение как самостоятельный вид деятельности
Контролировать; оперативно распределять приоритеты, время, финансы, задачи, роли, функции, обязанности; мобилизовать ресурсы и организовывать деятельность подчиненных ему людей.
3. Планирование деятельности хозяйственной деятельности организации (в смысле хозяйственного обеспечения – например ППР – планово-предупредительные работы) и ведение отчетности в рамках своей службы
4. Анализ деятельности всех сотрудников хозяйственного обеспечения, хозяйственной деятельности организации (в смысле хозяйственного обеспечения – например расход электроэнергии) и вынесение предложений Руководству Организации
5. Составление технического задания на проведение подрядных работ. Подбор Подрядчиков, Поставщиков и Обслуживающие организации на работы. Координация, увязка всех проектов как во временных интервалах, так и в финансовом коридоре возможностей Организации, с учетом перспектив развития последней.

Это основные блоки, которые приходится решать на этой должности. Вся деятельность должна подчиняться одному – предоставление комфортных, законных и безопасных условий деятельности всех сотрудников Организации, повышая имидж внешним видом помещений, зданий, настроения сотрудников и т.д. и т.п.
При этом имеются чисто специализированные блоки вопросов, например, в медучреждениях – соответствие различным СНиПам, лицензионным требованиям, распоряжениям надзорных органов в сфере Здравоохранения; в химическом и парфюмерном секторах бизнеса – соответствие Правилам хранения и содержания продукции; в транспортной организации – исправность подвижного состава, обеспеченность необходимым инструментом и запчастями, исправность технологического оборудования, исправность зданий и сооружений…
С какими же проблемами на этом уровне функций приходится сталкиваться Хозяйственнику?
1. Попытки Руководства напрямую управлять хозяйственными должностями
2. Финансово ограничивать деятельность хозяйственной службы
3. Навязывание «правильных» решений различных ситуаций
4. Недостаточное понимание важности своевременного обучения персонала и получение соответствующих «корочек»
Расшифровку всех этих проблем мы оставим на другую часть публикаций. Укажем только что ошибаются не только Руководство Организации. Роль Личности на данной должности возрастает многократно. Промахи на этой должности могут привести к трагическим последствиям, либо огромным финансовым затратам, вплоть до закрытия бизнеса. Итак на чем может «погореть» данное должностное лицо:
А) Отсутствие стратегического понимания развития Организации и как при этом требуется соотносить хозяйственные затраты
Б) Недостаточное управление хозяйственными процессами среди вверенных ему людей
В) Непонимание/недооценка важности документальной составляющей хозяйственных процессов как в технических, технологических, вопросах безопасности труда, так и в финансовых и экономических вопросах
Г) Отсутствие планирования мероприятий, событий
Д) Слабое управление/отсутствие управления внешними связями
Е) Отсутствие постоянного анализа деятельности вверенного подразделения. Выработка корректирующих мероприятий и устранений выявленных недостатков в деятельности подразделения
И опять-таки вынужден отложить расшифровку указанных пунктов на более поздние публикации.

Четвертый уровень. Административный директор – последний, высший и перспективный уровень развития хозяйственных должностей. Что нынче вкладывают Работодатели в понятие этой должности? Почему? Каковы скрытные тенденции и мотивы ведут эту должность «в Никуда»? Стоит ли претендовать на эту должность «технарям» и почему? Кто из претендентов сможет наиболее полно раскрыться на данной вакансии? И стоит ли оно того? Надеюсь, что на эти вопросы я смогу ответить наиболее полно в седьмой части своих публикаций. Ибо уже написанное здесь непозволительно ОГРОМНО для одной мааааленькой статьи…:-)

Должностная инструкция администратора офиса

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Кратко о должности административного директора

В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:

  • секретариат,
  • канцелярия,
  • архив,
  • IT-отдел и др.

В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений.

Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет. Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.

Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.

Общие положения

Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы. Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом. В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.

Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность. Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется. Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.

Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).

Должностные обязанности административного директора

При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:

  • организация табельного учета;
  • ведение графика отпусков;
  • контроль трудовой дисциплины;
  • доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
  • контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
  • контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
  • организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
  • контроль за обеспечением сохранности имущества;
  • осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
  • организация уборки помещений и прилегающей территории;
  • организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
  • проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
  • оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
  • участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.

Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.

Ответственность административного директора

В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:

  • за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
  • за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
  • за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.

В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа. Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.

Должностная инструкция административного менеджера
Описание должности:
Административный менеджер:
Планирует, управляет или координирует поддерживающие службы организации, такие как ведение учета, доставка почты, работа операторов или секретарей и другие. Может следить за планированием средств на оборудование и другие нужды офиса.
Задачи
Административный менеджер:
• Анализирует внутренние процессы и планирует или осуществляет изменение политик или процедур для увеличения эффективности деятельности.
• Организует занятия для обучения персонала процедурам.
• Координирует деятельность административного персонала в организации.
• Составляет отчеты о потраченных средствах.
• Нанимает и увольняет административный персонал.
• Готовит и проверяет операционные отчеты и расписания для обеспечения точности и эффективности.
• Предлагает затратосберегающие методы, такие как изменение в структуре поставок и системе отчетности для увеличения эффективности департамента.
Основные функции
Административный менеджер:
• Следит за соблюдением безопасных процедур
• Анализирует технические проблемы
• Анализирует операционные или управленческие отчеты
• Анализирует операционные процедуры
• Анализирует техническую информацию, проекты или технические задания
• Поручает работу служащим
• Организует совещания с персоналом
• Консультируется с управленческим или вышестоящим персоналом
• Делегирует соответствующие административные задачи
• Проектирует системы в кооперации с коллегами
• Определяет связанные с административными функциями политики, стандарты или средства технического обслуживания
• Разрабатывает график текущего ремонта
• Руководит и координирует деятельностью персонала
• Контроль документооборота административных служб
• Производит оценку операционной деятельности офиса
• Принимает решения о найме, разгрузке, перемещении или продвижении работников
• Осуществляет инспектирование собственности с целью строительства, проверки состояния или проектирования дизайна
• Проводит интервью с кандидатами
• Следит за сохранностью офисного оборудования и мебели
• Следит за своевременностью подготовки отчетности и ведения учета
• Управляет проектами обслуживания здания manage contracts
• Управляет контрактами
• Управляет материальными запасами и поставками
• Модифицирует рабочие процедуры или процессы для осуществления работы в срок
• Заключает договоры аренды или продажи недвижимости
• Делает заказы на поставку материалов или оборудования
• Готовит финансовые отчеты
• Разрабатывает договор аренды или лизинга agreement
• Закупает офисную мебель и оборудование
• Вносит предложения по решению административных проблем
• Распределяет рабочее время персонала
• В своей работе руководствуется административным законодательством
• Использует технологии управления инфраструктурой организации
• Использует техники межличностного общения
• Использует техники ведения переговоров
ДИРЕКТОР | НАЧАЛЬНИК | ЭКОНОМИСТ | БУХГАЛТЕР | МЕНЕДЖЕР | АДМИНИСТРАТОР

ЗАМЕСТИТЕЛЬ | ЗАВЕДУЮЩИЙ | ИНЖЕНЕР | ГЛАВНЫЙ | ВРАЧ | ПОВАР | АГЕНТ

Начальник отдела | Работник | Специалист | Продавец | Кассир | Секретарь | Водитель

Техник | Механик | Инспектор | Продажи | Школа | Образцы | Типовые | Другие

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *